İşletmeler, bilgileri kuruluş genelinde birleştirmek ve düzenlemek için genellikle kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemlerine güvenir. Geçmişte, şirketler ERP yazılımını yerel sunuculara ve sahip oldukları diğer altyapıya kurdular, şimdi bunlar yaygın olarak şirket içi (on-premise) sistemler olarak anılıyor.
Bu şirket içi çözümler, işletmelerin daha akıllıca çalışmasına yardımcı olarak, büyük faydalar sağlar. Ancak özellikle maliyet, çeviklik ve bakım söz konusu olduğunda bu sistemlerin yetersiz kaldığı bazı alanlar var. Bulut tabanlı ERP sistemleri, şirket içi çözümlerle gelen sorunların çoğunu çözer ve şirket içi benzerlerine göre bir dizi avantaj sunar.
Bulut tabanlı ERP tam olarak nedir ve bir kuruluş neden bu çok önemli iş sistemini buluta taşımak istesin?
Bulut ERP Nedir?
Genel olarak konuşursak, ERP sistemleri finans, envanter ve sipariş yönetimi, tedarik zinciri yönetimi, insan kaynakları ve daha pek çok alanda operasyonları entegre ederek onları kullanan işletmelerin %95'i için iş süreci iyileştirmelerine yol açar.
Bununla birlikte, şirket içi sistemlerin aksine, bulut tabanlı ERP, internet üzerinden erişilen bulut tedarikçi sunucularında çalışır. Bulut ERP'nin birden çok sürümü vardır. Bazı bulut tedarikçileri, aynı şirket içi yazılımı yalnızca kendi veri merkezlerinde yönetir ve barındırma olarak bilinen internet aracılığıyla müşterilere sunar. Daha popüler olan bir diğer model ise Hizmet Olarak Yazılım'dır (SaaS). SaaS, çok kiracılı bir mimariyle çalışır; bu, tüm müşterilerin veri tabanı düzeyinde ayrılmış aynı yazılım sürümünde çalıştığı anlamına gelir. Tedarikçinin yalnızca bir kod tabanını sürdürmesi gerektiğinden ve tüm özelleştirmeler ve entegrasyonlar her yükseltmede otomatik olarak ilerlediğinden, bu durum ölçek ekonomileri yaratır. Yükseltmeler ayrıca müşteriler açısından çok az çaba gerektirir ve SaaS modelinde daha sık yapılır.
Şirket İçi (On-premise) Sistemden Buluta Neden Geçmelisiniz?
Şirket içi sistemler, müşterilerin sunucuları ve diğer donanımları kendi veri merkezlerinde tutmasını gerektirir. Bu şirket içi sistemler, bunları uygulamak ve çalışır durumda tutmak için genellikle önemli bir donanım, yazılım, alan ve personel yatırımı gerektirir. Yükseltmeler de sorunludur, çünkü birçok işletme yazılımı kendi benzersiz ihtiyaçlarına göre yoğun bir şekilde özelleştirmektedir.
Tedarikçi geliştirmeleri bir yükseltme biçiminde yayınladığında, özelleştirmelerin ve entegrasyonların test edilmesi ve kullanıcıların yeniden eğitilmesi gerekebilir; bu da, bazen işletmede önemli aksamalara neden olabilir. Sonuç olarak, birçok işletme yükseltme yapmaktan vazgeçer ve kendilerini yazılımın bazen "sürüm kilidi" olarak bilinen eski sürümlerinde takılıp kalır.
Genel olarak bulut ERP çözümleri, şirketlerin muazzam bilgi işlem gücünden yararlanmasına izin vererek daha verimli bir yaklaşım sunar. Şirket içinden bulut ERP'ye geçiş genellikle daha düşük ön maliyetler, daha hızlı uygulama ve daha az fiziksel ve personel kaynağı kullanımı sunar. Şirketler, son derece uyarlanabilir ve ölçeklenebilir oldukları için bulut tabanlı sistemlerle daha çevik hale gelebilir. Hata düzeltmeleri, yamalar ve yükseltmelerle ilgili tüm işleri tedarikçiye devrettiği için liderlerin işlerini yürütmeye ve büyümenin yollarını bulmaya odaklanmalarına da olanak tanır.
