Büyüyen şirketler, sonunda, elektronik tabloların artık kendilerine yetmediği bir noktaya ulaşır. Kurumsal kaynak planlama yazılımının devreye girdiği yer burasıdır: ERP sistemleri, önemli iş bilgilerini bir araya getirir, düzenler ve kuruluşların genişlerken bile yalın, verimli operasyonlar yürütmesine yardımcı olur.
ERP yazılımı nedir? Çoğu iş uzmanı “ERP” terimini duymuştur, ancak kurumsal kaynak planlama sistemlerinin ekipleri için neler yapabileceğini tam olarak bilemeyebilirler. ERP'nin ne olduğunu, nasıl çalıştığını, işletmeniz için neler yapabileceğini, doğru çözümü nasıl seçeceğinizi ve çok daha fazlasını tam olarak açıklayacağız.
Kurumsal kaynak planlama hakkında aklınıza gelebilecek hemen hemen tüm soruların yanıtları için okumaya devam edin.
Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) nedir?
ERP özünde, iş süreçlerini otomatikleştiren ve muhasebe, üretim, tedarik zinciri yönetimi, satış, pazarlama ve insan kaynakları (İK) dahil olmak üzere departmanlardan girdiler toplayan merkezi bir veritabanından yararlanarak içgörüler ve iç kontroller sağlayan bir uygulamadır.
Bilgiler bu merkezi veritabanında derlendiğinde, yöneticiler çeşitli senaryoları analiz etme, süreç iyileştirmelerini keşfetme ve büyük verimlilik kazanımları elde etme konusunda onlara yetki veren departmanlar arası görünürlük kazanır. Bu, insanlar gerekli verileri aramak için daha az zaman harcadıkça maliyet tasarrufu ve daha iyi üretkenlik anlamına gelir.
Bir işletmenin ihtiyaçlarını karşılamak için uyarlanmış ERP yazılımı, bu sistemleri endüstriler ve her büyüklükteki şirketler için kritik bir araç haline getirerek, büyük kazanımlar sağlar. Dünyanın en tanınmış ve en başarılı firmalarının çoğu, son çeyrek yüzyılda ERP'ye bağlı çalışıyor. Artık bu yazılım, her büyüklükteki işletmenin ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde yapılandırılabilir ve fiyatlandırılabilir.
Basitçe söylemek gerekirse, bir ERP sistemi bir işletmede insanları, temel iş süreçlerini ve teknolojiyi birleştirmeye yardımcı olur.
Video: ERP Yazılımı Nedir?
Özetle
ERP, ortak bir veri tabanında çeşitli departmanlardan bilgi toplayan ve yöneticilerin tek bir gerçeklik vizyonu kullanarak bir şirketin nabzını tutmasını sağlayan kritik iş yazılımıdır.
Kurumsal kaynak planlama sistemleri, finans, üretim, envanter ve sipariş yönetimi, müşteri iletişimi, satış ve pazarlama, proje yönetimi ve insan kaynakları gibi kritik iş fonksiyonlarını birleştirir. Önemli bir özellik, her departman için ayrıntılı analitik ve raporlamadır.
ERP, verimsiz manuel süreçlerini öne çıkaran ve büyüme fırsatlarını ortaya çıkaran kuruluş çapında görünürlük sağlayarak büyük zaman ve finansal tasarruflar sağlayabilir.
ERP yazılımı için şirket içi (on premise), bulut ve hibrit dahil olmak üzere çeşitli dağıtım modelleri vardır. Bulut ERP son yıllarda son derece popüler hale gelirken, hangi yaklaşımın en iyi olduğu şirket ihtiyaçlarına bağlıdır.
İşletmeler, bir ERP seçmeden önce kısa bir tedarikçi listesinin yeteneklerini, uygulama modellerini, entegrasyon gereksinimlerini ve toplam sahip olma maliyetini anladıklarından emin olmalıdır.
ERP Açıklaması
1990 yılında araştırma firması Gartner tarafından ortaya atılan bir takma ad olan kurumsal kaynak planlaması, ERP bağımsız bir uygulama olmadığı için kafa karıştırıcı bir kavram olabilir. ERP bir iş yazılımı kategorisi olsa da, ERP sistemleri, her biri belirli bir iş gereksinimine hitap eden çeşitli modüllerden oluşur. Örneğin, ürün bazlı şirketler tipik olarak muhasebe, envanter ve sipariş yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) ve ürün üretiyorlarsa veya bir araya getiriyorlarsa imalat için modüllere sahiptir. Hizmet işletmeleri, muhasebe, proje yönetimi, profesyonel hizmet otomasyonu ve CRM için modüllere yönelebilir.
Her modül, bir ERP sisteminin önemli bir bileşeni olan merkezi veri tabanından bilgi çeker ve bilgiyi buraya gönderir. Bu ortak veri havuzu, tüm departmanlara görünürlük sağlar ve böylece liderlerin farklı alanların iş performansını değerlendirip karşılaştırmasına ve kararların tam etkisini anlamasına olanak tanır. Ayrıca süreç otomasyonu, gelişmiş iç kontroller ve daha akıllı iş zekası gibi diğer ERP avantajlarına da güç sağlar.
ERP İşletmeler İçin Neden Önemlidir?
ERP sistemleri, kaynakları akıllıca kullanmak isteyen işletmeler için oluşmuştur. Liderlerin insan ve finansal sermayeyi yeniden tahsis etmelerine veya kalite veya performanstan ödün vermeden para tasarrufu sağlayan daha verimli temel iş süreçleri oluşturmalarına yardımcı olabilirler.
Bir ERP, planlama ve koordinasyon söz konusu olduğunda da bir varlıktır. Çalışanlar, mevcut envanteri ve müşteri siparişlerini ayrıntılı olarak görebilir, ardından tedarikçi satınalma siparişlerini ve gelecekteki tahmini talebi karşılaştırabilir. Gerekirse, sorunları gidermek için ayarlamalar yapabilirler. ERP yazılımı iletişimi ve işbirliğini de geliştirir çünkü çalışanlar kendi kararlarını yönlendirmek için diğer departmanların durumunu kontrol edebilir.
Kapsamlı bir veri kaynağı olarak bir ERP sistemi, işletme için fark yaratabilecek bir dizi rapor ve analiz de sağlar. Büyük bir bilgi hazinesini, eğilimleri açıkça gösteren ve olası sonuçları modellemeye yardımcı olan çizelgelere ve grafiklere dönüştürmek, yöneticilerin paha biçilmez bulduğu bir ERP yeteneğidir.
Bir ERP Sistemi Nasıl Çalışır?
ERP yazılımı nedir? sorusunun cevabını detaylıca öğrendiğimize göre bir de bu yazılımın nasıl çalıştığına bakalım.
ERP sistemleri, tanımlanmış, standart bir veri yapısı kullanarak çalışır. Bir departman tarafından girilen bilgiler, işletme genelindeki yetkili kullanıcılara anında sunulur. Bu tek tip yapı, herkesin aynı sayfada kalmasına yardımcı olur. Örneğin, yerel bir gıda dağıtım zincirinin, genellikle stok ve personeli paylaşan birden fazla konumu olduğunu varsayalım. Bu konumlardan gelen kalite, satış ve çalışan verileri ERP sistemine girildiğinden, hangi lokasyondan geldiğini gösterecek şekilde biçimlendirilir.
Gerçek zamanlı veriler daha sonra departmanlar arasındaki iş süreçlerine ve iş akışlarına aktarılır.
ERP sistemleri, bir şirketin her bir ana iş fonksiyonu için modülleri olduğunda ve zamanında, doğru veri girişi sağladığında en fazla değeri sunar. Ve ne kadar çok paydaşın erişimi olursa o kadar iyidir.
Bir şirket birden fazla yazılım sistemi kullandığında, verilerin otomatik olarak ERP'ye akışını sağlamak için entegrasyonlar mümkündür. Bu gerçek zamanlı veriler daha sonra herhangi bir süreç veya iş akışından yararlanmak için ERP tarafından kullanılabilir.
ERP Bir İşletmeyi Nasıl İyileştirebilir veya Yardımcı Olabilir?
