Bir ERP sistemi, muhasebe, üretim, satış ve insan kaynakları gibi geleneksel olarak silo halindeki departmanlardan girdileri toplayan merkezi bir veri tabanından yararlanarak iş süreçlerini otomatikleştirir ve öngörüler sağlar. Daha az el emeği, daha iyi üretkenlik, daha düşük maliyetler ve daha doğru raporlama dahil olmak üzere faydalar hafife alınacak gibi değildir. Şimdi, uygun fiyatlı bulut tabanlı yazılımlar da dahil olmak üzere son teknolojik gelişmeler sayesinde, ERP'ye küçük ve orta ölçekli işletmeler de erişebiliyor.
Bir muhasebe uygulaması kullanarak elektronik tablolar oluşturan bir muhasebecinin, ayrı bir veri tabanı kullanan bir satış görevlisinin yanında çalıştığı küçük bir işletmeyi düşünün. Bu senaryo, gereksiz veri girişine ve hata olasılığının artmasına neden olabilir. Bir ERP sistemi kullanarak hem muhasebeci hem de satış görevlisi aynı sistem içinde çalışacak ve güncel bilgileri merkezi bir veri tabanından kolayca paylaşacaktır. Ek olarak, modern ERP sistemleri, şirketlerin daha akıllı, üretken ve kârlı bir şekilde çalışmasına yardımcı olmak için genellikle robotik süreç otomasyonu (RPA), yapay zekâ (AI) ve makine öğrenimi (ML) gibi ileri teknolojileri birleştirir.
ERP Otomasyonu Nedir?
ERP otomasyonu, satın alma, muhasebe, veri yönetimi, envanter yönetimi ve diğerleri dahil olmak üzere bir ERP sistemine entegre edilmiş geleneksel iş süreçlerinin kullanıma hazır otomasyonunu ifade eder. İkinci, daha ileriye dönük tanım, AI, ML, RPA ve IoT gibi modern teknolojilerin, daha gelişmiş otomasyon ve daha derin içgörü sağlamak için ERP sisteminin özelliklerine ve işlevlerine uygulanabileceğini ifade eder. Her iki durumda da ERP otomasyonunun amacı, bilgiye gerçek zamanlı erişim sağlayarak ve karar vermeyi desteklemek için içgörüler üreterek manuel, zaman alan görevleri otomatikleştirmek, hataları azaltmak ve üretkenliği artırmaktır.
ERP otomasyonu yetenekleri ve faydaları
Temel Çıkarımlar
Otomatik bir ERP sistemi, bir işletmenin silo halindeki süreçlerini birleştirir ve kuruluş genelinde iş birliğini geliştirmek için verileri merkezileştirir.
Modern ERP sistemleri, zaman alan manuel görevleri otomatikleştirmek için en son teknolojiyi kullanarak verimliliği artırır, maliyetleri düşürür ve daha fazla doğruluk sağlar.
ERP otomasyonu, işletmelere yapay zekâ, makine öğrenimi ve Nesnelerin İnterneti gibi yeni teknolojileri düzenli olarak uygulamak için temel sağlar.
ERP Otomasyonu Kullanım Amaçları
Otomatik, bulut tabanlı ERP yazılımı darmadağınık masalardan ve dosya dolaplarıyla dolu depo odalarından, tüm çalışanların kolayca erişebileceği, güvenli verilere sahip, tüm iş fonksiyonlarında modern bir operasyona geçişe yardımcı olabilir. ERP otomasyonu ayrıca şirket içi politikalara ve mali düzenlemelere uyum sağlamak için kullanılır ve işletmelere günümüzün rekabetçi pazarında en iyi şekilde çalışma ve yüksek standartları sürdürme konusunda güven verir. Ek olarak, muhasebeciler, elektronik tablolara veri girme ve birden fazla hesap ve hesap özeti arasında bilgi uzlaştırma gibi manuel işleri maximum düzeyde azaltarak, ay sonunu sorunsuz bir süreç haline getirmek için ERP otomasyonunu kullanır.
