top of page
  • Yazarın fotoğrafıCansu Güven

ERP İmplementasyonu: Başarı İçin 6 Temel Aşama



Bir kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemini uygulamak, işin birçok bölümünü etkileyen karmaşık bir girişim olabilir. Herhangi bir büyük girişimde olduğu gibi, dikkatlice tasarlanmış bir implementasyon planı çok önemlidir. İmplementasyonu, her biri net hedeflere sahip aşamalara bölmek başarınızı en üst düzeye çıkarabilir.


Buna karşılık, önce net bir proje yönü, kapsamı ve yapısı oluşturmadan bir ERP implementasyonu yapmak, daha sonra önemli sorunlarla karşılaşma olasılığını artırır.


ERP İmplementasyonu Nedir?


Bir ERP sistemi, artan üretkenlik ve verimlilik gibi faydalar sağlamak için finansal yönetim, insan kaynakları, satış ve üretim gibi işletme genelindeki birçok işlevi entegre eder. ERP implementasyonu, bir ERP'nin planlanması, yapılandırılması ve dağıtılması sürecini tanımlar. Süreç genellikle birkaç ay sürer ve karmaşıktır çünkü bir ERP sistemi birçok farklı işlevi destekler ve otomatikleştirir.


Başarılı bir implementasyon sağlamak için kuruluşun gereksinimlerini dikkatli bir şekilde tanımlaması, sistemden yararlanmak için süreçleri nasıl yeniden tasarlayacağını belirlemesi, ERP sistemini bu süreçleri destekleyecek şekilde yapılandırması ve kullanıcılara dağıtmadan önce titizlikle test etmesi gerekir. Tüm bu adımlarda programa göre başarılı bir şekilde ilerlemek, dikkatli bir planlama ve yapılandırılmış, aşamalı bir implementasyon yaklaşımı gerektirir.


Tipik bir ERP implementasyon planı, her biri belirli hedeflere sahip altı aşamaya bölünebilir. Her iş benzersizdir, bu nedenle aşamalar şirkete bağlı olarak biraz değişebilir. Altı bölümden oluşan ERP implementasyon aşaması yaşam döngüsü, keşif ve planlama, tasarım, geliştirme, test, dağıtım ve desteği içerir.


Bir ERP İmplementasyon Planının Aşamaları



1. Keşif ve Planlama


ERP implementasyonunun ilk aşaması nedir? Bu, bir sistemin araştırılmasını ve seçilmesini, bir proje ekibinin kurulmasını ve ayrıntılı sistem gereksinimlerinin tanımlanmasını içerir.


Proje ekibi, proje planının ve hedef tarihlerin belirlenmesi, yeterli kaynakların tahsis edilmesinin sağlanması, ürün ve tasarım kararlarının alınması ve günlük proje yönetimi dahil olmak üzere, implementasyon ile ilgili çok çeşitli roller üstlenecektir.


ERP proje ekibinde genellikle bir yönetici, bir proje yöneticisi ve sistemi kullanacak departmanlardan temsilciler bulunur. Üst yönetimi dahil etmek, projenin ihtiyaç duyduğu kaynakları almasını sağlamak için kritik öneme sahiptir. Ekip ayrıca sistemin tasarlanması ve yapılandırılmasında uzmanlık sağlaması için harici bir danışman veya ERP implementasyon ortağı tutabilir. Ayrıca, BT'den bir temsilci ve kuruluş genelindeki kullanıcılar için özelleştirilmiş raporlar geliştirecek bir rapor yazarı gibi sistemin uygulanmasına dahil olan tüm dahili uzmanları da içermelidir.


Ekibin ilk hedeflerinden biri, süreç verimsizlikleri ve ERP sistemi gereksinimleri dahil olmak üzere mevcut sorunlar hakkında ayrıntılı bir anlayış geliştirmek olacaktır. Kuruluş daha önce bir ERP iş gerekçesi geliştirmişse, daha hızlı bir finansal kapanış, operasyonlara ilişkin iyileştirilmiş içgörü veya bir halka arz için hazırlık gibi geniş iş konularını ve implementasyon hedeflerini zaten tanımlamış olabilir. Bunlar, mevcut iş akışlarının belgelenmesi dahil olmak üzere daha ayrıntılı analizleri yönlendirmek ve sistemin geliştirilmesine odaklanmak için kullanılabilir.


Organizasyon gereksinimleri hakkında net bir fikir geliştirdiğinden, ekip bu aşamada bir ERP sistemi seçebilir ve edinebilir. Önemli bir karar, kurum içinde veya bulutta çalışan bir ERP sisteminin kullanılıp kullanılmayacağıdır. Şirket içi (on-premise) bir sistem için, kuruluşunuzun veri merkezine donanım ve yazılım satın alır ve kurarsınız. Buna karşılık, bulut tabanlı ERP genellikle internet üzerinden erişilen bir abonelik hizmeti olarak sağlanır, bu nedenle uygulanması daha hızlı olabilir ve daha az şirket içi BT becerisi gerektirir.