ERP, şirketlerin iyileştirme veya genişleme fırsatları olan iş alanlarını belirlemelerini sağlar. Kullanıcı alımı anahtardır: Erişime sahip olan daha fazla çalışan, ekiplerin belirli bir ürün için talepte bir artış, bir tedarikçiden geç sevkiyatlar veya yaklaşan bir nakit akışı sıkışıklığı gibi sorunları tespit etmesi daha olasıdır. Çalışanlar daha sonra sorunu proaktif olarak mümkün olduğu ölçüde azaltabilir.
Yöneticiler genellikle sonuçlara odaklanır - verimliliği artırmak, maliyetleri düşürmek ve değişen tüketici ihtiyaçlarına veya piyasa koşullarına yanıt vermek gibi hedeflere ulaşmak için bilgiyi kullanmak gibi.
ERP yazılımı, iş birimleri için hesap mutabakatları, müşteri faturalandırması ve sipariş işleme gibi hataya açık birçok görevi otomatikleştirebilir ve ekiplerin daha verimli çalışması için ihtiyaç duyduğu bilgileri sağlayabilir.
Ancak ERP'nin gerçek güzelliği, yalnızca verileri depolayıp düzenleyerek değil, aynı zamanda araştırma gerektiren kalıpları belirleyerek ve anormallikleri işaretleyerek, şirketin sağlığına ilişkin tepeden bir görünüm ve belirli bir sürece veya KPI'a ilişkin ayrıntılı bilgiler sunabilmesidir. Bunu bir de elektronik tablo ile yapmayı deneyin!
Diğer bazı faydalar:
Verilere her yerden erişim: Çalışanların artık bir masaüstüne dağılmış kağıt yığınları veya dosyalar arasında dolaşmasına gerek yok. Bulut tabanlı ERP ile bir depo yöneticisi, atölyedeyken bir mobil cihazdan oturum açabilir veya bir satış görevlisi, müşterinin yanındayken envanteri kontrol edebilir.
Bilgi her zaman günceldir: ERP sistemi çeşitli departmanlardan sürekli olarak bilgi aldığından, envanter azaldıkça, ödeme yapıldıkça veya müşterilere e-postalar gönderildikçe hemen güncellenir. Bu, karar vericilerin seçimlerini en güncel verilere dayandırması nedeniyle büyük bir avantaj sağlar.
Aynı verilere dayalı iş kararları: Ortak bir veritabanı ile tüm karar vericiler aynı sayfada. Yinelenen veya çelişkili bilgi kaynakları yoktur ve şirketler dinamik raporları otomatik olarak planlama ve dağıtma yeteneğine sahiptir. Daha fazla derinliğe mi ihtiyacınız var? Temel verilere basitçe tıklanarak erişilebilir.
ERP'yi Kimler Kullanır?
Farklı iş modellerine sahip her sektördeki şirket, günümüzde ERP ile gelen faydaları fark ettiler. Kapsamlı işlevselliğe sahip esnek çözümler, çok çeşitli kuruluş ve gereksinimleri karşılayabilir.
İşletmelerini yürütmek için ERP'ye güvenen endüstriler şunları içerir:
Reklam ve dijital medya
Giyim, ayakkabı ve aksesuarlar
Kampüs mağazaları
Danışmanlık
Eğitim
Enerji
Finansal hizmetler
Yiyecek ve içecek
Sağlık ve güzellik
Sağlık ve yaşam bilimleri
BT hizmetleri
Üretim
Medya ve yayıncılık
Kar amacı gütmeyen vakıf-dernekler
Profesyonel hizmetler
Restoranlar
Perakende
Yazılım ve teknoloji
Ulaştırma ve lojistik
Toptan dağıtım
Roller ve Kullanıcılar
Bu endüstriler içinde, bunlarla sınırlı olmamak üzere, bir dizi iş işlevi ERP'den yararlanır:
Finans/muhasebe: Muhasebe ekibi genellikle ilk benimseyendir. Bu grup, borç hesapları, alacak hesapları, vergi yönetimi gibi sistemdeki tüm işlemleri ve diğer finansal bilgileri izleyecek ve raporlayacaktır. ERP ile finansal planlama ve analiz uzmanları - ister ayrı bir rolde isterse muhasebe departmanının bir parçası olsun - kapsamlı finansal verileri tahminlere ve gelir, gider ve nakit akışına ilişkin raporlara dönüştürebilir.
Tedarik zinciri: Satınalma temsilcilerini, envanter planlayıcılarını, depo yöneticilerini ve üst düzey tedarik zinciri yöneticilerini içeren bir grup olan operasyonlara odaklanan çalışanlar, tedarikçiden müşteriye sorunsuz ve sürekli bir mal akışı sağlamak için ERP sistemine güvenirler. Envanter seviyelerini optimize etmek, siparişlere öncelik vermek, zamanında sevkiyatları en üst düzeye çıkarmak, tedarik zinciri kesintilerini önlemek ve verimsiz veya manuel süreçleri belirlemek için sistem tarafından sağlanan doğru, ayrıntılı bilgilere güveniyorlar.
Satış ve pazarlama: Bir ERP çözümü, müşteri adayı yönetimini otomatikleştirerek ve potansiyel müşterilerin şirketinizle olan etkileşimlerini izleyerek satış ekibinizin üretkenliğini artırabilir ve daha iyi sonuçlar sağlayabilir. Temsilciler, satış hunisinde ilerlerken iletişimi belgeleyebilir ve potansiyel müşterilerin durumunu değiştirebilir. Aynı kayıtları kullanarak pazarlama, e-postadan görüntülü reklamlara ve sosyal medyaya kadar tüm kanallarda erişimi otomatikleştirebilir ve yönetebilir ve bütçesini daha iyi tahsis etmek için bu mesajların ve kanalların etkinliğini ölçebilir.
İnsan kaynakları: İK departmanı, ERP'deki tüm çalışan bilgilerini ve daha geniş işgücü trendlerini takip eder. Her çalışanın iletişim bilgilerini, ücret ve yan haklar detaylarını ve diğer belgeleri hızlı bir şekilde bulabilir. İK ayrıca kendi personelini daha iyi tahsis etmek ve iş kolu yöneticilerine yardımcı olmak için departmana göre elde tutma, unvana göre ortalama ödeme, terfi oranı ve diğer metrikler gibi metrikleri izleyebilir.
ERP'ye İhtiyacınız Olduğunda
ERP yazılımı, adından da anlaşılacağı gibi, başlangıçta kurumsal işletmeler için tasarlanmış olsa da, günümüzün bulut tabanlı hizmet olarak yazılım (SaaS) ERP teklifleri, ilk yatırım ve giriş maliyetlerini azaltmış ve bunun sonucunda sayısız büyüyen ve orta ölçekli şirketin verimliliklerini, görünürlüklerini ve sonuç olarak karlılıklarını arttırmalarını sağlamıştır.
Peki ERP'nin size uygun olup olmadığını nasıl anlarsınız?
Tüm şirketler mevcut teknolojilerini düzenli olarak gözden geçirmeli ve şu soruları sormalıdır: Teknolojimiz yardımcı mı oluyor yoksa bizi engelliyor mu? Eski veya yetersiz sistemler verimsizlikler getirdiğinde, veri havuzunu bulandırdığında veya işletmenin yapmak istediği değişiklikleri destekleyemediğinde, yeni bir çözüm aramanın zamanı gelmiştir.
Değişim zamanının geldiğini gösteren diğer işaretler: Hatalı veriler, sistemler arasında entegrasyon eksikliği, yüksek hata oranları ve e-posta ve elektronik tablolara aşırı bağımlılıktır. ERP yazılımını satınalmanın ve devreye almanın getirdiği maliyetler olsa da, genellikle hızlı bir yatırım getirisi sağlar.
ERP Sistemlerinin Faydaları
Günümüzün ERP çözümleri, işletmelere sayısız fayda sağlayan zengin özellik setlerine sahiptir. Her bir firma özelinde bu teknolojinin en büyük değeri olarak gördüğü şey değişse de, ERP'nin sunduğu temel evrensel avantajlar şunlardır:
1. Maliyet tasarrufu: ERP sistemlerinin belki de en büyük değer önerisi, kuruluşunuza çeşitli şekillerde para kazandırabilmeleridir. Birçok basit, tekrarlayan görevi otomatikleştirerek, hataları ve işin büyümesiyle aynı oranda çalışan ekleme ihtiyacını en aza indirirsiniz. Şirketler arası görünürlük, maliyetleri artıran verimsizlikleri tespit etmeyi kolaylaştırır ve işçilikten envantere ve ekipmana kadar tüm kaynakların daha iyi dağıtılmasına yol açar. Ve bulut ERP ile şirketler, harcadıkları miktarın üzerinde yazılımdan hızlı bir şekilde artan değer görebilirler.
