Dünya, birçok kuruluşun kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemlerini kurmasından bu yana önemli ölçüde değişti. ERP sistemlerinin kendileri de bir değişim evresi geçirdi.
Sonuç olarak, ister ERP sistemi ile değişen iş gereksinimleri arasındaki artan uyumsuzluktan, isterse yeni ERP sistemlerinin ek yeteneklerinden olsun, birçok kuruluş kendilerini bir ERP yükseltmesi veya değiştirmesi için gecikmiş buluyor.
ERP yükseltmeleri büyük bir yatırımdır; bu, iş liderlerinin mevcut çözümlerinin kapsamlı bir değerlendirmesini tamamlamaları ve yükseltmenin neden gerekli olduğuna ilişkin destekleyici nedenlerin bir listesini oluşturmaları gerektiği anlamına gelir. İlerlemeye devam ederseniz, aşağıda ele alınan bir proje planı ve bir ERP yükseltme kontrol listesi bulacaksınız.
ERP Sisteminizi Yükseltmeniz İçin Nedenler
Bir organizasyonun ERP sistemini yükseltme zamanının geldiğini gösteren birçok neden, ya teknolojinin yaşlanması ya da işin evrimi ile ilgilidir. Sonunda, eski sisteminiz artık iyi performans göstermeyebilir. Çözüme yeni iş süreçlerini yansıtmak veya çoğu şirketin ihtiyaç duyduğu gerçek zamanlı görünürlüğü elde etmek zor olabilir.
Çoğu zaman, eski teknoloji, bakımı zor veya maliyetli olan ve kuruluşunuzun artık sahip olmadığı niş bilgi gerektiren karmaşık özelleştirmelerle kırılgan hale gelir. Eski ERP sisteminizin desteklemediği daha yeni, daha gelişmiş bir veri tabanına geçmeyi tercih edebilirsiniz. Veya daha önce önerildiği gibi, daha eski bir on-premise ERP sistemi, artık endişelenmek istemediğiniz sunucu donanımını korumanızı gerektirebilir.
Çok eski ERP sistemleri, yalnızca kullanımdan kaldırılmış bir işletim sisteminde çalışabilir veya ERP çözümünüzün kendisi artık desteklenmeyebilir. Her iki durumda da, yazılımın daha yeni bir sürümüne geçmek bazen destek almanın tek yoludur.
Bir şirketin ERP'sini yükseltmek isteyebileceği diğer nedenler şunlardır:
Kullanımı zor olan veya daha yeni sistemlerden daha fazla adım gerektiren eski kullanıcı arayüzleri.
İşletmenizin çalışmayı tercih edeceği yeni ve daha verimli yolları destekleyemeyen esnek olmayan yazılım.
Sistemin kapasitesini iş büyümesine uyacak şekilde artırmak imkânsız veya çok pahalı olması.
Veri raporlama ve analiz, günümüzün iş temposuna ayak uydurmak için yeterince hızlı değil.
Mobil cihazlar için sınırlı veya hiç destek yoktur.
ERP Yükseltmeleri Neden Önemlidir?
ERP yükseltmelerini en önemli yapan şey, yaratabilecekleri iş değeridir. Bugün, ERP özellikleri, işletmenizin yeni fırsatlardan yararlanmasına veya eski sistemlerin sağlayamadığı maliyet tasarruflarına olanak tanır. Örneğin, son yıllarda ERP çözümleri, kapsamlı gösterge tabloları, puan kartları ve KPI'lar aracılığıyla gerçek zamanlı görünürlük ekledi; daha fazla süreci otomatikleştirmek ve karar vermeyi iyileştirmek için yapay zekâ ve makine öğreniminden giderek daha fazla yararlandı; daha eksiksiz ve daha iyi entegre edilmiş e-ticaret yeteneklerini benimsedi ve daha iyi mobil destek sağladı. İş süreçlerini ve iş ilişkilerini fiziksel dünyadan dijital alana hızla taşıyan bir dünyada, bu tür yetenekler giderek daha değerli hale geliyor.
