İş süreci otomasyonu (BPA), artan verimlilik, gelişmiş üretkenlik, daha az hata ve iyileştirilmiş süreç tutarlılığı dahil olmak üzere birçok avantaj sağlayabilir. Ancak her süreç, otomasyon için ideal bir aday değildir ve her BPA çabası sorunsuz gitmez. Bu nedenle, BPA projelerini seçerken, planlarken ve yürütürken en iyi uygulamaları seçmek önemlidir. Bu 10 en iyi uygulama, doğru hedefleri belirlemenize, daha yüksek başarı oranları elde etmenize ve kuruluşunuz için faydaları en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olabilir.
İş Süreci Otomasyonu Nedir?
İş süreci otomasyonu (BPA), bir kuruluş içinde tekrarlanan manuel görevleri kolaylaştırmak ve otomatikleştirmek için teknolojinin kullanılması anlamına gelir. BPA'nın hedefleri arasında operasyonel verimliliğin iyileştirilmesi, hataların azaltılması, süreçlerin standartlaştırılması ve personelin daha katma değerli faaliyetlere odaklanması için serbest bırakılması yer alıyor. BPA, basit veri girişi ve veri yönetimi görevlerinden tedarik zinciri yönetimi ve müşteri hizmetleri gibi karmaşık süreçlere kadar şirketin hemen hemen her bölümünde çok çeşitli iş süreçlerine uygulanabilir.
Temel Çıkarımlar
İş süreci otomasyonu (BPA), daha yüksek verimlilik ve daha az hata gibi avantajlar elde etmek için tekrar eden manuel görevleri otomatikleştirmek için teknolojinin kullanılması anlamına gelir.
BPA projelerine en iyi uygulamaları uygulamak, şirketlerin otomasyon için doğru süreçleri seçmelerine ve BPA girişimlerinin başarı oranını ve etkisini artırmalarına yardımcı olabilir.
İyileştirmeye ihtiyaç duyan alanları metodik olarak belirleyerek, otomasyon için umut vaat eden alanları seçerek ve tüm kuruluş için sonuçları dikkate alan bütünsel bir plan oluşturarak başlamak önemlidir.
Standart operasyon prosedürlerinin tanımlanması, teknoloji ile çalışan kişilere net roller verilmesi ve doğru eğitimin uygulanması BPA başarısına katkıda bulunur.
Kurumsal kaynak planlama (ERP) yazılımı, şirketlerin satış ve finanstan tedarik zinciri yönetimi ve üretime kadar işletme genelindeki süreçleri otomatikleştirmesine yardımcı olur.
İş Süreci Otomasyonu Faydaları
İş süreci otomasyonu, insanlar tarafından manuel olarak yürütülen görevleri gerçekleştirmek için teknolojiyi kullanmayı içerir. BPA genellikle tekrar eden görevleri daha hızlı hale getirmenin, daha fazla tutarlılık sağlamanın ve insan hatası olasılığını azaltmanın bir yolu olarak sunulur. Ancak işletmeler büyüdükçe ve BPA ile daha fazla deneyim kazandıkça, genellikle aşağıdakiler de dahil olmak üzere daha geniş bir fayda yelpazesi keşfederler:
Maliyet tasarrufu: Görevlerin otomatik olarak gerçekleştirilmesi genellikle daha ucuzdur.
Zamandan tasarruf: BPA, çalışanlarınızın sorunları çözmek, yenilikçi fikirler ortaya çıkarmak ve müşteri ilişkileri kurmak gibi görevlere odaklanması için zaman kazandırır.
Süreç standardizasyonu: Küresel şirketler, binlerce çalışanı işleri aynı şekilde elle yapmaları için eğitmekte sorun yaşayabilir. BPA, süreçlerin ve sonuçların farklı konumlarda standartlaştırılmasına yardımcı olabilir.
Zaman içinde tutarlılık: Manuel süreçlerle karşılaştırıldığında, otomatik süreçler günler, haftalar veya yıllar boyunca daha az değişiklik gösterir.