Örnek olarak, silolar halinde operasyonlara sahip bir üretim şirketine bakalım ve otomatikleştirilmiş bir ERP sisteminin iş süreçlerini nasıl düzene soktuğunu ve entegre ettiğini inceleyelim. Bir müşterinin kredili sipariş vermek istediğini varsayalım. Eski usul bir operasyonda müşteri, gerekli bilgileri manuel olarak depoya ileten bir satış görevlisini arar; burada, siparişi karşılamak için yeterli envanterin mevcut olduğu varsayılarak, çalışanlar siparişi işler. Sipariş karşılandığında, ödemeyi tahsil etme süreci başlatılır.
Otomatik bir ERP sistemi ile müşteri, gerçek zamanlı envanter verilerine erişimi olan bir e-ticaret mağazasından çevrim içi olarak sipariş verir. Sipariş daha sonra otomatik olarak depoya iletilir ve toplanıp sevk edildikten sonra müşterinin çevrim içi hesabı, takip bilgileri ve faturanın çevrim içi olarak ne zaman ve nasıl ödeneceğine ilişkin ayrıntılarla güncellenir. Fatura ödendikten sonra, ERP sistemi nakit akışını takip eder ve ödemenin doğru hesaplara uygulanmasını ve mali kayıtlarda doğru bir şekilde temsil edilmesini sağlar. İlgili tüm veriler - satın alma siparişleri, teslimat tahminleri, fiyatlar, ödeme fişleri ve daha fazlası - otomatik olarak çapraz referanslanır ve doğruluğu kontrol edilir, böylece birden çok tarafın her adımda verileri tekrar tekrar girmesine gerek kalmaz. Doğal bir afetten kaynaklanan beklenmedik bir envanter eksikliği gibi herhangi bir sorun varsa, uygun adımların atıldığından emin olmak için tüm ilgili taraflara derhal bilgi verilir. ERP otomasyonu, bir müşteri ödemesinin yanlış hesaba yapılması veya bir siparişin hatalı bir şekilde sevk edilmesi olasılığını azaltarak imalatçı şirkete zaman ve para tasarrufu sağlar.
ERP Otomasyonu Faydaları
ERP yazılımı, kurumsal yazılım harcamalarının en büyük payını oluşturuyor. ERP otomasyonu, bir şirketin temel iş süreçlerinin çoğuna dokunur ve ERP'nin faydaları oldukça önemlidir. Burada ERP otomasyonu faydalarına göz atalım:
Azalan İnsan Hatası
Veriler manuel olarak girildiğinde, insan hatası riski artar. Tüm günü manuel olarak veri girerek geçiren muhasebeciler veya diğer çalışanlar için tükenmişlik bu riski daha da artırabilir. Robotik süreç otomasyonunun (RPA) bir ERP sistemine uygulamanın devreye girdiği yer burasıdır. RPA, insan hatasını azaltmak ve maliyetli hataları önlemek için tekrarlayan ve sıkıcı görevleri otomatikleştirmek üzere tasarlanmış bot adı verilen yazılım programlarını kullanır.
Daha Düşük Maliyetler
Şirketler büyüdükçe, işi yürütmek için gereken görevler de büyür. İş akışının çeşitli yönlerini otomatikleştirmek için bir ERP sistemi kullanarak, daha küçük bir iş gücü, normalde daha büyük bir ekip gerektirecek işleri başarabilir. Şirketler, yeni işe alımlar yapmak yerine, daha küçük bir ekipten daha verimli iş almak için otomasyonu kullanarak maliyetleri azaltabilir. Otomasyon, taşıma maliyetlerini azaltmak için daha etkili envanter yönetimi gibi diğer maliyet düşürücü önlemlerin bulunmasına da yardımcı olabilir.
Daha Kolay ve Daha Doğru Raporlama
ERP sistemleri, elektronik kayıtları otomatik olarak tarayacak, anında gerçek zamanlı raporlar oluşturacak veya temel performans göstergelerini takip edecek şekilde yapılandırılabilir. Bu da çalışanların raporları tamamlamak için belge yığınları arasında arama yapma ihtiyacını ortadan kaldırır.
