• Cansu Güven

ERP Uygulamalarında 9 Önemli Adım

Güncelleme tarihi: 14 Eyl


ERP Uygulamasında 9 Önemli Adım, #1 Bulut ERP, Kurumsal Kaynak Planlama, ERP Uygulama, ERP Proje Yönetimi

Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) sistemini uygulamak, herhangi bir kuruluş için büyük bir adımdır. ERP yazılımı, bir kuruluşun muhasebe, bütçeleme, envanter yönetimi, tedarik zinciri yönetimi, sipariş işleme, insan kaynakları ve bordro gibi birincil iş süreçlerini destekler.


Bir ERP uygulaması, geniş bir etkiye sahip büyük bir proje olduğundan, ERP dağıtımının sorunsuz ilerlediğinden emin olmak ve sistemden en fazla faydayı elde etmenizi sağlamak için sürecin her aşamasında en iyi uygulamaları takip etmek önemlidir.


Bu en iyi uygulamalar, gereksinimlerin tanımlanmasından eğitime ve destek sağlanmasına kadar her büyük ERP uygulama aşamasını kapsar. Uygulama kontrol listenizde ilerlerken, ERP uygulamanızın iş hedeflerinizi karşıladığından emin olmanıza, gecikme ve maliyet aşımları riskini en aza indirmeye ve çalışanların sistemi etkin bir şekilde kullanmasını sağlamaya yardımcı olabilirler.


1. Proje Ekibi


Güçlü bir proje ekibi oluşturmak çok önemlidir. Tipik olarak, bir ERP uygulama ekibi, bir yönetici sponsoru, bir proje yöneticisini ve projede yer alan kilit iş gruplarının temsilcilerini içerir. İş önceliklerini ayarlayabilen ve gerektiğinde ek kaynaklar çekebilen bir yönetici sponsora sahip olmak başarı için hayati önem taşır. Ekibin sorumlulukları; üst düzey hedefleri belirlemeyi, gereksinimler ve temel performans göstergeleri (KPI'lar) oluşturmayı, projenin zamanında ve bütçe dahilinde kalmasını sağlamayı, günlük proje yönetimi yapmayı ve sonuçları ölçümlemeyi içerir. Proje yönetimi işlevlerinin gerektirdiği uzmanlık nedeniyle, daha az kaynağa sahip şirketler, bu zorlukların üstesinden gelebilmek için dışarıdan bir danışmanın yardımına ihtiyaç duyabilirler.


Uygulama sırasında ekip, çatışmaları çözebilmeli ve kuruluş içindeki farklı gruplar arasında arabuluculuk yapabilmelidir. Ayrıca, kullanıcı geri bildirimlerine ve girdilerine dayalı olarak, ERP uygulama stratejisindeki orta akım değişiklikleri hakkında kararlar alması gerekebilir. Bu nedenle ekip üyeleri, organizasyon içinde hem bilgili hem de yüksek düzeyde saygı görmelidir.


2. Temel Gereksinimler


Herhangi bir ERP projesinde, iş hedeflerinizle bağlantılı olması gereken net gereksinimler belirlemek hayati önem taşır. Bu hedefler, örneğin zamandan tasarruf etmek ve maliyetleri azaltmak için süreçleri otomatikleştirmeyi, müşterilere yanıt verme yeteneğinizi geliştirmeyi ve işletme genelinde daha iyi analiz yapılmasını içerebilir.


Gereksinim toplama aşaması, muhasebe, insan kaynakları, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) ve envanter yönetimi gibi mevcut sistemlerin, iş akışlarının ve temel iş süreçlerinin analizini içerir. Tam olarak neyi başarmak istediğinizi ve her bir sürecin nasıl iyileştirilebileceğini düşünmek önemlidir. Bir ERP uygulaması, yalnızca mevcut verimsiz bir süreci otomatikleştirmek için değil, daha iyi bir süreç başlatmak için bir fırsattır.


Bu analiz, ERP uygulamanızın karşılaması gereken temel gereksinimlerin bir listesini oluşturmaya yardımcı olmalıdır. Bu gereksinimler, finansal kapanış süresini yarıya indirmeyi, gerçek zamanlı raporlamayı veya bordro ile temel muhasebe sistemi arasındaki bağlantıyı otomatikleştirmeyi içerebilir. Proje ekipleri ayrıca bir şirketin mevcut süreçlerini ERP sistemine uyarlamaya istekli olmalıdır. ERP sistemleri, yıllardır farklı sektörlerin en iyi uygulamalarına sahip olduğundan, çoğunlukla bir şirketin mevcut süreçlerinden veya iş akışlarından daha verimli olabilir.


3. KPI'lar


Temel gereksinimlerin anlaşılmasıyla belirli KPI'ları belirlemek mümkündür. Bu KPI'lar, ERP uygulamanızın başarısını ölçmek için hedefleri temsil edebilir. Örneğin; bir üretici döngü süresini, envanter dönüşlerini, talep tahmini doğruluğunu, sipariş biriktirme listelerini, maliyetleri ve arıza süresini iyileştirmek isteyebilir. Bir perakendeci için KPI'lar, toplam satışları, kâr marjlarını, satış oranlarını, ortalama satın alma değerini, metrekare başına satışları, envanter devir hızını ve müşteri dönüşüm oranlarını içerebilir.


4. Proje Yönetimi


Bir ERP uygulaması, büyük şirketlerde üç aydan bir yıla kadar veya daha fazla sürebilir. Tüm uygulama dönemi boyunca ERP kurulumunuzu başarıya götürecek bir proje yönetimi çerçevesi oluşturmak önemlidir. Yüksek düzeyde proje yönetimi, ERP girişimini iş ihtiyaçları ile uyumlu hale getirmeye, projeyi yolunda tutmaya ve kilit üst düzey yöneticilerin ve diğer paydaşların girdi sağlayabilmesini sağlamaya odaklanmalıdır. Kapsam kayması veya bir proje ilerledikçe daha fazla işlevsellik ekleme isteği, ERP uygulamalarında yaygın bir sorundur. Güçlü proje yönetimi, hangi geliştirmelerin daha sonraya kadar bekleyip hangilerinin bekleyemeyeceğini belirlemeye yardımcı olabilir.


Proje yönetimi, sistemin nasıl yapılandırılacağı, ERP sisteminin özelliklerinden yararlanmak için belirli iş süreçlerinin uyarlanması, güvenlik ve gizlilik endişelerinin yönetilmesi ve eğitimin uygulanması gibi ERP uygulamasının teknik ayrıntılarını da kapsamalıdır.