Daha az hata: Görevleri otomatikleştirmek, manuel hata olasılığını azaltabilir.
Geliştirilmiş veri izleme: Yazılım, tam olarak ne zaman olduğunun kaydını tutmakta iyidir. Bu veriler yalnızca denetim için değil, aynı zamanda analitik ve içgörüler için de yararlıdır.
İyileştirilmiş şeffaflık, sorumluluk ve güvenlik: Üstün veri izleme, liderler ve diğer paydaşlar için iş şeffaflığını da geliştirebilir. Yöneticilerinin her finansal işlemi kolayca görüntüleyebileceğini bildikleri takdirde, insanların uygunsuz davranışlarda bulunma olasılığı daha düşük olabilir.
İş Süreçlerini Otomatikleştirmek İçin En İyi 10 Uygulama
Şirketler, planlama, uygulama ve eğitim dahil olmak üzere her aşamada en iyi uygulamaları takip ederek BPA projelerinin başarısını en üst düzeye çıkarabilir. Otomasyon için aday süreçleri belirlemek, otomasyon için görevleri önceliklendirmek ve bir bütün olarak organizasyon üzerindeki etkiyi göz önünde bulundurmak için metodik bir yaklaşımla başlamak önemlidir. İmplementasyon söz konusu olduğunda, ERP yazılımı şirketlerin kuruluş genelindeki süreçleri otomatikleştirmesine yardımcı olabilir.
1. İşlevsel iyileştirmeye ihtiyaç duyan alanları belirleyin.
İyileştirmeye ihtiyaç duyan alanları metodik olarak belirlemek, genellikle bir iş süreci otomasyonu stratejisi geliştirmenin ilk adımıdır. Alternatif bir yaklaşım olan basitçe otomasyon için olgunlaşmış alanlara rastlamak, bazen iyi sonuçlar verebilir, ancak operasyonları iyileştirme stratejisinin temeli olarak yetersizdir.
Otomasyon alanlarının belirlenmesi, hangilerinin verimsiz, gereksiz veya hataya açık olduğunu belirlemek için mevcut iş süreçlerinin gözden geçirilmesini ve değerlendirilmesini içerir. Bunu başarmanın iki ana yolu, verileri analiz etmek ve insanlarla konuşmaktır. Akıllı işletmeler her iki yöntemi de kullanır. Veri analitiği, darboğazların nerede olduğunu, hataların en sık nerede meydana geldiğini ve nerede beklediğinizden daha fazla para harcadığınızı gösterebilir. İnsanlarla konuşmak size bu sorunların neden var olduğunu söyleyebilir. Ayrıca, iyileştirme için iyi aday olan ancak veri analizinde sorun olarak vurgulanmayan diğer süreçleri de ortaya çıkarabilir. Çünkü doğru metrikleri takip etmiyorsunuz veya iyiden mükemmele ilerleme fırsatınız var.
Örneğin, veri analizi, en yoğun aylarınızdan hemen sonra tamamladığınız işler için ödeme almanın daha uzun sürdüğünü gösterebilir. Analitikler, faturalandırma ve diğer finansal görevleri hızlandırabilen muhasebe otomasyonu ihtiyacına işaret ediyor. Ancak faturalandırmadan sorumlu çalışanlarla konuştuğunuzda, müşteri ilişkileri yönetiminin (CRM) otomatikleştirilmesinin daha da değerli olabileceğini anlıyorsunuz. Otomatik yeteneklere sahip CRM yazılımı, müşteri iletişimlerini hızlandırabilir ve müşteri hizmetleri ekibinizin verileri izlemek ve evrakları takip etmek için harcadığı zamanı azaltabilir. Bu, onları daha derin müşteri ilişkileri kurma ve müşteri ihtiyaçlarını daha iyi anlama, gelişmiş müşteri sadakati ve artan satışlar oluşturma konusunda özgür kılar. Ekibinizle konuşarak, sadece mütevazı iyileştirmeler elde etmek yerine gerçekten mükemmel bir operasyon yaratma fırsatını elde edebilirsiniz.