Bulut ERP'ye Geçmeniz İçin 12 Neden
Bir şirketin şirket içi sistemden bulut ERP'ye geçmesinin birçok nedeni vardır, ancak en önemlilerinden bazıları şunlardır:
1. Daha Düşük Maliyetler
Bulut ERP yazılımını uygulamanın ilk maliyetleri şirket içi sistemlerden önemli ölçüde daha düşüktür. On-premise ERP kullanan işletmeler, bakım, sorun giderme, güncellemeler ve özelleştirmeler için ek maliyetlere maruz kalır. Bulut ERP sistemlerinde ise ek maliyetler ortaya çıkmaz.
2. Yükseltmeler ve Bakım
Tedarikçi, tüm sistem altyapısını barındırdığından ve bakımını yaptığından, işletmelerin ERP yazılımlarının yükseltmeleri veya bakımı konusunda endişelenmeleri gerekmez. Sağlayıcı, veri tabanının, sunucuların ve diğer altyapının bakımını yapar ve yazılımın güvenli ve geçerli tüm kural ve düzenlemelere uygun olmasını sağlayarak tüm müşterilere otomatik olarak yeni güncellemeler veya yamalar gönderir. Ortaya çıkabilecek tüm sorunları tek bir tedarikçiden alarak izlenebilirliği artırır. Aboneliğe dayalı bir hizmet olarak, bulut ERP tedarikçileri sorunları hemen çözmek için genellikle 7/24 destek sağlar. İşleri, hizmetlerinin kullanılabilirliğine bağlı olduğundan, bulut ERP sağlayıcıları genellikle bir işletmenin şirket içi BT personeliyle sağlayabileceğinden daha fazla çalışma süresi ve güvenlik sağlayabilir.
3. Gelişmekte Olan Teknolojiye Erişim
Günümüz teknolojisi baş döndürücü bir hızla gelişiyor. Şirketlerin sadece rakiplerine ayak uydurması yeterli değil, onları geçmeleri gerekiyor. Gelişmiş analitik, yapay zekâ, makine öğrenimi ve diğer teknik yenilikler, daha doğru tahminler yapmak, gizli içgörüleri keşfetmek, operasyonları geliştirmek ve çığır açan yeni teklifler geliştirmek için muazzam miktarda veriden yararlanma yeteneği sunar.
Bulut ERP, bu üstün teknolojilerden yararlanmanın daha hızlı ve daha ekonomik bir yolunu sunar; yapay zekâ, makine öğrenimi, gelişmiş analitik ve halihazırda hizmete entegre edilmiş diğer iş zekâsı araçlarıyla maliyet ve kaynakla ilgili pek çok engeli ortadan kaldırır. Bu, şirketlerin şirket içi sistemler için gerekli olan fiziksel altyapı, maliyetler veya teknik yetenek olmadan bu yeni teknolojinin sağladığı sayısız avantajdan yararlanabileceği anlamına gelir.
Örneğin, General Electric'in şirket içi bir ERP sisteminden bulut ERP sistemine geçtikten sonra gerçekleştirdiği maliyet tasarrufları, otomatik yükseltmeler, ölçeklenebilirlik ve uyarlanabilirlik sayesinde, 3D baskı bölümü geliştirmek ve piyasaya sürmek için bu alandaki yeniliklerden yararlanabildi.
4. Güvenlik
Bazı işletmeler, çoğunlukla güvenlik endişelerini gerekçe göstererek finansal verilerini buluta yerleştirme konusunda hâlâ temkinli davranıyor. Bazıları bunu genellikle bulut tabanlı ERP sistemlerinin bir dezavantajı olarak görse de, bulut tabanlı yazılımların güvenliği şirket içi ERP sistemlerinden daha üstündür. Günümüzün bulut teknolojisi, sistemin her parçasında yerleşik olarak bulunan son teknoloji şifreleme, çok faktörlü kimlik doğrulama ve diğer kritik güvenlik önlemleri ile son derece güvenlidir. Ayrıca, bulut ERP sunucuları güvenli, merkezi tesislerde bulunur ve fiziksel hırsızlık riskini azaltır. Yine ölçek ekonomileri sayesinde, bulut ERP sağlayıcıları genellikle uygulama, veri tabanı ve fiziksel güvenliğe tek bir işletmenin ayırabileceğinden daha fazla kaynak ayırabilir.