2. İş akışı görünürlüğü: Tüm iş akışları ve bilgiler tek bir yerdeyken, sisteme erişimi olan çalışanlar, işleriyle ilgili projelerin durumunu ve farklı iş fonksiyonlarının performansını görebilir. Bu görünürlük özellikle yöneticiler ve liderler için değerli olabilir ve doğru belgeleri aramak ve iş arkadaşlarından sürekli güncelleme istemekten çok daha hızlı ve kolaydır.
3. Raporlama/analitik: Veriler ancak şirketler onu analiz edip anlayabiliyorsa faydalıdır ve bir ERP bu konuda yardımcı olur. Önde gelen çözümler, kullanıcıların yalnızca KPI'ları takip etmelerine değil, aynı zamanda hayal edebilecekleri tüm ölçümleri veya karşılaştırmaları görüntülemelerine olanak tanıyan etkileyici raporlama ve analiz araçlarına sahiptir. Bir ERP her şeyi kapsadığı için, bir işletmenin bir departmandaki bir süreçle ilgili bir değişikliğin veya sorunun şirketin geri kalanını nasıl etkilediğini anlamasına yardımcı olabilir.
4. İş öngörüleri: ERP'ler şirket genelindeki gerçek zamanlı verilere erişebildiğinden, bu sistemler etkili eğilimleri ortaya çıkarabilir ve kapsamlı iş içgörüleri sağlayabilir. Bu, artık tüm ilgili verilere kolay erişime sahip olan organizasyon liderlerinin daha iyi karar vermelerine yol açar.
5. Mevzuata uygunluk ve veri güvenliği: Mali raporlama standartları ve sektöre özel veri güvenliği yönetmelikleri sık sık değişir ve bir ERP şirketinizin güvende ve uyumlu kalmasına yardımcı olabilir. Bir ERP, gerekli onay iş akışlarına bağlılık da dahil olmak üzere her işlemin yaşam döngüsünü izleyerek bir denetim izi sağlar. İşletmeler ayrıca otomasyonla hata olasılığını ve ilgili uyumluluk hatalarını azaltabilir. ERP yazılımı, standartlar ve düzenlemelerle uyumlu finansal raporlar sağlar ve SaaS uygulamaları, şirketlere PCI-DSS uyumluluğu konusunda yardımcı olmak için iyi bir donanıma sahiptir.
6. Risk yönetimi: ERP teknolojisi, riski birkaç şekilde azaltır. Ayrıntılı erişim kontrolü ve tanımlanmış onay iş akışları, mali kontrolleri güçlendirebilir ve dolandırıcılığı azaltabilir. Ek olarak, daha doğru veriler, satış kayıplarına veya para cezalarına yol açabilecek hataların önüne geçer. Son olarak, tüm operasyonun durumunu görme yeteneği, çalışanların iş kesintilerinden kaynaklanan riskleri hızla ele almalarını sağlar.
7. Veri güvenliği: ERP sağlayıcıları, sisteminizin kritik, hassas verileri barındırdığını anlar ve güvenli olduğundan emin olmak için gerekli adımları atar. Bu titizlik, siber saldırıların hacmi ve ölçeği arttıkça her zamankinden daha önemli hale geldi. Bulut ERP yazılımı , özellikle, şirketinizin zarar verici bir saldırının kurbanı olmamasını sağlamak için son teknoloji güvenlik protokollerini kullanır.
8. İşbirliği: Çalışanlar en çok birlikte çalıştıklarında etkilidir. ERP çözümleri, ekipler arasında satınalma siparişleri, sözleşmeler ve müşteri destek kayıtları gibi bilgileri paylaşmayı kolaylaştırır. Çalışanlara ilgili iş işlevleriyle ilgili gerçek zamanlı verilere uygun erişim sağlayarak departmanlar arasındaki duvarları yıkıyor.
9. Ölçeklenebilirlik: Doğru ERP sistemi, bugün ve yakın gelecekte şirketinizin ihtiyaçlarını karşılayacak kadar ölçeklenebilir ve esnek olacaktır. Özellikle bulut sistemleri, kuruluşun yakaladığı veri miktarı ve erişim talebi arttıkça küçük ve büyük operasyonel değişikliklere uyum sağlar.
10. Esneklik: ERP yazılımı, işletmelerin en iyi uygulamaları takip etmesine yardımcı olurken, aynı zamanda benzersiz süreçleri ve hedefleri destekleme esnekliği de sunar. Sistem, yöneticilere şirkete özel iş akışları oluşturma ve farklı departmanlar ve yöneticiler için önemli olan otomatik raporlar oluşturma yeteneği verir. Bir ERP, kuruluşunuzun yenilikçiliğini ve yaratıcılığını geliştirir.
11. Özelleştirme: Çoğu şirket, modern ERP'lerin işlerini "kutudan çıktığı gibi" desteklediğini düşünürken, bazı firmaların kapsamlı yerleşik işlevselliğe ihtiyaçları olabilir. Çok sayıda özel süreciniz varsa, entegratörünüzün veya BT personelinizin gerekli özellikleri ekleyen veya yerel veya eski çözümlerle entegre olabilen kod yazmasına olanak tanıyan genişletilebilir bir sistem arayın. Ancak, özel rotaya gitmeden önce, süreçlerinize yakından bakın - modern ERP çözümlerinin önceden oluşturulmuş işlevsellik ve yapılandırma desteği, binlerce şirketten toplanan en iyi uygulamalara dayanmaktadır. Özelleştirmeleri en aza indirmeyi hedefleyin.
12. Müşteri ve iş ortağı yönetimi: Bir ERP, bir şirketin iş ortağı ve müşteri ilişkilerini güçlendirebilir. Bulutun daha da iyi, daha uygun bilgi alışverişi sağlamasıyla tedarikçiler, nakliye şirketleri ve hizmet sağlayıcılar hakkında öngörüler sağlayabilir. Müşteriler söz konusu olduğunda, çözüm, anket yanıtlarını izleyebilir, destek talepleri, iadeler ve daha fazlasını takip edebilir, böylece kuruluş müşteri memnuniyetinin nabzını tutabilir.
ERP Sistemlerinin 6 Dezavantajı
ERP'nin getirdiği tüm değerlere rağmen, işletmelerin karşılaşabileceği zorluklar da var. Bunların birçoğu, doğru tedarikçinin seçilmesiyle önlenebilir.
1. Sistem maliyeti: Satınalmaları, uygulamaları ve bakımları pahalı olduğu için eskiden ERP sistemlerine yalnızca büyük şirketler erişebiliyordu. Ancak, yirmi yıldan fazla bir süredir durum böyle değil. ERP'ler hala zaman ve finansal yatırım gerektirirken, hem kiralanabilir SaaS sistemleri hem de pazara giren küçük ve orta ölçekli işletmeler için tasarlanmış daha fazla çözüm sayesinde teknoloji çok daha uygun fiyatlı hale geldi.
2. Eğitim ihtiyacı: Her yeni teknoloji gibi, ERP'nin de bir öğrenme eğrisi vardır. Yazılımı kullanacak olan herkes - yani ideal olarak çalışanlarınızın çoğu veya tamamı - için bir miktar eğitim gerektirir. İlk başta direnç olsa da, insanlar teknolojinin kendilerine ne kadar yardımcı olacağını anladıkça bu durum ortadan kalkar. Sık güncellemeler alan daha yeni sistemler daha sezgisel ve kullanıcı dostudur, eğitim gereksinimlerini azaltır ve benimsemeyi artırır.
3. Veri dönüştürme maliyetleri: Yeni bir ERP'ye geçerken, bazı verileri yeni platformla uyumlu bir biçime dönüştürmeniz gerekebilir. Bu, beklenmeyen maliyetlere ve gecikmelere yol açabilir, bu nedenle veritabanlarınızı gözden geçirin ve olası veri uyumluluğu sorunlarını erkenden belirlemek için BT ekibinizle veya bir entegrasyon ortağıyla birlikte çalışın. Ardından, dönüşüm çabalarını ERP uygulama planına dahil edebilirsiniz.