2. Tekrarlayan görevler bulun.
İşlevsel iyileştirmeye ihtiyaç duyan alanları belirledikten sonraki adım, otomasyon için bu alanlardan hangilerinin hedefleneceğini belirlemektir. Teknoloji bazı görev türlerinde diğerlerinden daha iyidir ve teknolojinin insanlara göre avantajlı olduğu alanlara odaklanmak önemlidir. En büyük verimlilik kazanımları genellikle en çok tekrar eden görevleri otomatikleştirerek elde edilir. Sıklıkla tekrarlanan görevler iyi adaylardır çünkü otomasyonu uygulamak, bir görevi manuel olarak bir veya birkaç kez gerçekleştirmekten neredeyse her zaman daha fazla zaman alıcı ve pahalıdır. Ayrıca, bir görevde ne kadar az doğal varyasyon varsa, teknolojinin daha az sayıda olası senaryoyu yönetmesi gerektiğinden, otomatikleştirmek genellikle o kadar kolay olur.
Müşterilerle etkileşim kurmak için e-posta kullanan bir satış departmanını ele alalım. En yaygın giden mesaj türlerinden ikisi, satın alma onayları ve müşteri sorularına verilen yanıtlardır. Mesajlar çok benzer olduğu için satın alma onaylarını otomatikleştirmek çok daha kolaydır. Çünkü işlemler arasında yalnızca birkaç ayrıntı farklılık gösterir. Bunun aksine, gelen sorular, önceden planlanması zor olan birçok farklı yanıt gerektirebilir. Şirketler, yaygın soruları yanıtlamak için yapay zekâ tabanlı sohbet robotları gibi teknolojileri kullanabilse de, bu yanıtları otomatikleştirmek çok daha karmaşık bir iştir.
3. Otomatikleştirilecek alanlara öncelik verin.
İyi BPA adayları olan görevleri belirlemek, çok büyük bir olasılık listesi oluşturabilir ve nereden başlayacağınız her zaman açık değildir. Nihayetinde karar, işletmeniz için en büyük farkı yaratacak şeye dayanmalıdır.
BPA'da yeniyseniz, otomatikleştirilmesi nispeten kolay olan görevlerle başlamak isteyebilirsiniz. Otomasyonu uygulamak zaman alıcı olabilir ve beceri ve uzmanlık gerektirir. Her otomasyon başarılı değildir veya tasarımcılarının öngördüğü şekilde çalışmaz. Daha basit problemlerle başlayıp daha sonra giderek zorlaşan zorluklara doğru ilerlemek hem yetkinlik hem de güven inşa edebilir.
Bazı şirketler, belirli bir iş hedefi seçerek ve bu hedefe en büyük katkıyı sağlayan projelere odaklanarak otomatikleştirilecek alanlara öncelik verir. Maliyet düşürme ortak bir hedef olmakla birlikte, BPA aynı zamanda şirketlerin ticari büyümeyi desteklemek üzere ölçeklenmesine yardımcı olmanın mükemmel bir yolu olabilir.
Şirketler bazen belirli iş birimlerine veya gruplara odaklanır. Bu, özellikle bu grupların çok farklı ihtiyaçları varsa anlamlıdır. Örneğin, farklı iş fonksiyonlarının ve müşteri etkileşimlerinin farklı kural ve gereksinimlere tabi olduğu sağlık hizmetleri ve finansal hizmetler gibi düzenlemeye tabi sektörler.
Başka bir yaklaşım, BPA faaliyetlerine süreç türüne göre öncelik vermektir. Sürekli olarak çok farklı süreçler arasında geçiş yapmaktansa şirket genelinde tek tip bir süreci otomatikleştirmeye odaklanmak daha verimli olabilir. Çok fazla farklı türde değişiklik uygulamaya çalışmazsanız, otomasyon sunumları daha hızlı, daha ucuz ve daha kaliteli olabilir.