5. İmplementasyon
Bulut çözümleri şirket içi sistemlerden önemli ölçüde daha hızlı yapılandırılabilir ve devreye alınabilir ve çoğu 100 günden daha kısa sürer. Bunun nedeni, donanım ve yazılımın etkinleştirilmesinden tedarikçinin sorumlu olmasıdır. Bu, geçiş yapılırken aksama süresini azaltır ve işletmelerin artan talebi karşılamak veya hızla değişen bir pazara uyum sağlamak için hızla hareket etmesine olanak tanır.
6. Gerçek Zamanlı Veri
Bulut ERP, ERP yazılımı sayesinde gerçek zamanlı verileri eski sistemlerden daha iyi sunar. Uygulamalar ve bilgiler merkezi bir bulut konumunda barındırıldığı için sağlanan bilgiler her zaman günceldir. Çeşitli yazılım entegrasyon noktalarındaki darboğazların ortadan kaldırılması, raporlama ve tahminler için hatalı veri olasılığını azaltır.
7. Daha Kolay Özelleştirme
Şirket içi sistemleri belirli iş hedeflerini karşılayacak şekilde yapılandırmak, bulut tabanlı ERP'ye göre daha maliyetlidir ve daha yüksek zaman ve BT personeli kaynakları yatırımı gerektirir, çünkü her şeyin şirket içinde yapılması gerekir.
Karşılaştırıldığında, bulut ERP çözümlerinin uyarlanması basitleştirilmiş, daha ucuz bir süreçtir çünkü özelleştirmeler tedarikçi tarafında gerçekleştirilir. Ek donanım veya yazılım harcamaları ve ERP uzmanlığı gerekmez, böylece şirketler minimum yatırımla kendi benzersiz koşullarına göre çalışan sistemi tasarlayabilir.
8. Basitleştirilmiş Uyumluluk
Finans, sağlık, savunma ve diğer yüksek düzeyde düzenlemeye tabi sektörlerdeki işletmeler için, şirket içi ERP sistemlerini düzenlemelere uyacak şekilde manuel olarak güncellemek, sık ve zahmetli bir olaydır. Şirketlerin uyumlu kalmak ve yüksek maliyetli ücretlerden ve diğer yasal sonuçlardan kaçınmak için sürekli değişen federal, eyalet ve uluslararası kural güncellemeleri hakkında neredeyse her şeyi bilmeleri gerekiyor. Daha sonra değişiklikleri mevcut sistemlerine entegre etmeli, gerektiğinde yazılım ve donanım yükseltmeleri yapmalıdırlar.
Öte yandan bulut ERP sağlayıcıları, HIPPA, GDPR ve GAAP gibi eyalet, federal ve uluslararası hükümlere uyma konusunda proaktiftir. Bu ve diğer düzenlemeler zaten bulut ERP yazılımına dahil edilmiştir ve işletmelerin her zaman uyumluluk kriterlerini karşılamasını veya aşmasını sağlamak için otomatik olarak güncellenir. Birçok bulut ERP sistemi, şirketlerin küresel operasyonlarda uyumluluğu kolaylaştırmak için çeşitli ülkelerin düzenlemeleri arasında geçiş yapmasına olanak tanıyan yerelleştirme işlevine de sahiptir.
9. Erişilebilirlik
Bulut ERP sistemlerine internet bağlantısı ve tarayıcısı olan herhangi bir cihazdan (dizüstü bilgisayarlar, akıllı telefonlar, tabletler) erişilebilir. Bu, farklı departmanların veya iş birimlerinin şirket içi sistemlerde olduğu gibi özel bir VPN'e ihtiyaç duymadan yazılımın tek bir örneğine erişerek şirket kampüslerinde veya ülkelerde çalışmasına olanak tanır. Daha da önemlisi, bulut ERP'ye erişim maliyeti daha düşüktür; bir VPN veya yazılım satın almaya ve desteklemeye gerek yoktur.