Artan Üretkenlik
Tekrar eden ve sıkıcı görevleri tamamen ortadan kaldırmasa bile azaltmak, çalışanların insan dokunuşu gerektiren daha yüksek değerli iş önceliklerine odaklanmalarını sağlar. Bunlar, doğrudan müşteri etkileşimlerini, problem çözmeyi, şirketin büyümesiyle ilgili projeleri ve daha fazlasını içerebilir. Merkezi bir veri tabanına sahip ERP sistemleri, şirket departmanları genelinde verilere erişimi kolaylaştırarak üretkenliği ve verimliliği artırır.
Gelişen Kurumsal Sorumluluk
"Yeşilleşmek" isteyen işletmeler, daha güçlü iş teknolojilerine yatırım yapmayı bariz bir çözüm olarak görmeyebilir, ancak bir ERP sistemi çevresel faydalar sağlar. Örneğin, ERP otomasyonu, bir işletmenin kağıtsız çalışmasına olanak tanıyarak, ofis içi verimlilik açısından daha küçük bir karbon ayak izi ve daha az kâğıt işlemi sağlar. ERP sistemleri, üretim kesintilerini veya ofis ve uzaktan çalışma programlarını proaktif olarak planlamak için veri toplayabilir ve şirketlere sosyal etkileri üzerinde daha fazla kontrol sağlar.
Gerçek Zamanlı Doğruluk
Doğru veriler, bilgilerin kesin olarak kaydedilmesinden daha fazlasını ifade eder; doğru veriler aynı zamanda zamanında, kullanılabilir ve uyumlu olmalıdır. Bir karar verici, gelecek vaat eden bir ürün hattını genişletmeden önce talebi tahmin etmek için satış verilerini gözden geçirmek isteyebilir, ancak bu verilerin derlenmesi ve analiz edilmesi bir ay sürerse, viral bir ürün dalgasını yönetme şansı ortadan kalkabilir. ERP otomasyonu ile veriler sağlam ve zamanında gelir, bu da bir işletmeye rekabette öne geçme ve stratejilerini hızlı ve etkili bir şekilde uygulama fırsatı verir. ERP sistemleri ayrıca verilerin dahili şirket politikaları ve mali düzenlemelerle uyumlu olmasını otomatik olarak sağlayabilir.
ERP Otomasyonu Örnekleri
Bazı küçük ve orta ölçekli işletmeler, büyüdükçe, tüm bireysel görevlerin ve daha fazlasının üstesinden gelebilecek daha sofistike ve entegre bir sisteme ihtiyaç duyacaklardır. İşte bir ERP sisteminin otomatikleştirebileceği tipik görevlerden bazıları:
Satın Alma Siparişleri
ERP sistemleri hem müşteri hem de tedarikçi satın alma siparişlerini optimize edebilir. Örneğin, bir işletme satın alma siparişi verdiğinde ham madde temininde, hızlı teslimatı sağlamak veya tedarikçi tarafından verilen kredi koşullarını karşılamak için faturayı hızlı bir şekilde ödemesi önemli olabilir. ERP sistemleri, işletmenin uygun gördüğü şekilde otomatikleştirmek veya ödemeler için onay gerektirecek şekilde özelleştirilebilir. Örneğin, bir mobilya üreticisinin mallarını üretmeye devam etmek için düzenli bir odun arzını sürdürmesi gerekiyorsa, her ay yinelenen tedarik siparişleri oluşturabilir. Ancak, kimyasal olarak işlenmiş belirli bir ahşap gibi özel ürünler için, işletme, malzemeler azaldığında bilgilendirilmek ve pahalı bir sipariş vermeden önce onay talep etmek isteyebilir. ERP yazılımı, özelleştirilmiş satın alma siparişi kuralları aracılığıyla, işletmelerin düzenli olarak ihtiyaç duyduğu şeyleri otomatikleştirebilir ve uyarılar sağlayabilir.