En iyi yaklaşımın işletmeniz için en iyisinin olacağını unutmayın. Bazı işletmeler özellikle acil sorunlarla karşı karşıyadır ve aciliyet diğer tüm hususları geçersiz kılmalıdır.
4. Bütünsel bir plan oluşturun.
Bir iş sürecinde büyük bir değişiklik tasarlarken, yalnızca otomatikleştirdiğiniz görevi değil, aynı zamanda çevreleyen iş süreçleri ve tüm şirket üzerindeki daha geniş etkiyi de kapsayan bütünsel bir plan oluşturmak önemlidir. Dikkate alınması gereken önemli hususlar şunları içerir:
Yalnızca otomatikleştirilmesi kolay olan kısma değil, tüm sürece bakın. Genel süreçteki iyileştirmelerin, otomasyona yapılan yatırımı haklı çıkaracak kadar büyük olduğundan emin olun. Ayrıca, bir kerede daha eksiksiz bir bakım gerçekleştirebileceğiniz zaman, aynı süreçte hızlı bir şekilde art arda birden fazla değişiklik yapmaktan kaçınmak genellikle mantıklıdır. Mümkün olduğunca fazla giden e-postayı otomatikleştirmek için şirket çapında bir baskı yaptığınızı, ancak uzun vadeli planınızın gelişmiş otomasyona sahip bir CRM yükseltmesi içerdiğini hayal edin. Kesintiyi en aza indirmek için, bu iki değişikliği aynı anda uygulamak mantıklı olabilir.
Yukarı akış, aşağı akış ve yakın iş süreçlerini göz önünde bulundurun. Örneğin, hesaplamaları otomatikleştirmek için yazılım kullanıyorsanız, yazılım, insanların daha önce manuel olarak işlediği e-posta girişlerini işleyebilecek mi? Aynı şekilde, otomatikleştirilmiş sürecin çıktısına ne olur? Kimsenin açıklamaya veya yorumlamaya ihtiyacı var mı?
Tüm şirketin nasıl çalıştığını düşünün. Yalnızca bireysel süreçleri otomatikleştirmeye odaklanmak, kuruluşunuz için dönüşüm olanaklarını göz ardı etme riskini taşır. Örneğin, otomasyonun en önemli faydalarından biri, personel saatlerini serbest bırakabilmesidir. Hangi süreçlerin otomatikleştirileceğine ilişkin tamamen veriye dayalı kararlar alırken, personelin bu ek saatlerle neler başarabileceğinin daha geniş faydasını gözden kaçırmak kolaydır. Bu uzun vadeli faydalar, kısa vadeli verimlilik kazanımlarının etkisinden kolayca ağır basabilir. Bir işlemin otomatikleştirilmesi, ekibin işinizin geleceğini temsil edebilecek ürünleri tasarlamak için daha fazla zaman harcamasını sağlıyorsa, o zaman önceliği bu işlemi otomatikleştirmeye verebilirsiniz.
5. Net roller belirleyin.
Otomatikleştirilmiş süreci uygulama, sürdürme ve bu süreçle birlikte çalışmaya dahil olan kişiler için net roller belirlemek çok önemlidir. Bir görev bir robot tarafından gerçekleştirilirse, süreçteki diğer her adımın aynı kalacağını varsayamazsınız. İşlerin düzgün bir şekilde yapıldığından ve hiçbir adımın veya istisnanın gözden kaçırılmadığından emin olmaktan insanların sorumlu olması gerekecek. Otomasyon teknolojisinin girdilerini yönetmek, sonuçları denetlemek, istisnaları ve hataları ele almak ve çıktıyla ilgilenmek için sorumluluklar atamanız gerekecek.
Faturalama sürecini otomatikleştiren bir şirket örneğini ele alalım. İyi bir muhasebe sistemi, faturaları otomatik olarak oluşturarak, her faturadaki masrafları toplayarak ve müşteri iletişim bilgilerini ekleyerek çok sayıda el emeğini ortadan kaldırabilir. Ancak insanların yine de faturalandırma ve müşteri bilgilerini oluşturması gerekiyor ve faturaları müşterilere gönderilmeden önce incelemeleri gerekebilir. Yeni otomatik faturalandırma sistemini yönetmek için sorumlulukların dağılımı şöyle görünebilir:
Satış ekibi, siparişleri kaydetmekten ve müşteri verilerinin CRM sisteminde güncel olduğundan emin olmaktan sorumludur.