Bir bulut ERP ayrıca önemli karar vericilerin seyahat ederken veya normal çalışma saatleri dışında bağlantıda kalmasına olanak tanır ve işletmelere uzaktan çalışanları daha kolay işe alabildikleri için yararlanabilecekleri daha büyük bir yetenek havuzu sağlar.
10. Ölçeklenebilirlik
Bulut ERP sistemleri tarafından sağlanan hızlı ve neredeyse sınırsız ölçeklenebilirlik, şirket içi ERP ile mümkün değildir. Şirket içi sistemlerin ölçeklendirilmesi, artan ihtiyaçları karşılamak için birden çok donanım parçasının yükseltilmesini veya yeniden işlenmesini gerektirir; bu maliyetli ve karmaşık bir iştir. Bulut çözümlerinin esnek tasarımı, kaynak kullanımını gerektiği gibi artırmayı veya azaltmayı mümkün kılarak ERP'nin işle birlikte büyümesini sağlar. Hızla yeni işe alımlara, başka bir işletmenin satın alınmasına veya yeni ürün serilerinin veya iş birimlerinin eklenmesine uyum sağlayacak şekilde kolaylıkla genişleyebilir.
Yapılandırma uzaktan yapılabildiğinden, Bulut ERP'nin birden fazla konumda uygulanması daha ucuzdur. Bu, donanım yatırımlarının minimum düzeyde olduğu ve her yere bir uygulama ekibi göndermeye gerek olmadığı anlamına gelir.
11. Kurtarma Çözümleri
Donanım arızası, yangın, su baskını veya hırsızlık durumunda, kayıp verileri kurtarabilmek ve operasyonlara mümkün olduğunca az kesinti ile devam edebilmek çok önemlidir. Afet önleme ve kurtarma, bir şirketin teknoloji altyapısının ve sistemlerinin temel taşları olsa da, çoğu şirket bu alanda gevşektir ve şirket içi ERP'leri yıkıcı veri kaybından etkilenirse oldukça fazla risk alır.
Bulut ERP hizmetleri, olağanüstü durum kurtarma düşünülerek tasarlanmıştır ve bu nedenle birden çok coğrafi konumda depolanan verilerin kopyalarına sahip olmak ve bir hata algılandığında otomatik olarak yedek verilere geçmek gibi yerleşik olağanüstü durum önleme ve kurtarma çözümleri sunar.
12. Güven
Şirket içi ERP sistemleri genellikle, tedarikçilerin sonunda yazılım güncellemelerini, donanım yükseltmelerini ve onarımlarını durdurduğu ve hatta bu ürünler için teknik destek çağrılarını almayı bıraktığı bir kullanım ömrü sonu durumuyla karşı karşıya kalır.
Bulut ERP sağlayıcıları, tam desteği sürdürmeye devam ederek bulut ERP çözümünün ömrünü uzatır. Bulut ERP'nin birden çok konumda veya coğrafi bölgede uygulanması daha ucuzdur ve yapılandırma uzaktan yapılabilir; her konuma uygulama ekibi göndermeye gerek yoktur.
Buluta Geçmek İçin Hazırlık Yapın
Bu avantajlara rağmen birçok karar verici, bir bulut ERP platformuna geçme ihtiyacını hâlâ sorgulayabilir.
Bulut ERP için iş gerekçesi oluşturmak, bu tür bir sistemin şirket için maliyetleri düşürme, geliri artırma, kaynakları ve süreçleri optimize etme veya belirli sorunları çözme gibi neler yapabileceğini fark etmekle başlar.
Bu öğeleri belirledikten sonra, karar vericilerin kuruluşun sorunlarını ele alan değeri oluşturması gerekir. Bu değer, somut nicel faydalar (örneğin, gelir artışları veya maliyet tasarrufları) veya dolaylı niteliksel faydalar (örneğin, artan üretkenlik) şeklinde olabilir. Teklif, aşağıdakiler de dahil olmak üzere birkaç önemli faktörü dikkate almalıdır:
Bir bulut ERP çözümünün abonelik ücretleri, mevcut şirket içi sistemin önceden lisanslama maliyetleriyle karşılaştırıldığında nasıldır?