Müşteri Hizmetleri
İşletmeler, çok fazla otomasyonun müşterileri botlar ve gerçek bir kişiyle konuşamama nedeniyle hüsrana uğratabileceğinden endişe edebilir. Örneğin, birçok işletme müşteri hizmetleri için hibrit bir model uyguluyor; mesai saatleri dışında yapay zekâ sohbet robotları ve telefon zinciri (çalışma saatleri gibi basit soruların yanıtları için) gibi otomasyonlar kullanırken, daha hassas konular için çalışanlardan oluşan bir müşteri hizmetleri veya satış ekibi bulunduruyor. Bu karışım, müşteri hizmetlerine her iki dünyanın en iyisi yaklaşımını sunar ve bir işletmenin, müşterilerin beklediği insan bağlantısını kaybetmeden modern teknolojiden faydalanmasına yardımcı olur.
Veri Yönetimi
Bir ERP sisteminin merkezi veri tabanını ve güvenli veri yönetimi özelliklerini kullanarak, bir müşteri çağrısını yanıtlayan herhangi bir yetkili çalışan, o hesabın bilgilerine erişebilir ve bir yanıt almak için müşteriyi üç veya dört kez aktarmak zorunda kalmadan bir sorunun çözülmesine yardımcı olabilir. Mutlu müşterilerin tekrar müşteri olma olasılığı daha yüksektir. Merkezileştirilmiş veriler, yalnızca müşteri hizmetleri temsilcilerinin değil, her seviyedeki çalışanın ihtiyaç duydukları bilgileri iş akışının diğer aşamalarını kesintiye uğratmadan hızlı bir şekilde almalarına yardımcı olur.
Finans ve Muhasebe
ERP otomasyonunun sağladığı en büyük faydalardan biri finans ve muhasebe ile ilişkilidir. Otomasyon, insan hatasını en aza indirmeye yardımcı olur ve işletme genelinde verileri anında çapraz referanslayabilir. Örneğin, satın alma siparişlerini borç hesapları bakiyeleriyle eşleştirmek ve alacak hesaplarını faturalarla çapraz referanslandırmak, muhasebecilerden oluşan bir ekip için sıkıcı ve zaman alan görevler olabilir. Ancak ERP otomasyonu ile eskiden günler süren işlemler dakikalar alabilir ve daha şeffaf ve doğru bir muhasebe süreci de sağlayabilir. Doğru defterler dolandırıcılığı önlemeye yardımcı olur ve bir işletmenin en önemli yönü olan para hakkındaki verileri şeffaf ve erişilebilir durumda tutar.
Envanter Yönetimi
Bir işletme mallarını gereğinden fazla üretirse, asla satamayacağı ürünleri üretmek ve depolamak için ödeme yapmak zorunda kalır. Yetersiz üretim yaparsa, geciken siparişler ile baş başa kalır. ERP sistemleri, işletmelerin talebi daha doğru tahmin etmesi ve etkili envanter yönetimi stratejileri planlaması için veriler toplar. Örneğin, bir gıda tedarikçisi ERP sistemini son birkaç yıla ait kapsamlı satış raporları oluşturmak için kullandıysa, son kullanma tarihi geçecek ve satılamaz hale gelecek malları aşırı üretmeden sezonluk bir koşuşturma sırasında artan üretimi etkili bir şekilde dengeleyebilir.
ERP Otomasyonu Trendleri
ERP istatistikleri, veri toplama, gösterge tablosu arayüzleri, standartlaştırılmış tasarımlar, mobil cihaz desteği ve kullanım kolaylığı gibi alanlarda sistemler istikrarlı bir şekilde geliştikçe, son yıllarda daha fazla ve farklı işletme türünün ERP sistemlerini benimsediğini göstermektedir. Bu gelişmelerin yanı sıra, ERP tedarikçileri bulut, yapay zekâ ve makine öğrenimi dahil olmak üzere ileri teknolojileri çözümlerine dahil etmeye başlayarak ERP otomasyonunu ve kullanım kolaylığını daha da geliştirdi.