Bir faturalama uzmanı, otomatik sisteme faturaların ne zaman üretileceğini söylemekten, bunların doğruluğunu kontrol etmekten ve sistem bunları otomatik olarak müşteriye göndermeden önce onaylamaktan sorumludur.
Satış müdürü, otomatik sistemin fatura oluştururken kullanacağı kural ve prosedürleri belirlemekten sorumludur.
BT departmanı, yeni sistem için teknik destek sağlamaktan ve normal çalışma saatlerinde her zaman çalışır durumda olmasını sağlamaktan sorumludur.
Bu örneğin gösterdiği gibi, teknoloji eklemek BT grupları için daha fazla sorumluluk anlamına gelme eğilimindedir. Onları planlama sürecine erken dahil etmek ve diğer tüm departmanların başarılı olmasına yardımcı olacak yeterli kaynağa sahip olduklarından emin olmak mantıklıdır.
6. SOP'ler oluşturun.
Standart operasyon prosedürleri (SOP'ler), belirli bir görev veya süreçte yer alan adımları ve prosedürleri tanımlar. SOP'ler, insanların yeni rollere geçmesini ve birbirlerinin yerini doldurmasını kolaylaştırır. Ayrıca, otomatikleştirilmesi gereken adımların açık bir tanımını sağlayarak otomasyon araçlarının kullanımını rahatlatır.
Büyük kuruluşlar, tutarlı süreç çoğaltma ve sonuçları elde etmek için SOP'lerin vazgeçilmez olduğunun farkındadır. Büyük şirketlerin düzenli çalışan sirkülasyonu vardır ve prosedürleri birçok ekip ve lokasyonda tekrarlayabilmeleri gerekir. Ancak daha küçük işletmeler genellikle SOP'lerin değerini yeterince çabuk anlamazlar. Bu anlaşılabilir bir durumdur çünkü bir startup çok fazla kural tarafından kısıtlanmak veya ekipteki herkesin zaten bildiği şeyleri belgelemek için zaman ayırmak istemez. Ancak işe alımlar arttığında ve şirket bir miktar ciro elde etmeye başladığında, kurumsal belleğe çok fazla güvenmek tutarlılık ve verimlilik sorunlarına neden olabilir ve açıkça tanımlanmış prosedürler olmadan, bu sorunları otomasyon yoluyla çözmek daha zor olacaktır.
7. İş süreci yönetimini unutmayın.
İş süreci yönetimi (BPM), bir kuruluş içinde sıklıkla yürütülen süreçleri iyileştirmeye yönelik genelleştirilmiş, yapılandırılmış bir yaklaşımdır. BPM mutlaka otomasyon gerektirmese de, genellikle süreçlerin otomatikleştirilmesini içerir. Aslında, iş süreci otomasyonu, iş süreci yönetiminin güçlü ve büyüyen bir yönüdür. İnsan süreçlerini kodlamak, belgelemek ve iyileştirmek için kullanılan BPM teknikleri ve araçları, otomatikleştirilmiş süreçlere uygulanabilir.
8. Kullanıcıları eğitin.
Kullanıcıları eğitmek, iş süreçlerini otomatikleştirirken en iyi uygulamadır. Çalışanların yeni teknoloji ve yeni süreç konusunda eğitilmeleri gerekecek. Şirketlerin teknoloji eğitimi ihtiyacını fark etme olasılığı daha yüksektir, çünkü yeni teknoloji tipik olarak onu kullanmak için teknik bilgi gerektirir. Ancak iş süreci otomasyonu, yeni teknolojiyle doğrudan etkileşime girmeyen kişiler için bile genellikle değişen prosedürler ve sorumluluklar içerir. Bu nedenle, çalışanların yeni prosedürleri öğrenmek için eğitime ihtiyacı olabilir.