4. Karmaşıklık: Bir ERP sistemi, özelliklerle yüklüdür ve bu, iş gücünüz için göz korkutucu olabilir. Ancak günümüzde mevcut olan yazılımın kullanımı eski sistemlerden çok daha kolaydır çünkü satıcılar kullanıcı deneyimini geliştirmeye odaklanmıştır. Ek olarak, çalışanların yalnızca işleri için gerekli olan modüllere ve gösterge tablolarına erişmesi gerekir, bu da işi daha ulaşılabilir hale getirebilir. Kapsamlı eğitim, karmaşıklık konusundaki endişeleri gidermelidir.
5. Bakım: Geçmişte bakım, düşük gelirli işletmeleri ERP'yi benimsemekten caydıran büyük bir masraftı. Bir şirket yalnızca yamaları, güvenliği ve gerekli sistem yükseltmelerini yönetmek için bir BT personeline ihtiyaç duymaz, aynı zamanda uzmanlığı için satıcıya veya üçüncü taraf hizmet sağlayıcısına ödeme yapmak zorunda kalır. Bu, SaaS sistemiyle daha az endişe vericidir çünkü sağlayıcı tüm bakım işlemlerini üstlenir ve tüm müşterileri düzenli olarak en son sürüme taşır - ve bunların tümü abonelik fiyatına dahildir. Bakımla ilgilenen şirketler, satıcı tarafından yönetilen gerçek bir SaaS sistemi sunduğundan emin olmak için potansiyel bir tedarikçiyi kapsamlı bir şekilde incelemelidir.
6. Süreç ve politika sorunlarını çözmez: Hataya açık veya verimsiz süreçleriniz varsa, bir ERP doğruluğu artırsa bile bunları mutlaka düzeltmeyecektir. Bununla birlikte , operasyonlarınızdaki sorunları ortaya çıkarabilir ve iş yapmanın daha iyi yollarını belirlemek için beyin fırtınası yapmanıza yardımcı olabilir. Aynısı, kuruluşu geride tutan politikalar için de geçerlidir - bunları ayarlamak ve ardından sistemi daha iyi iş yapma yöntemlerini destekleyecek şekilde yapılandırmak size kalmıştır.
ERP Sistemlerinin 5 Temel Özelliği
Bir ERP sistemini ERP sistemi yapan ve onu diğer yazılım türlerinden ayıran birkaç temel özellik vardır. Bunlar şunları içerir:
1. Ortak veritabanı: Bir ERP'nin avantajlarının çoğu, kuruluşların çok sayıda departmandan gelen bilgileri merkezileştirmesine olanak tanıyan ortak bir veritabanından kaynaklanır. Bu tek gerçek zamanlı veri kaynağı, her biri hizmet ettikleri iş işlevleri tarafından kontrol edilen ayrı veritabanlarını manuel olarak birleştirme ihtiyacını ortadan kaldırır. Ortak bir veritabanı, şirketin tutarlı, işlevler arası bir görünümünü sağlar.
2. Tutarlı UX/UI: Departmanlar ve roller arasında herkes aynı kullanıcı arabirimini (UI) kullanır ve bir ERP ile benzer bir kullanıcı deneyimine (UX) sahiptir. Envanter yönetimi , İK ve finans modüllerinin tümü aynı görünüme ve hisse ve paylaşılan işlevselliğe sahiptir. Bu, yazılımın benimsenme oranını artırır ve personelin departmanlar arasında hareket etmesini kolaylaştırabilir. Tutarlı bir UX ve UI, kullanıcılar işletmenin her köşesinden bilgileri hızla bulup anlayabildiği için verimlilik kazanımlarıyla da sonuçlanır.
3. İş süreci entegrasyonu: Bir ERP, muhasebe, tedarik zinciri yönetimi veya pazarlama ile ilgili olsun, işinizi başarılı kılan süreçleri destekleyebilmeli ve entegre edebilmelidir. Doğru platform, çeşitli süreçleri birleştirme becerisine sahip olacaktır - şirketin başarısında önemli rol oynayan iş akışlarını birbirine bağlamak, üretkenliği ve görünürlüğü artırır ve bu da maliyetlerin düşmesine neden olur.
4. Otomasyon: ERP yazılımının diğer bir temel özelliği, faturalama, sipariş işleme ve raporlama gibi tekrarlayan görevleri otomatikleştirme yeteneğidir. Bu, manuel ve bazen yinelenen veri girişini azaltır, zamandan tasarruf sağlar ve hataları en aza indirir. Otomasyon, personelinizin özel bilgi ve becerilerinden yararlanan katma değerli işlere odaklanmasını sağlar.
5. Veri analizi: Bir ERP'nin en değerli yönlerinden biri, bilgi silolarını yok etmesidir. İşletmenizin hemen her bölümünden gelen verileri kapsamlı raporlarla karıştırıp eşleştirebildiğinizde, son derece iyi performans gösteren ve beklentileri karşılamayan alanları ortaya çıkarırsınız. Liderler sorunları analiz edebilir ve bunları hemen çözmeye başlayabilir.
ERP Dağıtım Modelleri
Çeşitli ERP dağıtım modelleri, farklı kuruluşların ihtiyaçlarını karşılar. İşte her birinin nasıl çalıştığına ve önemli farklılıklara ilişkin detaylar:
Yerinde ERP (On premise ERP): Şirket içi bir sistemle, işletme, yazılımı sahibi olduğu sunucularda çalıştırır ve güvenlik, bakım, yükseltmeler ve diğer düzeltmelerden sorumludur. Bakım genellikle gerekli uzmanlığa sahip kurum içi BT personeli gerektirir. Uzun yıllar boyunca, şirket içi yani on premise ERP tek seçenekti, ancak bu dağıtım modelinin popülaritesi son yıllarda hızla azaldı ve pazar gözlemcisi IDC, düşüşlerin devam edeceğini tahmin ediyor (aşağıdaki tabloya bakın).
Bulut tabanlı ERP: Bulut tabanlı ERP, üçüncü bir tarafça yönetilen uzak sunucularda çalışır. Kullanıcılar genellikle bir bulut ERP'sine bir web tarayıcısı aracılığıyla erişerek onlara daha fazla esneklik sağlar - internet bağlantısı olan her yerden bilgi ve raporlara girebilirler. Bulut ERP için tek kiracılı ve çok kiracılı dahil olmak üzere birden çok dağıtım seçeneği vardır.
Tek kiracılı çözüm, sunucu alanını paylaşmayan yalnızca bir şirket tarafından kullanılan ayrı bir ERP örneğidir. Bu kurulum, istemciye yazılım üzerinde daha fazla kontrol sağlayabilir ve daha fazla özelleştirmeye izin verebilir, ancak aynı zamanda işletme için daha fazla iş yaratır.
Çok kiracılı bir çözümle, birkaç kuruluş aynı yazılım örneğini ve donanımı kullanır. Çoğu SaaS ERP çözümü çok kiracılıdır ve yazılım satıcısı tüm güncellemeleri ve yükseltmeleri yönetir ve müşterileri düzenli olarak en son sürüme taşır. Bu, kurum içi bir BT ekibine olan ihtiyacı azaltır ve şirketin her zaman yazılımın en güncel, güvenli örneğine sahip olmasını sağlar.
Bulut ERP Nedir?
IDC, bulut tabanlı ERP kullanımının 2019 ile 2024 arasında iki katından fazla olacağını tahmin ediyor.
Hibrit ERP: Hibrit ERP, şirket içi ve bulut dağıtımlarının unsurlarını birleştirir. Bir hibrit yaklaşım, bir şirketin şirket içi ERP'sini genel merkezinde yerinde tuttuğu, ancak yan kuruluşlar veya belirli bölge ofisleri için bulut sistemleri kullandığı iki katmanlı ERP'dir. Bu bulut çözümleri daha sonra şirket içi sistemle entegre edilir. Diğer şirketler, diğer işlevler için şirket içi sistemlerine bağlı kalırken belirli iş ihtiyaçları için bulut çözümlerine yönelebilir. Her iki durumda da, sabit bir bilgi akışı sağlamak için bulut sistemleri şirket içi platforma bağlanmalıdır - genellikle söylemesi yapmaktan daha kolaydır.