Bulut tabanlı bir ERP sisteminin bakım, destek, donanım, veri merkezi, personel ve diğer BT maliyetleri açısından ne kadar tasarruf etmesi bekleniyor?
Her iş birimi nasıl fayda sağlayacak?
Envanter yönetimi, gelir tahakkuku, analitik ve kuruluş çapında tahmin gibi işlemleri nasıl daha sorunsuz ve anlaşılır hale getirecek?
Dikkate alınması gereken bir diğer kritik husus da, birçok şirket içi ERP sağlayıcısının bulut ERP'ye geçiş yapmasıdır. Çoğu durumda tedarikçiler, müşterilerin eski şirket içi sistemlerinin geliştirilmesine ve desteklenmesine öncelik vermiyor, bu da yazılım ve altyapının bakımını ve yükseltilmesini zorlaştırıyor. İşletmeler bir bulut ERP sistemine geçmeyi seçse bile, yükseltme temelde baştan sona yeni bir uygulamadır, bu nedenle aynı sağlayıcıya bağlı kalmak yerine maliyetlerin, işlevlerin ve diğer ihtiyaçların tam olarak karşılandığından emin olmak için etraflıca araştırma yapmak mantıklıdır.
Bulut ERP'nin yukarıda belirtilen ortak faydalarına ek olarak, beklenen yatırım getirisi (ROI) genellikle karar vericiler için kritik öneme sahiptir.
ERP yatırım getirisi (ROI) formülü: ROI = ERP Mali Faydaları/Toplam Sahip Olma Maliyeti
Bu amaçlar doğrultusunda, finansal faydalar satışların artması gibi doğrudan faydaları ve maliyet tasarrufu gibi dolaylı faydaları içerir. Toplam sahip olma maliyeti, uygulama, abonelik ücretleri, personel, eğitim ve bakımı içerir. Örneğin, toplam beklenen faydası 100.000 ABD Doları ve toplam uygulama maliyeti 75.000 ABD Doları olan bir bulut ERP sistemi, %133'lük bir yatırım getirisi görür.
Yatırım getirisi, işletme maliyetlerini düşürürken sermaye harcamalarını en aza indirmek isteyen CFO'lar ve diğer finansal karar vericiler için özellikle önemlidir. En önde gelen ERP çözümü savunucuları genellikle finans ve muhasebe personelidir.
255 şirketin katıldığı bir ankette, yanıt verenlerin %89'unun muhasebeyi en kritik ERP işlevi olarak tanımladığı ortaya çıktı.
CFO'ların bu duyarlılığının önemli bir nedeni, şirket içi bir ERP sistemini çalıştırmanın sunucuların çökmesi, ağ anahtarlarının kırılması, donanım arızası, veri kaybı vb. gibi planlanmamış maliyetlerini kontrol etme arzusudur. Bulut ERP teknolojisi, donanım ve yazılım, uygulama ve BT personeli üzerindeki sermaye harcamalarını önemli ölçüde azaltarak birçok plansız harcamayı azaltır. Abonelik modeli ayrıca daha öngörülebilir maliyetler sağlar.
Temel olarak, iş gerekçesini bulut ERP'ye taşımak, değişim için bir anlatı geliştirmek ve bu anlatıyı somut rakamlarla desteklemek anlamına gelir.
Buluttaki Başarı Öyküleri
Şirket içinden bulut ERP'ye geçiş birçok işletme için faydalı bir hareket oldu. Bu işletmeler genellikle bulut ERP'nin uygulanma hızından, önemli maliyet tasarruflarından ve bulut ERP'nin büyümeyi nasıl desteklediğinden bahseder.
Hızlı Dağıtım
Bir bulut ERP çözümü seçen şirketler, daha hızlı ve daha basit uygulamasından yararlanabilir. Hızlı ayarlamalara olanak tanıyan ve yeni girişimleri destekleyebilen ölçeklenebilir işlevsellik ile şirketlerin işe koyulmasına olanak tanır.