Bazı işletmeler ERP sistemlerini şirket içinde çalıştırmayı tercih etse de, daha büyük bir sermaye yatırımı ve sürekli şirket içi BT bakımı gerektirdiğinden, özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler için şirket içi (on-premise) ERP maliyeti çok yüksek olabilir. Pek çok işletme, ERP'yi uygularken bunun yerine bulut tabanlı, hizmet olarak yazılım (SaaS) modelini tercih eder.
Gartner, ERP pazar gelirinin %53'ünün bulut tabanlı ERP tekliflerinden, %47'sinin şirket içi (on-premise) çözümlerden geldiğini bildiriyor. Ayrıca Gartner, 2024 yılına kadar ürün merkezli işletmelerin %60'ından fazlasının bulut tabanlı ERP platformlarını kullanacağını tahmin ediyor.
Etkili bir ERP sistemi, bir şirketin görünürlüğü korumasına ve görevleri otomatikleştirmesine yardımcı olmaktan daha fazlasını yapabilir. Modern ERP otomasyonu, içgörüler sağlamak ve bir işletmenin operasyonlarına uyum sağlamak için yapay zekâyı ve makine öğrenimini kullanır ve iş akışını sürekli iyileştirir. Örneğin yapay zekâ, iş kararlarını destekleyebilecek veya ortaya çıkan eğilimleri tespit edebilecek içgörüler oluşturmak amacıyla büyük miktarda veriyi analiz etmek için kullanılabilir. Makine öğrenimi, gelecekteki talebi tahmin etmek ve envanter seviyelerini optimize etmek için bir ERP sisteminden gelen verileri analiz edebilir. Makine öğrenimi, bir ERP sistemindeki görevleri otomatikleştirmek için de kullanılabilir.
Göz önünde bulundurulması gereken bazı ek ERP trendleri; yan kuruluş operasyonları için farklı seviyeler oluşturan çok katmanlı ERP sistemlerini ve depo yönetim sistemleri ve dijital/sosyal medya pazarlama platformları gibi diğer teknoloji çözümlerinin mevcut bir ERP sistemine entegrasyonunu içerir.
IoT ile ERP Otomasyonu
Otomasyon dünyasındaki bir başka yeni gelişme de, birbirleriyle iletişim kurabilmeleri, veri paylaşabilmeleri ve İnternet üzerinden kullanıcılarla etkileşim kurabilmeleri için sensörler ve ağ bağlantısı ile donatılmış IoT cihazlarının piyasaya sürülmesidir. IoT teknolojisi içeren ERP sistemleri, üretim süreçlerini kolaylaştırmaya, tedarik zincirine görünürlük eklemeye ve satın alma operasyonlarının verimliliğini artırmaya yardımcı olmak için parçaların, bileşenlerin ve bitmiş ürünlerin durumu hakkında bilgi ve uyarılar sağlayabilir. Ek olarak, toplanan veriler müşterilerin ürünleri nasıl kullandığı hakkında bilgi sağladığından, IoT teknolojisi nihai olarak gelişmiş ürün tasarımında etken olabilir.
Müşteriler için, IoT teknolojisinin faydaları arasında, sorunların erken tespiti nedeniyle ürün arıza oranlarının azalması ve ayrıca kullanılmadığı dönemlerde ekipmanı kapatma yeteneği gibi azaltılmış işletme giderleri yer alır. IoT teknolojisi, ürünlerin yaşam döngüsünü izleyebilir ve müşterilerin bakım veya onarım gerektiğinde servis planlamasına veya yedek parça sipariş etmesine olanak tanır. IoT özellikli ERP sistemleri, siparişler için gerçek zamanlı takip güncellemeleri de sağlayabilir.