Antrenmanı ilginç kılmanın zorluğuna ek olarak, eğitimin zorlu yönlerinden biri de zamanlamadır. Yeni süreçler tamamen tanımlanmadan insanları çok erken eğitmeye başlayamazsınız, ancak eski süreç tamamen değiştirilene kadar da bekleyemezsiniz. Bazen, yeterli eğitim için zaman ayırmak, konuşlandırma zaman çizelgesinin geri alınmasını gerektirebilir. Ancak bu, sürekli bir acil durum akışıyla uğraşmaktan daha iyidir çünkü çalışanlarınız yeni otomatikleştirilmiş sistemi anında öğreniyor.
9. Bir yedek plan oluşturun.
Otomasyon beklendiği gibi çalışmazsa ne olur? Bir tedarikçinin yazılım çözümünü kullanıyorsanız ve tedarikçi aniden çalışma şeklini değiştirirse ve hatta iflas ederse ne olur? Başka bir iş akışında yapılan değişiklikler, otomatikleştirilmiş işleminizin girdilerini, sürecin işlemek için tasarlanmadığı şekillerde değiştirirse ne olur?
Bu sorunların çözümü, bir yedek plana sahip olmaktır. Bu plan, işleri eski, otomatik olmayan şekilde yapma seçeneğine sahip olmanızı sağlamak kadar basit olabilir. Yerinde bir plana sahip olmak çok önemlidir. İş süreci otomasyonu son derece değerli, hatta dönüşümsel olabilir, ancak hiç kimse her dağıtım için %100 başarı oranını garanti edemez.
10. ERP yazılımından yararlanın.
Birçok şirket için ERP yazılımı, BPA'da ayrılmaz bir rol oynar ve otomasyondan daha da fazla değer yaratmalarını sağlar. NetSuite ERP, zamandan ve paradan tasarruf etmeye, hataları azaltmaya, tutarlılığı geliştirmeye ve etkinlikleri daha iyi takip etmeye yardımcı olan yerleşik otomasyon yetenekleri içerir. İşletmeler, satış ve finanstan üretime kadar işin birçok alanını otomatikleştirmek için tek bir entegre platform kullanabilir.
ERP yazılımı, şirketin verilerini süreçler, coğrafyalar ve işlevsel alanlar genelinde entegre ettiği için BPA'dan elde edilen değere başka bir boyut ekler. Bu entegrasyon, bir süreç tarafından oluşturulan verilerin işin başka bir alanını geliştirmek için daha kolay kullanılabileceği anlamına gelir. Örneğin, otomatik raporlama ve izleme, teşhis ve tahmine dayalı iş analitiği için paha biçilmez veriler oluştururken aynı zamanda tekrarlanan hataların önlenmesine yardımcı olabilir. İş grupları arasındaki farklı performans seviyeleri gibi anormallikleri tespit etmek çok daha kolay hale gelir. Bu farklılıklar, bir çalışanın yardıma ihtiyacı olduğu anlamına gelebilir.
Tekrarlayan iş görevlerini gerçekleştirmek için teknolojiyi kullanma pratiği olan iş süreci otomasyonu, azaltılmış maliyet, hızlandırılmış süreçler ve daha az hata dahil olmak üzere birçok fayda sağlayabilir. Süreçleri otomatikleştirmek, çalışanların tekrarlayan küçük görevlere daha az zaman harcaması anlamına gelir, böylece kuruluşa daha fazla değer katan daha üst düzey işlere odaklanabilirler. Ancak her süreç, otomasyon için iyi bir aday değildir ve kötü uygulanan BPA girişimleri istenen sonucu vermede başarısız olabilir. Şirketler, aday süreçleri seçmek ve otomasyon çabalarını planlamak ve yürütmek için en iyi uygulamaları uygulayarak, BPA girişimlerinin etkisini ve başarı oranını en üst düzeye çıkarabilir.