Örneğin, Quicken, eski ana şirketi Intuit'ten ayrıldıktan sonra, yeniden yapılanmasının bir koşulu olarak Intuit'in ERP sisteminden NetSuite'e hızlı bir geçiş yapması gerekti. NetSuite'in bulut tabanlı ERP sistemi, geçişi kolaylaştırdı ve çalkantılı bir dönemde sorunları en aza indirdi.
Benzer şekilde, bulut tabanlı ERP, ofis malzemeleri distribütörü Sourcingpartner'ın, genişleyen müşteri tabanı ve yeni ürün serilerinin hızla artan talebini karşılamak için envanterini ve lojistik teknolojisini değiştirmesini sağladı. Sourcingpartner, NetSuite'i yalnızca 95 gün içinde, yani yılın en yoğun sezonu için tam zamanında uygulamaya koydu.
Maliyet Tasarrufu
Cloud ERP, hem işlevselliği hem de toplam sahip olma maliyeti açısından önemli ölçüde maliyet tasarrufu sağlayabilir. Örneğin, Distribütör Right Way Medical'in QuickBooks ve Excel dahil olmak üzere beş sistem karışımını bütünsel, bulut tabanlı bir ERP ile değiştirmesi gerekiyordu. Şirket artık yalnızca NetSuite sabit varlık aracıyla çalışıyor. NetSuite iki ila üç çalışanın işini yapar ve şirketin faturalandırma sürecindeki günleri kısaltarak zamandan ve maliyetten tasarruf sağlar.
Aynı şekilde, dünyanın en büyük halı üreticisi Shaw Industries, iki katmanlı bir ERP yaklaşımının bir parçası olarak, 250 işçiyle 210.000 metrekarelik bir fabrikayı faaliyete geçirdiği Çin'de ve diğer ülkelerde yan kuruluşlar çalıştırmak için NetSuite'i benimsedi. Shaw, bu iddialı girişimi planlanandan önce ve şirket içi sistemlerin maliyetinin çok altında bitirdi.
NetSuite ile Buluta Geçin
Doğru bulut ERP sağlayıcısını ve uygulama ortağını seçmek, şirket içi ERP'den bulut ERP'ye geçişin başarılı olmasını sağlayabilir. 33.000'den fazla müşterisiyle NetSuite, birçok işletmenin buluta geçmesine ve bu dağıtım modelinin avantajlarını gerçekleştirmesine yardımcı oldu. NetSuite'in birleşik ERP platformu, işletmelerin kuruluşlarının eksiksiz bir görünümünü tek bir yerden almalarına ve finans, tedarik zinciri yönetimi ve müşteri yönetimi genelinde operasyonel iyileştirmeler yapmalarına olanak tanır.
Sonuç, önceki bölümde gösterildiği gibi, genellikle maliyetleri azaltabilen ve kârlılığı artırabilen daha verimli işletmelerdir.
Bulut ERP, silo halindeki iş departmanlarını birleştirir ve kuruluşların zorlukları çözmesine, süreçleri iyileştirmesine ve hedeflere ulaşmasına olanak tanır. Sonuç olarak, bulut ERP'nin dört ana avantajı vardır:
İşletmelere hızla gelişen pazar taleplerini karşılama çevikliği sağlar.
Minimum maliyetle daha fazla üretkenlik, gelir ve büyüme sağlar.
İşletmelerin teknoloji altyapısını ve uygulamalarını gerektiği gibi genişletmesine veya azaltmasına olanak tanır.
Yeni ürün ve hizmetler için fizibilite ve kapasiteyi artırarak gelişmeyi teşvik eder.
Tüm bu avantajlar, onu çeşitli sektörlerdeki birçok farklı şirket için değerli bir yatırım haline getiriyor. Zamanla, daha fazla şirket işlerini bulutta yönetmenin avantajlarını fark edecek ve harekete geçecek.
Daha fazla bilgi için uzman ekibimizle iletişime geçin.