Bazı yeni ERP sistemleri, ek gerçek zamanlı konum ve durum bilgileri sağlamak için Nesnelerin İnterneti (IoT) cihazlarını entegre ederek tedarik zincirleri üzerindeki kontrolü güçlendirmeye ve olası aksaklıkları erkenden yakalamaya yardımcı olur. Tedarik zincirlerinin giderek daha karmaşık hale geldiği ve işlerin ters gitmesi için fırsatlarla dolu olduğu bir çağda, bazı işletmeler tek başına bu yeni yetenekte bir ERP yükseltmesini haklı çıkarmak için yeterli değeri görebilir.
Yükseltme mi Değiştirme mi?
Bir ERP yükseltmesi ile tam değiştirme arasındaki seçim, her bir yaklaşımın ne kadar iş değeri yaratacağına ve her birinin şirkete ne kadara mal olacağına bağlı olarak anlamlı bir seçimdir. İşletmenin ihtiyaçlarına ve mevcut yazılımının sınırlamalarına bağlı olarak her iki seçenek için de yapılması gereken güçlü durumlar vardır.
Yükseltmenin Faydaları
Genellikle, yükseltme, değiştirmeden daha az rahatsız edicidir. En iyi durumda, ERP sisteminizde oluşturduğunuz entegrasyonlar ve özelleştirmeler varlığını sürdürür, kullanıcı deneyimi çok az değişir ve yeni bir yazılım tedarikçisiyle ortak olmak zorunda kalmazsınız (yalnızca mevcut ERP sağlayıcısının kalitesi ve hizmetinden memnun olduğunuzda bir avantajdır). Aynı şekilde, ekibiniz mevcut sistemden memnunsa, bir yükseltme daha sorunsuz ilerleyebilir.
Değiştirmenin Artıları
Birçok işletmenin son ERP sistemini satın almasından bu yana büyük teknolojik gelişmeler olmuştur ve farklı bir sağlayıcı, kuruluşunuz için özellikle değerli olan belirli alanlarda yenilik yapmış olabilir. Farklı bir ERP platformuna geçmek, yalnızca mevcut sisteminizin en son sürümüne yükseltmekten daha fazla iş fırsatına ve süreç verimliliğine olanak sağlayabilir. Ek olarak, birleşme veya satın almanın sizi iki ayrı ERP sistemini çalıştırmaya zorladığı durumlarda, tam değiştirme hem eski hem de ayrı sistemlerin yerini alabilir. Bu, karmaşıklığı azaltabilir ve iki iş birimi arasındaki iş birliğini artırabilir.
Bir ERP yükseltmesine veya değiştirmeye meyilli olsanız da, bulut dağıtım seçeneklerini göz önünde bulundurmalısınız. Günümüzün hizmet olarak yazılım (SaaS) bulut ERP çözümleri, donanım, performans, yama ve yükseltmeleri yönetme sorumluluklarını tedarikçiye devrederek BT maliyetini ve karmaşıklığını azaltabilir.
Bulut çözümleri ayrıca uzaktaki kullanıcıların sanal özel ağ (VPN) aracılığıyla ERP işlevlerine erişme ihtiyacını ortadan kaldırarak daha fazla insanın evden çalıştığı bir çağda BT yönetimini basitleştirir. Bir bulut çözümüne geçerken, gelecekteki yükseltmeler büyük ölçüde önemsiz hale gelir. Bazı bulut ERP sağlayıcıları, abonelik fiyatının bir parçası olarak tüm müşterilere otomatik olarak yeni yetenekler sunar.
Mevcut yazılım sağlayıcınız, on-premise sisteminden bulutta çalışan bir sisteme geçmeniz için sizi teşvik edebilir. Tedarikçinin gelecekteki yatırımlarına odaklandığı yer burası olabilir ve ayrıca bir bulut çözümünde maliyet ve yönetim avantajları da bulabilirsiniz. Ancak, tedarikçinin sunduğu teklifi ve bunun barındırılan mı yoksa gerçek bir bulut çözümü mü olduğunu tam olarak anladığınızdan emin olmalısınız.