Açık kaynaklı ERP: Diğer açık kaynaklı uygulamalar gibi, açık kaynaklı ERP de bazı şirketler için uygun olan ucuz ve bazen ücretsiz bir alternatiftir. Birçok açık kaynaklı ERP sağlayıcısı, işletmelerin yazılımlarını ücretsiz olarak indirmelerine ve yalnızca müşteri bulut erişimi istiyorsa düşük bir yıllık ücret talep etmelerine izin verir. Bu çözümler, daha modern web tabanlı arayüzler ve artan sayıda modül ile gelişti, ancak şirketlerin açık kaynaklı bir ERP ile neyi üstlendiklerini anlamaları gerekiyor. Sağlayıcıdan gelen destek minimum düzeyde olacaktır ve yapılandırmalar ve sistem iyileştirmeleri müşteriye kalma eğilimindedir. Bu, yazılımın nasıl geliştirileceği ve yapılandırılacağı konusunda derin bilgi birikimine sahip teknik personele ihtiyacınız olduğu anlamına gelir.
İşletme Büyüklüğüne Göre ERP Sistemleri
Gelir ve/veya çalışan sayısı, ERP gereksinimlerinizi şekillendiren faktörlerden yalnızca biridir . Sırasıyla her küçük, orta veya büyük şirket için tek bir sistem en iyisi olmayacaktır. Ancak , tercih edilen dağıtım modellerinin yanı sıra bu segmentlere özgü özellikler de vardır.
Küçük İşletme için ERP: Küçük işletmeler, ihtiyaç duyduklarından çok daha fazla işlevselliğe sahip yazılımlardan kaçınmak için bir aramaya başlamadan önce gereksinimlerinin haritasını çıkarmalıdır. Bu, maliyetleri düşük tutacak ve çalışanlar için gereken eğitimi azaltacaktır. Ancak sistem, basit bir uygulama sürecinin yanı sıra zaman içinde yeni girişimleri ölçeklendirme ve destekleme yeteneğine sahip olmalıdır. Bu nedenle bulut ERP genellikle küçük işletmeler için en iyi seçenektir - şirket içi veya hibrit seçeneklere kıyasla daha düşük ön maliyetlere, daha hızlı kurulum zaman çizelgesine ve daha az teknik kaynak ihtiyacına sahiptir. Bulut, iş büyüdükçe ihtiyaçlarını karşılamak için ölçeklenebilirlik sunar ve doğru sağlayıcı, gerektiği gibi modüller ve özellikler sağlayabilir.
Orta Ölçekli İşletme için ERP: Orta ölçekli şirketler, tüm işletme işlevlerini özel modüllerle destekleyebilecek bir platform talep etmeli ve daha küçük işletmeler gibi gelecekteki ihtiyaçları karşılamak için ölçeklendirme yapabilen bir satıcı seçmelidir.
Birçok orta ölçekli işletmede büyük BT ekipleri bulunmadığından, bulut ERP yazılımı bu segmentte de oldukça popülerdir. Daha düşük başlangıç giderlerine ek olarak, önde gelen SaaS çözümleri, sınırlı teknik uzmanlığa sahip bir şirket için daha kullanıcı dostu olabilir. Bununla birlikte, çok sayıda özelleştirme gerektiren veya bulutta bilgi depolamasını engelleyen düzenleyici politikalara uyması gereken orta ölçekli işletmeler, şirket içi dağıtımları veya hibrit bir yaklaşımı tercih edebilir. Bu grubun, bu modeli destekleyecek finansal ve beşeri sermayeye sahip olması, küçük işletmelere göre daha olasıdır.
Büyük ölçekli işletmeler için ERP: Büyük ölçekli işletmeler, işletmelerinin tüm bileşenlerini destekleyebilecek ve rakipler listesini hızla azaltabilecek yazılımları tercih etmelidir. Şirketler, çok büyük miktarda veriyi yakalayabilen, işleyebilen ve yorumlayabilen ve birçok iş biriminin taleplerini karşılayabilen sistemlere ihtiyaç duyar.
Bulut ve şirket içi çözümleri birleştiren hibrit ERP, işletmelerde en yaygın olanıdır, çünkü saf bulut sistemleri mevcut olmadan önce ERP'yi benimsemiş olabilirler. Devasa bir ERP'yi buluta taşımak zaman ve kaynak açısından yoğun bir girişim olsa da, dünyanın en büyük şirketlerinin çoğu, faydaları fark ettikleri ve gelecekteki büyüme için kendilerini daha iyi bir konuma getirmeye çalıştıkları için bu adımı atıyor. Bazı kuruluşlar ayrıca, işin bölümleri için bir SaaS çözümü kullanan ve birincil şirket içi ERP ile entegre olan iki katmanlı ERP'yi devreye aldı.
ERP Modülleri
Bir ERP, arka ve ön ofis rolleri de dahil olmak üzere işin çeşitli yönleri için uyarlanmış özellik paketleri olan bir dizi farklı modülden oluşur. İşte en yaygın olarak kullanılan ERP modüllerinin hızlı bir dökümü:
Finans: Hemen hemen her ERP sisteminin temeli olan bir finans modülü, defteri kebir ve tüm finansal verileri yönetir. Alıcı hesapları ve satıcı hesapları dahil olmak üzere her işlemi izler ve mutabakatları ve finansal raporlamayı yönetir.
Tedarik: Tedarik modülü , ister hammadde ister bitmiş ürün olsun, satınalmayı yönetir. Fiyat teklifleri ve satınalma siparişleri için talepleri otomatikleştirebilir ve talep planlamasıyla bağlantılı olduğunda aşırı ve eksik satınalmayı en aza indirebilir.
Üretim: Üretim karmaşık olabilir ve bu modül, şirketlerin ürün üretmeye giden tüm adımları koordine etmesine yardımcı olur. Modül, üretimin talep doğrultusunda olmasını sağlayabilir ve devam eden ve bitmiş ürün sayısını izleyebilir.
Envanter yönetimi: Bir envanter yönetimi modülü, mevcut envanter seviyelerini stok birimi seviyesine kadar gösterir ve bu sayıları gerçek zamanlı olarak günceller. Ayrıca envanterle ilgili önemli metrikleri de ölçer. Herhangi bir ürün tabanlı şirket, mevcut ve tahmini talebe göre eldeki stoğu optimize etmek için bu modüle ihtiyaç duyar.
Sipariş yönetimi: Bu uygulama, müşteri siparişlerini gelen tüm kanallardan takip eder ve önceliklendirir ve teslimat boyunca ilerlemesini takip eder. Bir sipariş yönetimi modülü , sipariş karşılama ve teslimat sürelerini hızlandırabilir ve müşteri deneyimini iyileştirebilir.
Depo yönetimi: Bir depo yönetimi modülü, stok giriş, toplama, paketleme ve nakliye gibi depo faaliyetlerini yönlendirir. Bu görevleri yürütmenin daha verimli yollarını belirleyerek depoda zaman ve maliyet tasarrufu sağlayabilir.
Müşteri ilişkileri yönetimi (CRM): CRM, çok çeşitli sektörlerdeki işletmeler için popüler bir modüldür. Müşterilerle olan tüm iletişimi izler, müşteri adayı yönetimine yardımcı olur ve müşteri hizmetlerini iyileştirebilir ve satışları artırabilir.
Profesyonel hizmet otomasyonu (PSA): Hizmet işletmeleri, projeleri planlamak ve bunlara harcanan zaman ve kaynaklar dahil olmak üzere izlemek için genellikle bir profesyonel hizmet otomasyonu (PSA) modülü kullanır. Müşteri faturalandırmasını basitleştirebilir ve bir proje üzerinde çalışan personel üyeleri arasında işbirliğini teşvik edebilir.
İşgücü yönetimi (WFM): Bir iş gücü yönetimi (WFM) modülü, katılımı ve çalışılan saatleri takip eder ve bazıları maaş bordrosunu da yönetebilir. Bu araç, departman, ekip ve bireysel çalışan bazında devamsızlık ve üretkenliği kaydedebilir.
İnsan kaynakları yönetimi (HRM): Bir WFM modülünün insan kaynakları yönetimi (HRM) veya insan sermayesi yönetimi (HCM) modülü versiyonu. Mevcut performans değerlendirmeleri gibi ayrıntılı bilgilerle çalışan kayıtlarını tutar ve çeşitli departmanlardaki veya demografik verilerdeki işgücü eğilimlerini ortaya çıkarabilir.