2. Tasarım


Tasarım aşaması, yeni ERP sistemi için ayrıntılı bir tasarım geliştirmek amacıyla ayrıntılı gereksinimlerden ve mevcut iş akışlarının anlaşılmasından başlar. Bu, yeni, daha verimli iş akışlarının ve sistemden yararlanan diğer iş süreçlerinin tasarlanmasını içerir. Kullanıcıları tasarım aşamasına dahil etmek önemlidir, çünkü onlar mevcut iş süreçlerini en iyi şekilde anlarlar. Onları tasarıma dahil etmek, yeni sistemi memnuniyetle karşılamalarını ve bundan tam olarak yararlanmalarını sağlamaya da yardımcı olur.


Gap (boşluk) analizi, ERP yazılımının özelleştirilmesinde süreç inceliklerini ve benzersiz farklılıkları belirlemek amacıyla kullanılabilir. Ekip, implementasyon ortağına veya tedarikçisine boşlukları sunabilir ve onlardan olası çözümleri belirlemelerini isteyebilir.


3. Geliştirme


Net tasarım gereklilikleriyle donanan geliştirme aşaması başlayabilir. Bu, yeniden tasarlanan süreçleri desteklemek için yazılımı yapılandırmayı ve gerektiğinde özelleştirmeyi içerir. Ayrıca, kuruluşun ERP sistemi tarafından değiştirilmeyecek diğer mevcut iş uygulamalarından herhangi biriyle entegrasyon geliştirmeyi de içerebilir. Şirket içi bir ERP sistemi kullanıyorsanız, kuruluşun gerekli donanım ve yazılımı yüklemesi gerekecektir.


Ekip, yazılım geliştirmeye paralel olarak, kullanıcıların yeni sisteme uyum sağlamasına yardımcı olacak eğitim materyalleri geliştirmelidir. Ayrıca, her biri farklı biçimler kullanabilen ve mükerrer veya tutarsız bilgiler tutabilen birden çok sistemden verilerin çıkarılmasını, dönüştürülmesini ve yüklenmesini içerdiğinden karmaşık olabilen veri taşıma planlamasına da başlanması gerekir. Proje ekibi, bu aşamada hangi verilerin taşınacağını belirlemeli ve çoğu muhtemelen ilgisiz olan tüm geçmiş verilerin kapsamlı bir şekilde taşınmasından kaçınmalıdır.


4. Test


Test etme ve geliştirme aynı anda gerçekleşebilir. Örneğin, proje ekibi belirli modülleri ve özellikleri test edebilir, sonuçlara göre düzeltmeler veya ayarlamalar geliştirebilir ve yeniden test edebilir. Ya da bir ERP modülünü henüz geliştirme aşamasındayken test edebilir. Yazılımın temel işlevlerinin ilk testini, bazı çalışanların tüm günlük faaliyetleri için sistemi test etmelerine izin verilmesi de dahil olmak üzere, sistemin tüm yeteneklerinin titiz bir şekilde test edilmesi izlemelidir. Bu aşama, taşınan verilerin test edilmesini de kapsamalı ve başlangıç ​​niteliğindeki son kullanıcı eğitimini içermelidir.


Tedarikçilerin çoğu, kullanıcı eğitimine başlamak için dağıtım öncesi ve sonrası araçlar sağlayabilir. Ancak tedarikçi desteğine ek olarak kuruluş, geliştirme aşamasında oluşturulan eğitim materyallerinden iyi bir şekilde yararlanmalıdır. Özellikle son kullanıcılarınızın günlük sorumluluklarını karşılayan kaynaklarda gerçek değer vardır.


5. Dağıtım


Ulaşmak için çabaladığınız şey bu: sistemin canlıya geçtiği gün. Onları değişime hazırlamak için elinizden gelenin en iyisini yapmanıza rağmen, birçok faktör ve muhtemelen bazı kafası karışmış çalışanlar olabileceğinden, olası sorunlara hazırlıklı olun. Proje ekibi, soruları yanıtlamak, kullanıcıların sistemi anlamalarına yardımcı olmak ve sorunları düzeltmeye çalışmak için hazır olmalıdır. İmplementasyon ortağınız, gerekirse sorun giderme konusunda yardımcı olabilmelidir. Kullanıcıların sisteme uyum sağlaması ve beklenen üretkenlik kazanımlarına ulaşması zaman alabilir.


