SaaS (Software as a Service) ERP, ERP tedarikçisinin veri merkezinde çalışan ve kullanıcıların yazılıma internet üzerinden erişmesine olanak tanıyan bir kurumsal kaynak planlama sistemidir.
SaaS ERP yazılımı, yazılım tedarikçisi tarafından yönetilir ve bulutta barındırılır. Tüm kullanıcıları yazılımın en son sürümünde tutarken, BT maliyetlerini ve ek yükü azaltabilir.
ERP Nedir?
Kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemleri, işletmelerin otomasyon yoluyla verimliliği artırabileceklerini ve kuruluş çapında görünürlük sağlayarak karar vermeyi iyileştirebileceklerini fark etmeleriyle 1990'larda ve 2000'lerde popüler hale geldi.
Günümüzün ERP sistemleri, temel finansal ve operasyonel iş fonksiyonlarını entegre eder, otomatikleştirir ve defteri kebir, borç hesapları, alacak hesapları ve finansal raporlama gibi kaynaklardan tek bir veri kaynağı sağlar. Modern ERP sistemleri ayrıca envanter, sipariş ve tedarik zinciri yönetimi sağlar ve satın alma, üretim, dağıtım ve sipariş karşılama konusunda yardımcı olur. Şirketler, insan kaynakları yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) ve e-ticaret yeteneklerini dahil etmeyi seçebilir.
Şu anda, ERP'nin sağladığı gerçek zamanlı raporlama ve analiz yetenekleri, her türden işletmenin başarısı için kritik öneme sahiptir.
ERP sistem türleri: Bugün, ERP için iki temel dağıtım modeli vardır. İlki; şirket içi (on-premise) ERP yazılımı, özel sunucularda barındırılır ve özel BT kaynakları tarafından yönetilir. İkincisi; SaaS'ı içeren bir kategori olan Bulut (Cloud) ERP, IDC'ye göre en hızlı büyüyen dağıtım türüdür ve bir dizi avantajla birlikte gelir.
Bulut ERP Nedir?
Bulut ERP, ticari bir sağlayıcının veri merkezinde uzaktan barındırılan ve internet üzerinden sunulan bir uygulamadır. Diğer bulut hizmetlerinde olduğu gibi, kullanıcılar bulut ERP yazılımına bir web tarayıcısı aracılığıyla erişir.
Bulut uygulamaları, tek kiracılı veya çok kiracılı olabilir. Tek kiracılı bir modelde, bir işletmenin özel donanım üzerinde çalışan kendi ayrı yazılımı vardır ve bu da ona özelleştirme ve yükseltmeler üzerinde daha fazla kontrol sağlar. Ancak kurulum ve bakımdan mal sahibi sorumludur ve bu pahalıdır.
Çok kiracılı bir bulut modeliyle, birçok şirket aynı yazılım ve altyapı örneğini paylaşır, ancak her müşterinin verileri ayrı ayrı depolanır ve korunur. Çok kiracılı bulut ERP, tüm kullanıcılara aynı işlevselliği sağlar ve tüm müşteriler güncellemeleri ve yükseltmeleri aynı anda alır. Genellikle daha ekonomiktir, daha kolay entegrasyonlara izin verir ve bir şirketin BT ekibi tarafından minimum düzeyde yönetim gerektirir.
SaaS ERP Nedir?
Terimler bazen birbirinin yerine kullanılsa da SaaS ERP, bulut ERP'nin bir alt kümesidir.
Bulut yazılım ürünleri, çok kiracılı bir sistem olarak uygulandığında hizmet olarak yazılım olarak adlandırılır. Diğer SaaS ürünleri gibi SaaS ERP de yazılım sağlayıcı tarafından yönetilir. Öncelikle çok kiracılı modeli kullanır, yani tedarikçinin müşterileri yazılımın bir örneğini paylaşır ve aynı altyapıyı kullanır.