E-ticaret: Bir e-ticaret modülü, perakendecilerin ve markaların çevrimiçi mağazalarının arka ve ön uçlarını yönetmelerine olanak tanır. Bu uygulama ile sitenin görünümünü ve hissini değiştirebilir ve ürün sayfaları ekleyip güncelleyebilirler.
Pazarlama otomasyonu: Bu modül, e-posta, web, sosyal medya olmak üzere tüm dijital kanallarda pazarlama çabalarını yönetir ve kuruluşların mesajlaşmalarını optimize etmelerini ve kişiselleştirmelerini sağlar. Bir pazarlama otomasyon aracı, fırsatları, satışları ve müşteri sadakatini artırabilir.
ERP En İyi Uygulamalar (Best Practices)
Çoğu ERP yazılımı, yerleşik en iyi uygulamalar etrafında oluşturulmuştur. Yazılım sağlayıcısı, yüzlerce veya binlerce müşteriyle çalışma deneyimine dayalı olarak iş akışları ve işlevsellik tasarlar ve genellikle süreçleri ayarlamak için esneklik olsa da, mümkün olduğu kadar standartlaşmayı teşvik eder.
Endüstri standardı en iyi uygulamalara bağlı kalmanın önemli iş avantajları vardır. Şirketler genellikle süreçlerini iyileştirdiklerini ve modernleştirdiklerini ve bunun sonucunda operasyonel verimliliği en üst düzeye çıkardıklarını ve rakiplerin gerisinde kalmaktan kaçındıklarını görüyorlar. En iyi uygulamaları gözlemlemek, şirketlerin temel finansal standartlara uymasına da yardımcı olur. Önde gelen ERP satıcıları, yazılımlarının her sektör için en iyi olan iş uygulamalarını içeren sektöre özel sürümlerini sunar.
ERP İmplementasyonu
ERP implementasyon projeleri, uygun hazırlık yapılmadığında çok fazla zaman ve para tüketebilecek önemli projelerdir. Bu projenin tam olarak ne kadar süreceği ve maliyetinin ne kadar olacağı, dağıtım modeli, uygulama stratejisi, sistemin karmaşıklığı, şirketin büyüklüğü ve ona tahsis edilen kaynaklar dahil olmak üzere birçok faktöre bağlı olacaktır.
7 İmplementasyon Aşaması
Diğer girişimlerde olduğu gibi, şirketler ayrıntılı bir uygulama planı oluşturmak için zaman ayırarak büyük zorluklardan kaçınabilirler. Hazırlık işe yarar.
Bir ERP implementasyonunun yedi temel aşaması vardır:
1. Keşif ve planlama: Başlamak için, şirketin bir ERP sisteminden tam olarak neye ihtiyacı olduğunu belirlemek için işlevler arası bir ekibi bir araya getirin. Bu ekip, verimsiz süreçleri ve iş büyümesinin önündeki diğer engelleri belirlemelidir.
2. Değerlendirme ve seçim: Artık ekip bir gereksinim belgesine sahip olduğuna göre, önde gelen teklifleri değerlendirme ve mevcut sorunları en iyi çözebilecek, tüm departmanların ihtiyaçlarını karşılayabilecek ve şirketin büyümesini teşvik edebilecek platformu seçme zamanı.
3. Tasarım: Bu aşamada, uygulama ekibi sistemin mevcut iş akışlarını destekleyip desteklemediğini ve hangi süreçlerin değişmesi gerekebileceğini belirler. Bu aynı zamanda gerekli özelleştirmeleri belirleme zamanıdır.
4. Geliştirme: Dahili ve/veya harici teknik uzmanlar, yazılımı tanımlı ihtiyaçlarınızı karşılayacak şekilde yapılandırır ve şirketin verilerini yeni çözüme geçirmeye başlar. Şimdi, çalışanları sistem üzerinde nasıl eğiteceğinize karar vermenin ve oturumları planlamaya ve gerekli eğitim materyallerini üretmeye veya edinmeye başlamanın zamanı geldi.
5. Test Etme: Bu atlanacak bir adım değildir - her şeyin beklendiği gibi çalıştığından emin olmak ve öngörülemeyen sorunları düzeltmek çok önemlidir. Platformu test ederken şirket genelindeki kullanıcıları dahil edin.
6. Canlıya geçiş: Canlıya geçme zamanı. Genellikle erken dönemde aksaklıklar olur ve işletmeler, değişime karşı direnci azaltmak için çalışan eğitimine öncelik vermelidir. Bazı firmalar aşamalı bir geçişi tercih ederken, diğerleri tüm modülleri aynı anda canlıya alırlar.
7. Destek: Kullanıcıların yeni sistemden yararlanmak için ihtiyaç duydukları her şeye sahip olduğundan emin olun. Bu devam eden bir süreçtir ve genellikle satıcının veya uzman danışmanların yardımıyla ek yapılandırmalar içerebilir.
İmplementasyon En İyi Uygulamaları
Projenize başlarken şu en iyi uygulamaları göz önünde bulundurun :
Bir yönetici sponsoru belirleyin: Böylesine geniş kapsamlı ve kritik bir proje, üst düzey liderlikten - ideal olarak farklı iş birimlerini temsil eden birden fazla yöneticiden - destek gerektirir.
Erken planlamaya başlayın: ERP gereksinimlerinin haritasını çıkarmak, görevleri önceliklendirmek, geliştirmek istediğiniz süreçleri belirlemek ve birkaç satıcıyı değerlendirmek için yeterli zaman ayırın.
İletişim kurun ve işbirliği yapın: İletişim, keşiften geliştirme, dağıtım ve ötesine kadar proje boyunca çok önemlidir. Yazılımın herkese günlük işlerinde yardımcı olacağından emin olmak için kuruluş genelindeki çalışanlardan girdi isteyin.
Makul beklentiler belirleyin: Beklenen maliyetler ve belirli çalışanların gerektirdiği süre ile birlikte projenin her aşaması için net bir zaman çizelgesi oluşturun. Paydaşların yol boyunca tümsekler olacağını anladığından emin olun.
En iyi KPI'ları seçin: Sistemin izlemesi gereken şirket için en değerli KPI'ları seçmek için çeşitli iş liderleri grubuyla işbirliği yapın. Kuruluşun büyük resim hedeflerini göz önünde bulundurun.
ERP Entegrasyonu
Bir ERP uygulamasını düşünen hemen hemen her işletme, söz konusu ERP modülleri ile entegrasyon sağlayacak sistemlere sahip olacaktır. Bu nedenle, bir ERP sistemini benimsemenin bir parçası, hangi mevcut sistemlerin değiştirileceğini, hangilerinin entegre edilmesi gerektiğini ve hangilerinin kendi başına bırakılacağını belirlemeyi içerir.
Unutmayın, ERP ne kadar fazla bilgi ile beslenirse, yatırımınızdan o kadar fazla değer elde edersiniz, bu nedenle sistemleri ERP'den ayrı tutmaktan kaçının.
Mevcut sistemlerin ERP'nizle ne zaman entegre edileceğine ve bu sistemlerin ne zaman ERP satıcınızın modülleriyle değiştirileceğine karar vermek üç hususa indirgenir:
İlk olarak, mevcut sistem yapmanız gereken işi yapıyor mu? Değilse, ERP satıcınız tarafından sunulan ilgili modülü kullanmak tercih edilmelidir.
İkincisi, eğer mevcut sistem bir bekçi ise, ERP ve mevcut sisteminiz arasında veri akışını sağlamak için ERP satıcısından, mevcut sistem satıcısından veya üçüncü bir taraftan temin edilebilecek bir bağlayıcı var mı? Ve eğer öyleyse, ne kadar iyi? Veri taşıma karmaşıktır. Bu bağlayıcılar, farklı satıcıların sistemlerini entegre etme konusunda iyi bir iş çıkarabilir, ancak kalite ve güncellemelere bağlılık değişebilir. Unutmayın: ERP'ye veya bağımsız sisteme yapılan yükseltmeler bağlayıcıları bozabilir veya yeniden çalışma gerektirebilir. En kötü durumda, yeni bir bağlayıcının olmaması, yükseltme planlarını tamamen rayından çıkarabilir.