Bazı veriler dağıtımdan önce taşınabilirken, diğer bilgiler (mevcut işlemler gibi) canlıya geçmeden hemen önce taşınmalıdır.


Bazı kuruluşlar, ERP sisteminin tüm modüllerini aynı anda dağıtmayı hedeflerken, diğerleri önce belirli yüksek öncelikli modüllere veya süreçlere odaklanır ve diğerlerini daha sonra aşamalar halinde ekler. Riski en aza indirmek için, bazı kuruluşlar bir süre daha eski sistemleri yeni ERP uygulamasıyla paralel olarak çalıştırmaya devam eder, ancak bu genel proje maliyetini artırabilir ve kullanıcı üretkenliğini azaltabilir.


6. Destek ve Güncellemeler


Dağıtımdan sonra ERP implementasyonunuzu geliştirmek, kullanıcıları mutlu etmeye ve işletmenin istenen faydaları elde etmesini sağlamaya yardımcı olur. Proje ekibi bu aşamada hala ERP sisteminden sorumlu olabilir, ancak odak noktası kullanıcı geri bildirimlerini dinlemeye ve sistemi buna göre ayarlamaya kayacaktır. Sisteme yeni özellikler eklendikçe bazı ek geliştirmeler ve yapılandırmalar gerekebilir. Yeni personelin de sistem hakkında eğitilmesi gerekecektir.


Şirket içi bir ERP sisteminiz varsa, periyodik yazılım güncellemeleri yüklemeniz ve hatta zaman içinde donanımı yükseltmeniz gerekebilir. Bulut tabanlı bir ERP sistemi kullanıyorsanız tedarikçiniz yazılımı otomatik olarak güncelleyebilir.



ERP İmplementasyonu - 6 Temel Aşama



ERP İmplementasyonu - En İyi Uygulamalar


Basitçe aşamalı bir implementasyon yaklaşımı oluşturmak başarıyı garanti etmez. Her aşamada ERP implementasyonunun en iyi uygulamalarını takip etmek de eşit derecede önemlidir. Genel olarak, en iyi uygulamalar şunları içerir:


Planlamayı Ciddiye Alın


Mümkün olan en kısa sürede tasarım ve geliştirme aşamasına geçmek cazip gelse de, ilk planlama ve keşif aşamasını aceleye getirmemek çok önemlidir. Bu aşama, projenin üst düzey desteğe sahip olmasını, net bir planla çalışmasını ve yeterli bütçe ve personel tahsis edilmesini sağlayarak tüm implementasyon projesi için sağlam bir temel oluşturmalıdır.


Destek ve Eğitime Önem Verin


Bazı proje ekibi üyeleri, canlıya geçiş tarihinin implementasyon çabasının doruk noktası olduğunu hissedebilir ve sonrasında ne olacağına yeterince dikkat etmeyebilir. Ancak sistem kullanıcıları için canlıya geçiş tarihi sadece bir başlangıçtır; projenin devam eden başarısı için kritik olan, sonrasında olanlardır. Teknik destek sağlamak, sorunları düzeltmek ve güncellemeler sağlamak için yeterli kaynakları planlamak ve tahsis etmek önemlidir. Son kullanıcı eğitimi de burada önemli bir faktördür.


Çalışanların, özellikle dışarıdan bir danışmanın yardım için artık etrafta olmayacağı durumlarda, sistemi rahat bir şekilde kullanmaları ve yeni iş akışlarına aşina olmaları gerekir. Bu alanlarda dikkatli çalışma, kuruluşunuzun sistemin tüm faydalarını gerçekleştirmesini sağlayacaktır.


Veri Geçişini Dikkatlice Planlayın


Kuruluşlar bazen tüm geçmiş verileri basitçe yeni sisteme taşıma hatasına düşerler. Gerçekte, eski sistemlerdeki bazı bilgiler eski veya gereksiz olabilir. 10 yıllık sipariş bilgileri gerçekten değerli mi? Listenizdeki her tedarikçi hala var mı? Bir ERP sistemine geçiş, kuruluşun verilerini temizlemek ve rasyonelleştirmek için bir fırsattır ve bunu yapmak için net bir plan oluşturmaya değer. Eski müşteri hesaplarını ayıklamak ve veri yanlışlıklarını aramak için eski verileri dikkatlice taramak mantıklıdır.


İyi İletişim Kurun


Bu, implementasyonun tüm aşamalarında esastır. Ekip, ERP implementasyonunun nedenlerini, amaçlarını ve faydalarını ve her aşamada neler bekleneceğini kuruluştaki herkese düzenli olarak iletmeyi bir öncelik haline getirmelidir. İki yönlü iletişim hayati önem taşır: Proje ekibi, dağıtımdan önce ve sonra kullanıcı sorunlarını dikkatle dinlemelidir.