Hangi modelin sizin durumunuza en uygun olduğuna karar verirken, finans, BT ve satış yöneticileri oturup bir analiz yapmalıdır. İşte dahil edilecek faktörler:
SaaS ERP Maliyeti
Adından da anlaşılacağı gibi, SaaS ERP bir abonelik hizmetidir ve sağlayıcılar, müşterilerini aylık veya yıllık olarak faturalandırır.
SaaS ERP ile teknoloji harcamaları daha düşüktür. Sistemin özel bir eş görünümünü çalıştırmak için donanım satın almayarak elde edilen tasarruflara ek olarak, bir işletmenin yazılımı korumak ve güvenliğini sağlamak için büyük bir BT ekibine veya içinde barındırılacağı bir veri merkezine ihtiyacı yoktur.
Birçok SaaS ERP tedarikçisi, kullanıcı başına ücret alırken diğerleri şirket boyutuna ve gereken kaynaklara göre kademeli fiyatlandırmaya sahiptir. Her iki durumda da, bir kuruluş büyüdükçe veya daha fazla modül benimsedikçe kullanım maliyeti genellikle artacaktır.
Analistler, SaaS ve şirket içi TCO trend çizgilerinin üç ila beş yıl içinde kesiştiğini öne sürüyor, ancak bu oldukça değişkendir. Size oldukça doğru bir anlık görüntü sağlayabilen bir dizi çevrim içi toplam sahip olma maliyeti hesaplayıcısı vardır. Diğer bir önemli husus, kullanım hızıdır.
SaaS ERP İmplementasyonu
Genel olarak, bir SaaS ERP sistemi, şirket içi yazılımla sıfırdan başlamak yerine daha hızlı kurulur ve çalışır hale gelir. Daha kısa bir implementasyon kontrol listesi vardır, çünkü büyük ölçüde ERP'ye erişmek için kurulacak sunucular veya bilgisayarların ve akıllı telefonların yapılandırılması gerekmez. Ek olarak, CRM gibi tamamlayıcı sistemleri entegre etmek, bu çözümler bulut tabanlıysa ve hatta aynı sağlayıcıdansa daha da kolaydır.
Yine de, veri taşıma zorlu olacaktır. Yeni bir SaaS ERP sistemi uygularken, SaaS sistemleri arasında geçiş yaparken veya şirket içi yazılımı bir bulut ERP ile entegre ederken bu böyledir. Minimum müşteri ve finansal veriye sahip bir girişim değilseniz, daha fazla zaman ve çaba harcamanız gerekir. Farklı sistemleri birbirine bağlamayı planlıyorsanız, mevcut API'leri sorun.
SaaS ERP Avantajları
SaaS ERP'nin popülaritesinin artmasının bir nedeni; yukarıda tartışılan bulut ERP'nin avantajlarını ve daha fazlasını sunmasıdır. SaaS ERP'nin şirket içi veya tek kiracılı bulut ERP'ye göre avantajları şunları içerir:
Muhasebe, envanter, siparişler ve müşteri kayıtları yönetimi gibi temel iş işlevleri için kullanıma hazır işlevsellik sağlar.
İş büyüdükçe sunucuları yapılandırmaya veya ek altyapıya yatırım yapmaya gerek yoktur.
Tüm kullanıcıları en son özelliklerle güncel tutmak için, tedarikçi tarafından otomatik yükseltmeler (genellikle yılda birkaç kez) yapılır.
Daha modern ve kullanıcı dostu bir arayüz sağlar.
Gizliliği garanti ederken iyi bir kullanıcı deneyimi sağlayan bir güvenlik ve performans modeli sunar.
SaaS ERP Dezavantajları
Şirket içi veya tek kiracılı bulut ERP ile karşılaştırıldığında SaaS ERP'nin bazı şirketler için dezavantaj olabilecek sınırlamaları vardır, örneğin:
Tedarikçiler, bazı kuruluşların, özellikle katı düzenleme veya uyumluluk standartlarına sahip kuruluşların ihtiyaçlarını karşılamayabilen veri güvenliğini ele alır.
Benzersiz iş ihtiyaçlarını karşılamak için özelleştirme için daha az fırsat vardır.