Üçüncüsü, eğer bir bağlayıcı varsa, gerçek zamanlı olarak çalışıyor mu ve her bir sisteme ve sistemden gerekli tüm veri akışını sağlıyor mu? Bazı konektörler gerçek zamanlı olarak çalışır, diğerleri ise sistemleri günlük veya haftalık olarak senkronize eder. Bazıları sistemler arasında yalnızca sınırlı bir veri kümesini taşır ve bazıları yalnızca bir yönde çalışır - örneğin bir envanter yönetim sisteminden ERP'ye. Ekibiniz kapsamlı özel yapılandırmalar yaptıysa, bazı veri türleri bağlayıcı tarafından bilinmeyebilir.
Türünün en iyisi sistemleri tutmaya ve bunları seçtiğiniz ERP ile entegre etmeye karar verirseniz, konektörlerin doğru çalıştığını doğrulamanın her yükseltme döngüsünün bir parçası olacağını ve kapsamlı özelleştirmelerin sorunlara neden olabileceğini anlayın. Amacınız arka ofis işlevlerini otomatikleştirmekse, gerçek zamanlı, çift yönlü çalışma önemlidir. Veri akışını sürdürmek için kurum içinde veya bir ortak veya tedarikçi aracılığıyla uzmanlığa sahip olduğunuzdan emin olun.
ERP Proje Maliyeti
Bir ERP projesinin maliyeti, satıcıya, modüllere ve dağıtım modeline bağlı olarak büyük ölçüde değişir. Genel olarak konuşursak, toplam maliyetler yılda 10.000 ABD Dolarından az ile yıllık milyonlarca ABD Doları arasında değişebilir. ERP sistemleri, hedef kitlenin ihtiyaçları göz önünde bulundurularak fiyatlandırılır, bu nedenle gelişmekte olan ve yüksek büyüme gösteren işletmeler için inşa edilenler, Fortune 500 kuruluşları tarafından kullanılanlardan daha uygun maliyetli olacaktır.
Bulut tabanlı ERP ve özellikle çok kiracılı SaaS seçenekleri, genellikle şirket içi yazılımdan daha düşük ön maliyetlere sahiptir çünkü satın alınacak donanım veya işe alınacak sistem uzmanları yoktur. SaaS çözümüyle, satıcı bakımla ilgilenir ve müşterilerinden genellikle kullanıcı bazında yıllık bir ücret alır.
ERP fiyatı da ihtiyacınız olan modüllere göre değişiklik gösterecektir. Çözümler, finans ve temel envanter/sipariş yönetimi için temel işlevlerle gelebilir, ancak tamamlayıcı modüllerin eklenmesi ek bir ücret getirir.
Şirket içi (on premise) yazılımlarla şirketler, daha pahalı olan kalıcı bir lisans satın alır, ancak bu bir kerelik bir masraftır. SaaS'da olduğu gibi, bu yazılımın fiyatı, ihtiyaç duyulan modüllerin türüne ve sayısına göre değişecektir. Ancak, şirket içi sistemleri seçenler, yazılımı barındırmak için sunucular ve diğer altyapılar için de ödeme yapar, genellikle bakım ücretlerini göze alır ve BT personelini güçlendirmeleri gerekebilir. Bulut uygulamaları için abonelik ücretlerine ek olarak şirket içi ERP'yi desteklemek için birçok kaynağı gerektirdiğinden hibrit bir model daha da pahalı olabilir.
Son olarak, ERP maliyetlerinin lisanslamanın ötesine geçtiğini unutmayın. Çeşitli ERP çözümlerinin toplam sahip olma maliyetini (TCO) hesaplarken, özelleştirme, bakım, eğitim, yükseltmeler ve destekle ilgili uygulama ve işletme giderlerini hesaba katın. Bu maliyetler bir sağlayıcıdan diğerine değişecektir, bu nedenle durum tespiti yapın ve toplam harcamanın net bir tahminini almak için birçok soru sorun.
ERP'nin Tarihçesi
Şimdi ERP olarak adlandırdığımız şey, 1960'larda malzeme ihtiyaç planlama (MRP) sistemlerinin icadıyla başladı. Üreticiler, üretim programlarını planlamak, üretim çalışmaları için gerekli tüm sarf malzemelerine sahip olduklarından emin olmak ve bitmiş envanteri izlemek için MRP yazılımını kullandılar. Yirmi yıl sonra, teknoloji sağlayıcıları üretim kaynak planlaması veya MRP II sistemleri geliştirdi. MRP II yazılımı hala üreticileri hedef alırken, gelişmiş üretim planlaması için yeni yetenekler sunuyordu.
1990'lara kadar ERP, birleşik bir iş yönetimi platformu olarak mevcut kimliğine kavuşamadı . Bu yenilikçi teknoloji, muhasebeden ürün geliştirmeye, üretime, sipariş karşılamaya ve İK'ya kadar tüm işi ortak bir veritabanında bir araya getirdi. Bu ilk ERP çözümlerinin yüksek sermaye ve işletme giderleri vardı. Şirketlerin sunucu satın alması, uygun uzmanlığa sahip bir BT ekibi kiralaması ve ardından lisanslama ve uygulama için ödeme yapması gerekiyordu. Bundan sonra bakım ve yükseltmeler için büyük faturalar geldi.
Barındırılan (Hosted) ERP çözümleri, bulut ERP'nin ortaya çıkmasından önce uygulama hizmeti sağlayıcılarında mevcutken, bu sistemler pahalı ve karmaşık olma eğilimindeydi.
Ardından, 1998'de NetSuite ilk bulut ERP'yi piyasaya sürdü. Bulut işletim modeli bu alanda devrim yarattı çünkü ön yatırımı büyük ölçüde azalttı ve işletim maliyetlerini tahmin edilebilir hale getirdi. Satıcı, altyapıyı yönettiği ve yükseltmeleri otomatik olarak çıkardığı için sunucu satın almaya veya bir BT personeli kiralamaya gerek yoktu.
Bu, ERP'yi daha küçük şirketlerin erişimine açarak büyümeyi ve karlılığı teşvik etti.
Bulut ERP, o zamandan beri son yirmi yılda gördüğümüz yeniliklerin çoğunu başlattı ve besledi. Bu bilgi işlem modeli, şirketlerin hem iç departmanlar arasında hem de dış ortaklarla daha iyi işbirliği yapmasına olanak tanıyarak, işletmelere zaman ve para kazandıran ve onları ileriye taşıyan yeni içgörüleri ateşledi.
ERP'nin Geleceği
Artık şirketler bir ERP ile gelen muazzam faydaları anladıklarına göre, oyunu yükseltmenin yollarını arıyorlar. Yapay zeka (AI), blok zinciri, artırılmış gerçeklik (AR) ve nesnelerin interneti (IoT) gibi teknolojiler günümüzün ERP trendlerini şekillendiriyor. Bu teknolojilerin çoğu, halihazırda endüstri lideri ERP çözümlerinin içine yerleştirilmiştir.
Örneğin yapay zeka ve makine öğrenimi, hesap mutabakatlarını otomatikleştirebilir ve daha yakından bakmayı gerektiren işlemleri işaretleyebilir. Bu, muhasebe ekibine zaman kazandırır ve çoğu kişinin dört gözle beklemediği bir görevi devre dışı bırakır. Makine öğrenimi teknolojisi, daha fazla işlem işledikçe gelişir ve daha doğru tahminler geliştirmeye yardımcı olabilir.
Blockchain, verileri güvenli bir biçimde paketler ve tedarik zincirindeki şirketler arasında şeffaflığı artırabilir. Spesifik olarak, belirli ürünlerin durumunu ayrıntılı olarak gösterebilir ve bir öğenin hammaddeden bitmiş ürüne kadar olan yolculuğunun derinlemesine bir denetim izini oluşturur. Bu aynı zamanda ERP'nin içgörüler çıkarabileceği bilgileri de sağlar.
Artırılmış gerçeklik, perakende sektöründe bir yer edinerek, tüketicilerin satın almadan önce nasıl görüneceğine dair bir fikir edinmek için oturma odalarına bir mobilya parçasının bir halısını veya 3D görüntüsünü sanal olarak yerleştirmelerine olanak tanıyor. AR çalışması için gereken tüm veri noktaları ve görüntüler ERP'de saklanabilir.