İş Süreci Otomasyonu - Sık Sorulan Sorular
Hangi iş süreçleri otomatikleştirilebilir?
Teknoloji ilerledikçe, giderek daha fazla iş süreci otomatikleştirilebilir. Proje ilerlemesini izlemek, müşteri e-postaları oluşturmak, raporlar üretmek ve müşterileri faturalandırmak gibi teknoloji ile gerçekleştirilen birçok görevi içerir. Fiziksel süreçler de otomatikleştirilebilir; ürünleri fabrikanın her yerine manuel olarak itme ihtiyacını ortadan kaldıran basit bir konveyör bandından, yarı iletken üretiminde karmaşık montaj görevleri gerçekleştiren veya depolarda ürün toplayan robotlara kadar. Otomatikleştirilmiş envanter takibi ve görüntülerden metin verileri yakalama gibi çeşitli işlevler için kameralar ve bilgisayar görüşü kullanılabilir. Çalışan giderlerinin girilmesi gibi daha önce zaman alan ve maliyetli işlemler, akıllı telefonlar gibi günlük cihazlar kullanılarak otomatikleştirilebilir.
Bir iş sürecini otomatikleştirmek ne anlama geliyor?
Bir iş sürecini otomatikleştirmek, bir iş içindeki bir görevi veya görevler dizisini otomatik ve tutarlı bir şekilde gerçekleştirmek için teknolojiyi kullanmak anlamına gelir. Bu, fiziksel bir şeyle veya her ikisinin bir kombinasyonuyla etkileşime giren bir yazılım, makine içerebilir. Görevler, daha büyük bir süreçteki bir adım kadar küçük olabilir; bu durumda otomasyon, insan işçiye verimli bir araç sunar veya tam otomatik fabrika montaj hatları gibi çok karmaşık olabilir.
İş süreci otomasyonundaki adımlar nelerdir?
İş süreçlerini otomatikleştirmek için evrensel bir adım dizisi olmasa da, bunlar genellikle şunları içerir:
Süreç analizi: İş süreci otomasyonu için aday olan süreçleri belirledikten sonra, mevcut süreci tamamen anladığınızdan emin olun, böylece önemli hiçbir şeyi kaçırmadan otomasyon yoluyla onu çoğaltabilir ve iyileştirebilirsiniz.
Süreç tasarımı: Otomatik teknolojinin gerçekleştireceği kesin adımları ana hatlarıyla belirtin.
Prototip oluşturma, test etme ve geliştirme: Mevcut iş sürecini değiştirmeden önce tüm otomatikleştirilmiş sürecin başarıyla ve tekrar tekrar gerçekleştirilebildiğinden emin olun. Bu, teknolojiyle çalışan kişiler için yeni prosedürlerin test edilmesini içerir.
Eğitim: Kullanıcıları yeni sistem ve yeni prosedürler hakkında eğitin.
Dağıtım: Bu, kapsamlı bir şekilde test edilmiş teknolojik çözümün, teknolojiyle çalışan insanlar için yeni prosedürlerle birlikte hayata geçtiği zamandır.
İzlem, bakım ve iyileştirme: İşini düzgün bir şekilde yaptığından emin olmak için otomatik teknolojiyi izleyin. Sorunların giderildiğinden ve önemli iyileştirme fırsatları belirlendiğinde teknolojinin güncellendiğinden emin olun.
Etki değerlendirmesi: Beklentileri aşan veya düşük performans gösteren alanlara dikkat ederek, otomatikleştirilmiş sürecin etkisini değerlendirin.
Neden iş süreçlerini otomatikleştirmelisiniz?
İş süreçlerini otomatikleştirmek, maliyet tasarrufu, zaman tasarrufu, gelişmiş şeffaflık ve azaltılmış hata oranları dahil olmak üzere birçok avantaj sağlayabilir. İş süreci otomasyonu, zaman alıcı, tekrarlanan manuel adımları azalttığı için, çalışanların analiz ve diğer yüksek değerli işlere daha fazla zaman ayırmasını sağlar.