Aylık abonelik maliyetleri zamanla artar ve işletme büyüyüp daha fazla veri ekledikçe artacaktır. Öte yandan, bu maliyetler operasyon giderleridir (işletme giderleri) ve şirketin kullanımı kontrol etme süreci olduğu sürece tahmin edilebilir.
SaaS ERP ve Şirket İçi ERP Karşılaştırması
Şirket içi ve SaaS ERP birçok yönden farklılık gösterse de aynı amaca sahiptirler: Şirketin tüm bilgileri ve süreçleriyle tek, birleşik bir veri tabanı oluşturmak. İşletmeye bağlı olarak bir ERP, muhasebe, tedarik zinciri yönetimi (SCM), mühendislik, e-ticaret, satış ve pazarlama ve müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) uygulamalarından veri çekebilir.
Veya bu işlevlerin bir kısmı veya tamamı SaaS ERP sisteminin kendisinin bir parçası olabilir.
Şirket içi ERP yazılımı, bir şirketin sahip olduğu sunuculara kurulur. Müşteriler genellikle satın alma sırasında tek seferlik büyük bir lisans ücreti ve yinelenen bir abonelik faturası yerine yıllık bakım ücretleri öderler. Şirket, kurulum ve bakım hizmetleri için tedarikçiye veya üçüncü bir tarafa ödeme yapılmasını gerektirebilecek destekleyici altyapının sürdürülmesinden ve yazılımın yapılandırılmasından ve güncellenmesinden sorumludur.
Bir SaaS ERP çözümü ise yazılım sağlayıcı tarafından barındırılır ve yönetilir.
Bazı şirketler bulut ve şirket içi ERP özelliklerini harmanlar. Bu hibrit ERP kurulumları karmaşık olabilir ve özel entegrasyonlar gerektirebilir. "Hosted (barındırılan) ERP”, bir üçüncü taraf tedarikçinin sahip olduğu ve üçüncü taraf bir veri merkezinde barındırılan, uzak sunucularda çalışan şirket içi yazılımın tek bir örneğini ifade eder; yükseltmelerden ve çoğu bakımdan müşteri sorumludur. Barındırılan bir ERP örneği özel bir bulutta çalışırken, SaaS genel bulutu kullanır.
Bazı SaaS ERP tedarikçileri, müşteriye yazılımın özel bir örneğini veren tek kiracılı bir seçenek sunar. Bu, işletmelere daha fazla kontrol sağlar; yükseltme yapıp yapmamaya ve ne zaman yükseltme yapacaklarına ve güvenliği ve altyapıyı nasıl yöneteceklerine karar verebilirler. Ancak, daha önce tartıştığımız çoklu kiracılığın faydalarından vazgeçiyorlar.
İşletmeniz İçin En İyisi Hangisi?
SaaS'ın büyümesinin ardındaki ana itici güç, konu yüksek kaliteli, zengin özelliklere sahip iş yazılımı olduğunda küçük ve orta ölçekli şirketleri büyük işletmelerle eşit şartlara sokmasıdır. Bir zamanlar ERP isteyen bir şirketin bir BT ekibine, bir veri merkezine ve abonelikler için bir yığın nakde ihtiyacı vardı. Artık değil. Çünkü ön maliyetler şirket içi ERP sistemlerine göre çok daha düşüktür.
SaaS ERP, şu özelliklere sahip şirketler için idealdir:
Bakım ve yükseltmeler için zaman, çaba ve para harcamak istemiyorsunuz ve büyük bir BT ekibine sahip değilsiniz veya bu ekibi diğer girişimler için kullanmayı tercih ediyorsunuz.
Düşük ön maliyetler ve nispeten hızlı bir kullanım yolu istiyorsunuz.
Kapsamlı sistem özelleştirmesine ihtiyaç duymazsınız ve hizmeti barındıran genel bulut sağlayıcısının sunduğu güvenlikten memnunsunuzdur.