Bir ERP sistemi uygulamak, şirketinizin yapabileceği en büyük zaman, para ve kaynak yatırımlarından biri olabilir. Ve yalnızca onu nasıl uyguladığınız kadar iyi olacaktır. Güçlü bir plan geliştirin ve ilk ERP'yi canlıya geçirme tarihinizden sonra iş süreçlerinizi gözden geçirmeye ve optimize etmeye devam edin. Bu, ilerledikçe kademeli olarak eklenen özellikler ve işlevlerle birleştiğinde, uzun vadede başarılı bir ERP ürünü elde etmenize yardımcı olacaktır.


ERP İmplementasyon Aşamaları Sık Sorulan Sorular


Bir ERP implementasyonundaki en zor aşama hangisidir?


Bu, seçtiğiniz sistemi uygulamanın ne kadar kolay olduğu da dahil olmak üzere birçok faktöre bağlıdır, ancak genellikle planlama ve keşif aşaması özellikle zordur. Kuruluştaki insanları gerekli zamanı ve finansmanı ayırmaya ikna etmek ve net bir proje zaman çizelgesi üzerinde anlaşmaya varmak zor olabilir. Açık bir plan olmadan ERP implementasyon sürecinin sonraki aşamalarına atlamak, problemler için bir reçetedir.


ERP implementasyon gecikmelerini nasıl önleyebilirsiniz?


Kesin bir zaman çerçevesi ve gerekli kaynaklar tahmini geliştirmek de dahil olmak üzere ilk aşamayı doğru yapmak için zaman ayırın. Bir implementasyon zaman çizelgesini planlamak göz korkutucu olabilir çünkü çok fazla değişken vardır. Pek çok proje, başlangıçta planlanan zaman çizelgesi gerçekçi olmadığı için programın gerisinde kalıyor. Ayarlanması gerekip gerekmediğini görmek için implementasyondaki kilit noktalarda zaman çizelgesini yeniden değerlendirmeyi düşünün.


Bulut ERP ve şirket içi ERP için implementasyon aşamaları farklı mıdır?


Her bir ERP sistemi türü için aşamalar aynı olmakla birlikte, her aşama içindeki bazı faaliyetler farklılık gösterecektir. En belirgin fark, donanımın tipik olarak teslim edildiği ve kurulduğu Aşama 1'dir. Sistemin yapılandırılmasını ve güncellenmesini içeren sonraki aşamalarda olduğu gibi, bu aşama da teknoloji becerileri gerektirir. Kuruluş, bulut ERP'yi kullanmak yerine şirket içinde bir sistem kuruyorsa, genel implementasyon süresi de artabilir.


ERP implementasyonunun ilk aşamalarında yönetici desteği ne kadar önemlidir?


Yöneticilerin projeye katılımının önemi göz ardı edilemez. ERP projesinin diğer birçok günlük önceliklere sahip kaynaklar için rekabet etmesi gerekebilir. CEO veya CFO gibi iyi bir yönetici, projenin ihtiyaç duyduğu desteği kuruluştaki herkesten almasını sağlamaya yardımcı olabilir. Yönetici desteği olmadan, proje yöneticisi ve departman yöneticileri gibi implementasyonda yer alan kişiler çetin bir mücadeleyle karşı karşıya kalabilir.


ERP implementasyon yaşam döngüsü nedir?


Bir ERP implementasyon yaşam döngüsü, şirketinizde ERP yazılımını dağıtmak için geçen süredir. İmplementasyon yaşam döngüsü, keşif ve planlama, tasarım, geliştirme, destek, dağıtım ve eğitim dahil olmak üzere çok sayıda adımı ve süreci içerir. İmplementasyon zaman çizelgesi, işletmenizin karmaşıklığına bağlı olarak değişebilir. Ancak yaşam döngüsü genellikle altı ila 12 ay sürer.


ERP implementasyonunun ilk aşaması nedir?


Keşif ve planlama, ERP implementasyonunun ilk aşamasıdır. Bu aşamada, bir ERP proje planı oluşturmaya başlamak için bir proje ekibi oluşturulacaktır. Bu plan, projenin geri kalanı boyunca bir rehber görevi görmelidir. Ekip mevcut sorunları ve olası çözümleri belirlemek için çalışırken ilk toplantılar da yapılacak ve dokümantasyon geliştirilecektir. Aşama sırasında, tanımlanan ekip ayrıca bir sistem araştırıp seçmeli ve ayrıntılı sistem gereksinimlerini tanımlamalıdır.



oracle-netsuite-erp

315 görüntüleme0 yorum

Son Yazılar

Hepsini Gör
Yazı: Blog2_Post
bottom of page