Bir on-premise sistemde kalmaya karar verirseniz, ileride ihtiyaçlarınızı karşıladığından emin olmak için yol haritasını gözden geçirin.
ERP Sistemlerini Nasıl Değerlendirirsiniz?
Herhangi bir iş kararında olduğu gibi, ERP yükseltme değerlendirmeleri, başarmaya çalıştığınız şeyle başlar: çözmeye çalıştığınız sorunlar ve yararlanmak istediğiniz fırsatlar. Örneğin, satış eğilimlerini veya günlük gönderilen siparişler gibi tedarik zinciri ölçümlerini gerçek zamanlı olarak görüntülediyseniz, azaltabileceğiniz veya ortadan kaldırabileceğiniz maliyetler olabilir.
Güncel verileri kullanmayan elektronik tablolarda yerleşik olarak bulunan hatalı varsayımların sonucu olan yanlış üç aylık tahminlerle mücadele etmiş olabilirsiniz. Her zaman güncel envanter bilgilerini yansıtan daha gelişmiş e-ticaret yetenekleriniz olsaydı mümkün olabilecek satış artışını ölçebilirdiniz. Hesapları her ay daha hızlı kapatmak için yerleşik işlevleri kullanarak zamandan ve kaynaklardan tasarruf edebilirsiniz.
Makine öğrenimini kullanan modern bir ERP sistemiyle uygulayabileceğiniz ve otomatikleştirebileceğiniz finans ve operasyonlarda en iyi uygulamalar olabilir. Son olarak, bazı yeni ERP yazılımlarında yerleşik olarak bulunan gelişmiş analitik, değişen müşteri talebine uyum sağlama şeklinizi nicel olarak iyileştirmenize, fiyatlandırmayı optimize etmenize, pazarlama performansını iyileştirmenize veya olası sahte siparişleri belirlemenize yardımcı olabilir.
Bir ERP yükseltmesinin veya değiştirmesinin neyi başarmasını istediğinizi öğrendikten sonra, her seçeneğin bu iyileştirmeleri nasıl sağlayabileceğini, her biriyle ilişkili doğrudan ve dolaylı maliyetleri (entegrasyon, özelleştirme ve eğitim dahil) ve her biri için uygulama planlarını karşılaştırabilirsiniz.
ERP Sisteminizi Ne Zaman Yükseltmelisiniz?
SelectHub, çoğu işletmenin yükseltmeden önce 5-10 yıl boyunca bir ERP sistemi kullandığını tespit etti.
Açıkçası, her şirket farklıdır ve bunu yapmak için zorlayıcı bir iş gerekçesi olana kadar sisteminizi yükseltmez veya değiştirmezsiniz. Bazı kuruluşlar, işlerini modernleştirmek ve yeni ERP yetenekleri gerektiren otomasyondan yararlanmak için ERP yükseltmelerini daha geniş planlara entegre eder.
ERP Yükseltme Kontrol Listesi
Bir ERP sistemini yükseltiyor veya değiştiriyor olsanız da, dikkatli proje planlaması çok önemlidir. Bu planı oluşturmaya ve ilerlemeyi takip etmeye yardımcı olması için bu kontrol listesini kullanın:
Ön proje ekibini oluşturun. Bir ERP yükseltmesinin veya değiştirmesinin takip etmeye değer olup olmadığını belirlemek için bilgi ve ilgili rollere sahip farklı departmanlardan kişileri bir araya getirin. Son kullanıcıları dahil edin; depo çalışanları, tedarik zinciri yöneticileri, pazarlama koordinatörleri ve satış uzmanları. Onlar mevcut sisteminizin sınırlarını başkalarının anlamadığı şekilde anlarlar.
İş gerekçesi oluşturun ve yönetim onayı alın. Bu ilk değerlendirmeden sonra ilerlemek mantıklıysa, kuruluşunuzun yeni bir çözümle elde edebileceği değeri belgeleyin. Ardından, onaylarını almak için yöneticilere sunun, bu biraz zaman alabilir.