Barındırılan veya şirket içi ERP, benzersiz bir iş modeli nedeniyle önemli ölçüde özelleştirme gerektiren, kapsamlı yerel yazılımlara veya diğer özel ihtiyaçlara sahip şirketler için anlamlı olabilir. Bu, devlet kurumları gibi verileri üzerinde fiziksel denetime sahip olması gereken ve depolamayı üçüncü bir tarafa emanet edemeyen kuruluşlar için de daha iyi bir seçenek olabilir; dahili veya düzenleyici kurallar, bir kuruluşun verileri kendi sunucularında tutmasını gerektirebilir. Ancak bu yolu izleyen işletmeler, yalnızca uygulamayı, sistem değişikliklerini ve yükseltmeleri değil, güvenliği de desteklemek için önemli dahili uzmanlığa ve sermayeye ihtiyaç duyar. Bulut sağlayıcıları, büyük güvenlik ekipleri tarafından kullanılan son teknoloji sistemleri devreye alacak ölçeğe sahiptir; bu, küresel siber güvenlik uzmanlığı eksikliği göz önüne alındığında pahalı bir tekliftir.
Barındırılan ERP veya tek kiracılı SaaS ERP, şirket içi bir çözümün kontrolünü ve güvenliğini sağlamanın yanı sıra esneklik elde etmek ve BT personel maliyetlerini azaltmak isteyen şirketler için en anlamlı çözümdür.
Son olarak, tek kiracılı SaaS ERP, güvenilirlik ve fiziksel güvenlik için oluşturulmuştur ve tesislerin bakımı için özel personel de dahil olmak üzere yönetilen bir çözümün birçok avantajını sağlarken veri kontrolüyle ilgili endişeleri potansiyel olarak azaltır. Ancak özelleştirme, yazılımı barındıran bulut sağlayıcısının kısıtlamaları ve gereksinimleri nedeniyle tek kiracılı SaaS ile şirket içi bir sisteme göre daha sınırlı olabilir.
SaaS ERP Kullanım Durumları ve Yetenekleri
Birçok hızlı büyüyen şirket, SaaS ERP'ye yöneliyor. SaaS sağlayıcıları, iş büyüdükçe sorunsuz ölçeklenebilirlik ve ortaya çıkan ihtiyaçları karşılamak için modüller sunar.
Daha büyük kuruluşlar, iki katmanlı bir ERP stratejisinin parçası olarak sıklıkla SaaS ERP'ye yönelir. Bu model kapsamında, bir kuruluş kendi ana ofisinde şirket içi (ve genellikle son derece özelleştirilmiş) ERP kullanır, ancak örneğin bir yan kuruluşu veya uluslararası ofisi bir SaaS ERP sistemine koyar. Her model kendi kullanıcı tabanının ihtiyaçlarına uygundur ve iki platform entegre edildiğinde SaaS platformundan gelen bilgiler birincil ERP'ye beslenebilir.
Diğer şirketler, SaaS yazılımını yüksek bakım gerektiren eski sistemleri değiştirmek için en iyi seçenek olarak görüyor. Bunlar genellikle aynı yerel veya eskiyen ERP'yi onlarca yıldır kullanan daha olgun işletmelerdir. SaaS ERP, bu kuruluşlara hızlı bir modernizasyon yolu sunar ve BT harcamalarını ve bakım sorunlarını azaltabilir.
ERP'de Bulutun Rolü
Bulut bilgi işlem, şirket içi BT'ye göre avantajları nedeniyle son yirmi yılda popülaritesinde bir artış yaşadı:
Kullanıcılar internet bağlantısı olan herhangi bir cihazdan oturum açabildikleri için daha fazla esneklik.
Satın alınacak sunucu veya başka ekipman olmadığı için düşük ön maliyetler.
Esneklik; bir işletme herhangi bir zamanda yalnızca ihtiyaç duyduğu kaynakları kullanır.
Daha hızlı ve daha basit uygulamalar.
İç ve dış taraflarla daha kolay bilgi paylaşımı.