NetSuite ile ERP Otomasyonu Avantajlarından Yararlanın
ERP sistemlerinin birçok özelleştirilebilir özelliği ve seçeneği vardır ve doğru olanı seçmek her işletme için çok önemlidir. NetSuite ERP, personelin yeniliklere ve büyümeye odaklanmasını sağlamak için iş süreçlerini kolaylaştıran ve otomatikleştiren hepsi bir arada, bulut tabanlı bir çözüm sunar. NetSuite ERP, işletmelerin silo halindeki operasyonlarını tek bir çözümde entegre etmelerine yardımcı olarak, liderlere rekabetçi kalmaları ve daha iyi karar almaları için ihtiyaç duydukları araçları sağlar. Tümü özelleştirilebilir gösterge tablolarında ve otomatik olarak oluşturulan mali ve operasyonel raporlarda kolayca kullanılabilir.
NetSuite ERP aynı zamanda ölçeklenebilirdir, bu nedenle bir şirket ister global olarak genişliyor, ister birden çok şubeyi yönetiyor veya sadece uzun vadeli büyümeyi planlıyor olsun, NetSuite ERP, ne kadar büyük veya hızlı büyürse büyüsün, işletmenin taleplerini karşılayabilir.
Geçmişte, şirket içi ERP sistemleri daha yaygın kullanılırken, artık bulut tabanlı ERP sistemlerinin yükselişi sayesinde, küçük, orta ve büyük ölçekli işletmeler, operasyonlarını modernize etmek istiyor. Bu nedenle bulut tabanlı ERP sistemlerine talep ve ihtiyaç gün geçtikçe artıyor.
Modern ERP sistemlerinde yerleşik otomasyon kullanarak, her büyüklükteki işletme iş akışlarının tümünü iyileştirebilir. Modern ERP sistemleri ayrıca içgörüler sağlamak ve iş akışını sürekli olarak iyileştirmek amacıyla AI, ML ve IoT gibi ileri teknolojileri kullanmaya başladı ve iş liderlerini en iyi yaptıkları şeye, yani işlerini yürütmeye ve büyütmeye odaklanmaya bıraktı.
ERP Otomasyonu - Sık Sorulan Sorular
ERP aracılığıyla otomasyonun faydaları nelerdir?
Kurumsal kaynak planlama (ERP) aracılığıyla otomasyon, işletmelerin insan hatasını ve maliyetleri azaltmasına, daha doğru raporlama elde etmesine ve üretkenliği ve kurumsal sorumluluğu geliştirmesine yardımcı olur. Tüm bunlar daha az israfa ve daha sorunsuz iş operasyonlarına katkıda bulunur. ERP sistemleri yapay zekâ, makine öğrenimi ve Nesnelerin İnterneti gibi daha ileri teknolojileri bünyesine kattıkça, yöneticiler daha faydalı içgörüler elde edebilecekler.
ERP sistemlerini hangi şirketler kullanıyor?
Geçmişte, büyük ölçekli şirketler şirket içi (on-premise) ERP sistemlerini kullanıyordu. Şimdi, bulut tabanlı, hizmet olarak yazılım (SaaS) çözümlerinin kullanılabilirliği sayesinde, ERP sistemlerine küçük ve orta ölçekli işletmeler de kolayca erişebiliyor.
ERP endüstrisinin geleceği için neler söylersiniz?
Kurumsal kaynak planlama (ERP) endüstrisinin geleceği, muhtemelen daha doğru tahminler ve faydalı öneriler yapmak için yapay zekâ ve makine öğreniminin daha rafine kullanımını gerektirecektir. Bir SaaS çözümü olarak sunulan bulut tabanlı ERP sistemleri daha yaygın hale gelecek ve şirketler işlerinin daha fazla yönünü merkezi bir ERP sistemine entegre edecek.
ERP bir RPA mıdır?
Robotik süreç otomasyonu (RPA), bir robotun, bir kişinin yazılım kullanarak bir görevi gerçekleştirmek için atacağı adımları taklit ettiği bir otomasyon yöntemidir. Kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemleri, otomasyon görevlerinin birçoğu için RPA kullanabilir. Ancak ERP sistemleri, RPA'dan daha geniş bir özellik yelpazesine sahiptir.