Son olarak, daha fazla şirket, bilgileri ERP'ye geri gönderebilen sensörler, tarayıcılar ve kameralar gibi IoT cihazlarının değerini kabul ediyor. Örneğin, bir depo otomasyon ekipmanının performansını izleyen bir sensör, makine daha yavaş çalışmaya başladığında bir yöneticiyi uyarabilir. Bu, ekipmanın onarıma ihtiyacı olduğunun bir işareti olabilir ve işletme, arızalanmadan ve operasyonları kesintiye uğratmadan önce müdahale edebilir. Bir teslimat kamyonundaki bir IoT takipçisi, sürücülerin verimsiz rotalar izlediğini gösterebilir ve her zaman GPS kullanmalarını önerebilir.
Doğru ERP Sistemini Seçmek
Bir ERP, her şirketin nasıl çalıştığıyla örtüşmesi gereken kritik bir iş sistemidir, bu nedenle tek bir "en iyi" platform yoktur. Gerekli yetenekler, tercih edilen dağıtım modeli ve şirket büyüklüğü, bir ERP sistemi satın alırken kararınızı etkileyecektir. Sektörünüzdeki şirketlerle çalışan kanıtlanmış başarı kayıtlarına sahip yerleşik satıcılara bakın. Daima referans müşteriler isteyin ve başarı hikayelerine göz atın.
İşletmeler ayrıca yazılım sağlayıcısının IoT ve blockchain gibi gelişen teknolojiler için yol haritasını da dikkate almalıdır.
İşiniz için temel oluşturan modüllerle başlayın ve oradan inşa edin. Şirketler genellikle temel muhasebe görevlerini otomatikleştirmek için bir finans modülüyle başlar ve yönetimin mevcut likiditeyi ve kuruluşa giren ve çıkan para akışını kolayca görmelerine olanak tanır. Ürün tabanlı şirketler genellikle envanter ve sipariş yönetimini hemen dijitalleştirmek ister çünkü bu, tedarik, depolama ve nakliye konusunda hızlı ve önemli tasarruflar sağlayabilir. ERP'ye bağlanan bir e-ticaret uygulaması, bu satış kanalına güvenen satıcılar için bir önceliktir. Hizmet kuruluşları ise çalışan zamanını ve kaynak takibini ve proje faturalandırmasını basitleştirmek için bir PSA (profesyonel hizmetler otomasyonu) uygulamasıyla başlayabilir.
Bundan sonra, bir CRM modülü ihtiyatlı bir yatırımdır çünkü müşteri iletişimini iyileştirebilirken üretim, tedarik ve/veya depo yönetimi için tedarik zinciri yönetimi modülleri satınalma ve üretimi taleple daha iyi hizalayabilir. Yaratıcı teknikler aracılığıyla müşterileri çekmek ve elde tutmak için ERP ile entegre bir pazarlama otomasyonu çözümü, başka bir mantıklı ek olabilir.
Çok sayıda çalışanı olan işletmeler, çalışan deneyimini iyileştirmek ve harika bir işyeri olarak itibar kazanmak için insan kaynakları yönetimi (HRMS) / insan sermayesi yönetimi (HCM) sistemlerini en kısa sürede eklemelidir.
Şirketiniz için "doğru" ERP sistemi, şu anda ihtiyaçlarınızı destekleyen ve tasarruf sağlayan ve fırsatlardan yararlanmanıza yardımcı olan modüller ve özelliklerle işinizle birlikte büyümeye yetecek kadar ölçeklenebilir olan sistemdir.
Bu büyük bir karar, bu yüzden tüm seçenekleri iyice değerlendirmek için zaman ayırın.
Eskiden bir ERP platformu satın almak ve uygulamak ürkütücü, hatta bunaltıcıydı. Ancak günümüzde mevcut olan çözümler, şirketlerin her seferinde bir adım atmasına ve ihtiyaç duyduklarında ihtiyaç duyduklarını eklemesine izin veriyor. Bu yazılım daha önce hiç bu kadar çok organizasyonun erişiminde olmamıştı ve liderlerin bundan faydalanması gerekiyor. Bir ERP, rekabet etmek ve kazanmak için görünürlük ve içgörü isteyen bir şirket için artık zorunlu hale geldi.
ERP hakkında Sık Sorulan Sorular
ERP'nin açılımı nedir?
ERP, Gartner'ın 1990'da işletmelerin kullanmaya başladığı iş yönetimi platformlarına atıfta bulunmak için kullandığı bir terim olan kurumsal kaynak planlaması anlamına gelir.
Basit terimlerle ERP nedir?
Bir ERP, işletmelerin günlük operasyonlarının iş performansını yürütmek ve izlemek için güvendiği bir yazılımdır. Finanstan tedarik zincirine ve insan kaynaklarına kadar şirket genelindeki verileri merkezi bir havuzda saklar ve tüm bu bilgileri analiz edip raporlayabilir.
ERP nasıl çalışır?
Bir ERP, bir şirket içindeki çeşitli departmanlardan bilgi alan merkezi bir veritabanını kullanan bir uygulamadır. ERP, muhasebe, envanter yönetimi ve CRM gibi işlevlere ayrılmış entegre modüller içerir. Bir ERP, şirketlere verileri depolamak, görüntülemek, yönetmek ve yorumlamak için tek bir yer sağlar.
ERP sistemi nedir?
ERP sistemleri, muhasebe, üretim ve CRM gibi belirli iş süreçlerine odaklanan modüllerden oluşur. Bu modüller, merkezi bir veritabanı kullanarak çalışır, gerçek zamanlı verilere erişim sağlar ve veri tekrarını en aza indirirken bu departmanlar arasında iş performansına görünürlük sağlar. Eksiksiz bir ERP sistemi, şirketlerin bütçe yapmasına, planlamasına ve finansal sonuçları raporlamasına yardımcı olacaktır.
ERP neden kullanılır?
Şirketler, "tek bir gerçek kaynağı" sağlamak için aynı verileri kullanarak, merkezi bir sistem içinde birden çok iş fonksiyonundan gelen verileri birbirine bağlamak için ERP sistemini kullanır. Bu, farklı departmanların aynı sonuçlarla çalışmasına izin verir. Şirketler ayrıca manuel süreçleri otomatikleştirerek ve hata fırsatlarını azaltarak zamandan ve paradan tasarruf sağlar.
ERP sadece finans ve muhasebe için mi?
Finansal yönetim ve muhasebe kilit ERP işlevleri olsa da, sistemin yetenekleri bu departmanın çok ötesine uzanır. Satınalma, envanter ve sipariş yönetimi, üretim yönetimi, proje yönetimi, iş gücü yönetimi, satış ve pazarlama ve daha fazlasıyla ilgili görevleri otomatikleştirebilir ve daha iyi yönetebilir.
Şirketler neden ERP kullanıyor?
ERP yazılımı, büyük zaman ve maliyet tasarrufu sağladığı için şirketler için paha biçilmez bir araç haline geldi. Görevleri otomatikleştirmenin ötesinde, bir ERP, yöneticilere ve ekiplerine zamanlarını ve dikkatlerini nereye odaklamaları gerektiğini söyleyen şirket çapında görünürlük ve raporlama sağlar; bu, acil sorunların ele alınması anlamına gelebilir.
ERP ve MRP arasındaki fark nedir?
Bir MRP veya malzeme ihtiyaç planlama sistemi, üreticiler tarafından üretim çalışmalarına daha iyi hazırlanmak için kullanılan ERP'nin öncüsüydü. Tedarik ve envanter takibi gibi MRP sistemlerinin ele aldığı üretimle ilgili görevler, günümüzün ERP sistemlerinin yalnızca bir bileşenidir.
İki katmanlı ERP nedir?
İki katmanlı ERP, yan kuruluşları, farklı iş birimleri veya bölge ofisleri olan daha büyük şirketler arasında ilgi görmüş bir yaklaşımdır. Bu iş birimlerini veya ofisleri eski ERP'yi kullanmaya zorlamak yerine, Katman 1 sistemiyle entegre olan, daha az kaynak kullanan bir ERP (genellikle bir SaaS çözümü) üzerinde çalışırlar.
Bulut tabanlı ERP'nin avantajları nelerdir?
Bulut ERP'nin avantajlarının çoğu, daha düşük maliyetler ve daha az baş ağrısı altındadır. Bir bulut çözümünün uygulanması genellikle daha ucuz ve daha hızlıdır ve satıcı tüm bakım ve yükseltmeleri üstlendiğinden uygulama sonrası masraflar daha düşük olabilir. Satıcı tüm donanımı yönettiğinden, bulut tabanlı bir sistem büyümenizi sorunsuz bir şekilde destekleyebilir.