SaaS ERP ve Dijital Dönüşümler
ERP, iş için temel bir yazılımdır ve veriye dayalı karar verme ve otomatikleştirme süreçleri için gereklidir.
ERP yazılımı, tüm kuruluş için merkezi bilgi kaynağı olduğundan, genellikle şirketlerin yükseltmeyi ilk aradığı sistemdir. SaaS ERP ile devam etmek, teknolojik gelişmelerden yararlanmak, daha verimli olmak, müşteri deneyimini iyileştirmek ve şirket içi veya modası geçmiş şirket içi sistemleri kullanımdan kaldırmak isteyen tüm işletmeler için mantıklıdır.
Bir SaaS ERP sistemi, tüm müşteriler her zaman en son sürümde olduğundan, işletmelerin en son teknolojide ve rakiplerle aynı seviyede kalmasına olanak tanır. Ayrıca, yalnızca CRM gibi temel sistemlerle değil, veri analitiği ve görselleştirme araçlarıyla da çok çeşitli başka bulut çözümleri ile entegrasyon için kapıyı açar. Bulut bilgi işlemin gücünün gerçekten parladığı yer burasıdır: Tüm bu içgörüleri tek bir yerde toplar ve herkes bağlı herhangi bir bilgisayar, akıllı telefon veya tablet ile en son verileri görebilir.
SaaS ERP'nin Geleceği
Önde gelen ERP tedarikçileri, bulut çözümlerinin yeteneklerini genişletmek için çalışıyor. Bu çabalar, süreç otomasyonunu, ileri analitiği ve "self-servis" içgörülere izin veren, giderek daha kullanıcı dostu hale gelen arayüzleri içerir. Bir finans uzmanı, BT'nin yardımına ihtiyaç duymadan trendleri hızla ortaya çıkarabildiğinde, bu bir kazançtır.
İleriye dönük olarak sağlayıcılar, makine öğrenimi, Nesnelerin İnterneti (IoT) ve blockchain gibi gelişen teknolojileri entegre etmek için çalışıyor.
Örneğin, makine öğrenimli yazılım sürekli olarak öğreniyor ve zamanla daha akıllı hale geliyor. Makine öğrenimi, şirketlerin mutabakat ve raporlama ile ilgili birçok manuel, tekrarlayan görevi otomatikleştirmesine olanak tanıyarak zamandan ve paradan tasarruf sağlar. Bu teknoloji ayrıca talepte gelecekteki değişiklikleri tahmin edebilir ve hileli olabilecek olağandışı işlemleri işaretleyebilir.
IoT, bilgileri ERP sistemine geri aktarabilen sensörler, tarayıcılar ve kameralar gibi çeşitli bağlantılı ekipmanları kapsar. IoT cihazları, örneğin bir makine parçasının durumunu izleyebilir veya ikmal siparişi taşıyan bir kamyonun yerini gösterebilir. Tedarik zinciri liderleri bu bilgiyi neredeyse gerçek zamanlı olarak görebildiklerinde, onlara mevcut operasyonların daha eksiksiz bir resmini verir.
Blockchain, zaman içinde ERP'ye konulan muazzam miktarda bilgiyi güvenli bir şekilde depolayabilir ve her işlemin ayrıntılı bir geçmişini tutar. Bir blockchain ağı, şirketler arasındaki işlemlere de şeffaflık getirebilir. Örneğin, bir bileşen tedarikçisi, üretici ve distribütörün tümü tek bir blockchain ağına katılırsa, her bir taraf bir parçanın veya ürünün hareketini izleyebilir ve sahiplik zincirini görebilir. Blockchain, otomasyon fırsatları da açarak, sistemin bir sipariş geldiğinde sevkiyatı tetiklemesine veya ürünler depodan çıktıktan sonra bir fatura oluşturmasına olanak tanır.
Bu ve diğer teknolojilerin sunduğu potansiyel faydalar, daha fazla şirketin SaaS ERP'ye geçmesinin ve bulut ERP'nin iş dünyasının geleceğinde neden merkezi bir rol oynayacağının ana nedenidir.