Gereksinimleri tanımlayın. Belgelediğiniz değeri sunmak için bir çözümün neleri içermesi gerektiğini tanımlayın.
Potansiyel çözüm sağlayıcıları belirleyin. Sizinkine benzer gereksinimleri karşılama konusunda kanıtlanmış referanslara sahip tedarikçileri araştırın (bu, mevcut tedarikçinizi içerebilir). Şirketler, hangi ERP'yi kullandıklarını öğrenmek için endüstri ortaklarına ulaşmayı ve bu sağlayıcıyla olan deneyimlerini sormayı düşünmelidir.
Gerçekçi proje kilometre taşlarıyla uygulama planı oluşturun ve onaylayın. Arka uç veri tabanı yükseltmelerine, veri entegrasyonuna ve geçişine, eski özelleştirmelerin geçişine (bunlar muhafaza edilmelidir ve diğerleri nasıl değiştirilebilir?), kullanıcı eğitimine, canlıya geçiş planlamasına, olası kesinti noktalarını azaltmaya ve devam eden tedarikçi desteği seçeneklerine özellikle dikkat edin. ERP uygulama planı kontrol listelerinin genellikle birden fazla aşaması vardır, böylece daha sonra daha gelişmiş yeteneklerin uygulanması için bir temel oluştururken hızla değer kazanmaya başlayabilirsiniz.
Plan dahilinde birlikte yürütün. Tüm tarafların endişelerini dile getirebileceği, ortaya çıkan riskleri işaretleyebileceği ve çözümler için birlikte çalışabileceği samimi ve açık bir ilişki kurun.
Son durumu inceleyin ve gelecek adımları planlayın. Çoğu kuruluşun bunu yapmak için zaman ayırması gerekir. Ama her zaman bu olmaz. ERP projeleri özellikle önemlidir çünkü uzun yıllar teknoloji ve tedarikçi ortaklarınızla birlikte çalışacaksınız, bu nedenle olumlu ve üretken bir ilişkiyi sürdürmenin gerçek değeri vardır.
ERP sisteminizi değiştirmeyi planlıyorsanız şu adımları izleyin:
Yükseltmeye veya değiştirmeye karar verin. Bu aşamada tedarikçiler tarafından sağlanan bilgilere dayanarak, maliyet, kesinti ve iş değerinin karşılaştırmalı analizine dayalı bir yol seçin. Çoğu paydaşın seçilen yola dahil olduğundan emin olun.
Shortlist oluşturun. Ayrıntılı teklifleri ve gösterimleri isteyin ve inceleyin. Sorular sorun, yol haritalarını değerlendirin, daha fazla açıklamaya ihtiyaç duyan teklifler arasındaki farklılıkları netleştirin, referansları kontrol edin, maliyetleri dikkatlice karşılaştırın ve her bir sağlayıcının sizi nasıl desteklemeyi taahhüt ettiğini anlayın.
Bir sağlayıcı seçin. Güvendiğiniz ve ihtiyaçlarınızı en doğru şekilde karşılayacağınıza inandığınız bir ortak seçin. Bu bazen bazı şeylerden ödün vermenizi içerebilir, bu nedenle çözümün üstesinden gelemeyeceği veya henüz çözemeyeceği sorunları nasıl halledeceğinizi düşünmeniz gerekebilir.
Tüm proje ekibini işe alın ve başlangıç toplantısı yapın. Şirket ve sağlayıcı kaynaklarını belirleyin ve bu projeye gerekli zamanı ayırabileceklerinden emin olun. Farklı görevler için sorumluluğu belirleyen ve hedeflere (son tarihlerle) göre ilerlemeyi izleyen araçlar bulun.
ERP sisteminizi değiştirmek ya da demo talep etmek için Oracle NetSuite Cloud ERP Çözüm Ortağı, A&F Dijital Dönüşüm Teknolojileri deneyimli ekibiyle iletişime geçebilirsiniz.
