Kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemleri, finans, envanter yönetimi, üretim, satış ve proje yönetimi gibi temel iş fonksiyonlarını, tek bir birleşik platformla entegre ederek muazzam değer sunar. Bu işlevlere yönelik daha fazla görünürlük sayesinde, iş liderleri verimliliği artırabilir, maliyetleri azaltabilir ve yeni büyüme fırsatlarının kilidini açabilir.
ERP'nizin yatırım getirisi (ROI) olan bu değeri ölçmek, her şeyden önce bir ERP yatırımını haklı çıkaran bir iş gerekçesi oluşturmak için çok önemlidir. Ayrıca, ERP'nin yatırım getirisini ölçmeye yönelik analiz, işletmelerin bir ERP sisteminin kuruluşları üzerindeki etkisini değerlendirmelerine, tahmin etmelerine ve aynı zamanda ERP yaklaşımlarını zaman içinde iyileştirmelerine yardımcı olur, böylece ERP'nin işletme için değeri artmaya devam eder.
Ancak ERP sistemleri, bir işletmenin pek çok farklı yönüne dokunma potansiyeline sahip olduğundan, etkilerinin ve dolayısıyla yatırım getirilerinin ölçülmesi karmaşık olabilir. Bu yazıda, ERP sistemlerinin birçok avantajını, yatırım getirisini doğru bir şekilde nasıl hesaplayacağınızı ve şirketinizin ERP yatırımından en yüksek değeri elde etmesine yardımcı olacak ipuçlarını ayrıntılı olarak ele alıyoruz.
Bir ERP Sisteminin Faydaları
Bir ERP uygulamasının yatırım getirisini hesaplamadan önce, işletmenizin neden bir ERP'ye yatırım yaptığını ve neyi başarmayı umduğunu belirlemek çok önemlidir. ERP sistemlerinin bir işletmeye getirebileceği faydaların ve ERP'nin bu faydaları nasıl ürettiğinin aşağıdaki özeti, bu beklentileri ifade etmeye yardımcı olacaktır.
Veriler ortak bir veri tabanında saklanır. ERP sistemleri, bir kuruluş genelindeki verileri toplar ve hepsini ortak bir veri tabanında barındırır. Bu, genel olarak çalışanların ve özel olarak kilit iş liderlerinin, arka uç finansal süreçleri ve depo operasyonlarından lead yaratmaya kadar iş operasyonlarının tek, doğru ve entegre bir görünümünü kullanarak işlerinin nabzını izlemelerine olanak tanır.
Birleşik görünüm, siloları sınırlar. Kuruluşun birleşik bir görünümüyle çalışmak, veri silolarını ortadan kaldırır ve bilgiye dayalı iş kararları alırken büyük ölçüde zaman kazandırır. Örneğin, tedarik zincirlerine, envanter kapasitesine ve öngörülen müşteri talebine ilişkin gerçek zamanlı bilgiler, bir üreticinin ekiplerinin yeteneklerini aşmadan çıktıyı en üst düzeye çıkarmasına yardımcı olabilir.
Şirketlerin hızla ölçeklenmesini sağlar. Özellikle bulut tabanlı ERP sistemleri, operasyonlarının artan karmaşıklığını yönetmek amacıyla hızla ölçeklendirmesi gereken şirketler için çekici bir büyüme platformu sunar. Bozulabilir malların hızlı teslimatında uzmanlaşmış tedarik zinciri lojistiği sağlayıcısı Green Rabbit'i ele alalım. Green Rabbit, başlangıçtan ülke çapında operasyona hızla genişlemek için bulut tabanlı bir ERP'yi benimsedi ve müşterilerinin Amerika'da her gün on binlerce siparişi sıfır gecikme veya envanter hatasıyla teslim etmesine yardımcı oldu.
İnsan hatalarını azaltır. ERP sistemleri ayrıca, kolaylaştırılmış faturalama ile işletmelerin ödemelerinin zamanında yapılmasına yardımcı olur. Buna karşılık, manuel muhasebe yavaştır ve insan hatasına eğilimlidir, bu da gereksiz maliyetlere ve gecikmelere yol açabilir. Söylendiği gibi, vakit nakittir. Bir işletme bir siparişi ne kadar hızlı işleyebilir, sevk edebilir ve faturalandırabilirse sipariş müşteriye o kadar hızlı ulaşır ve işletmeye o kadar çabuk ödeme yapılır.
Görevleri gerçekleştirmek için gereken personeli azaltır. İşletmelerin ERP sistemlerinden elde ettiği değerin çoğu, ERP'nin birden çok departmanı içeren süreçleri entegre etme şeklinden kaynaklanmaktadır. Satıştan depolamaya ve sipariş karşılamaya kadar birçok ekibi ve temas noktasını içeren standart bir satın alma-ödeme sürecini düşünün.
Bir ERP ile bu zincirdeki paydaşlar tüm süreci tek bir sistemden takip edebilir ve yönetebilir. Örneğin, büyük bir hesabı kısa süre önce kapatan bir satış uzmanı, herhangi bir zamanda siparişin durumunu kontrol edebilir ve kimseye güvenmek zorunda kalmadan müşterisini güncel tutabilir. Bu süreç, güvene dayalı daha güçlü müşteri ilişkilerinin kurulmasına yardımcı olarak verimliliği artırır ve para tasarrufu sağlar.
Video: ERP Yatırım Getirisi (ROI) Ölçümü
Bir ERP Sisteminin Yatırım Getirisi Nasıl Hesaplanır?
ERP sistemlerinin faydaları iyi belgelenmiştir, ancak herhangi bir ERP uygulamasının yatırım getirisini hesaplamak incelikli bir süreçtir.
Dağıtım modeli seçimi, ERP ROI hesaplamaları üzerinde önemli bir etkiye sahiptir. Teknik olarak, "Yatırım Getirisi" terimi bulut tabanlı sistemler için bile geçerli değildir çünkü bunlar genellikle aylık veya yıllık abonelik ücretleriyle ödenir ve bu ücretler muhasebe amaçları için işletme gideri olarak değerlendirilir. ROI'deki "I", bir sermaye yatırımını ifade eder ve sermaye giderleri, daha karmaşık muhasebe işlemleri gerektirir. ROI, yazılımı çalıştırmak için gereken lisansları ve bilgisayar donanımını ve altyapıyı satın almak için genellikle peşin sermaye harcaması gerektiren şirket içi sistemler için geçerlidir. Bununla birlikte, bulut ERP'yi dağıtan kuruluşlar, ERP sistemlerinin sağladığı değeri anlamak için yatırım getirisi ilkelerini kullanır.
"Somut" ve "soyut" yatırım getirisi arasında yapılması gereken yararlı bir ayrım da vardır. Somut ROI, kazanılan artımlı gelir veya azaltılan maliyetler gibi kolayca ölçülebilir bir finansal değer atanabilen geleneksel getirileri ifade eder. Örneğin, NetSuite ERP müşterileri, sistemlerinin uygulanmasından bu yana sipariş süreci verimliliğinde %40 ila %60'lık bir iyileşme gördü ve %40 ila %55'i raporlama sürelerinde bir azalma gördü; her ikisi de kolayca dolar rakamlarıyla ölçülebilir. Öte yandan, soyut yatırım getirisi, çalışanların moralindeki artış veya müşterilerle iyileştirilmiş marka değeri gibi soyut kazançları ifade eder. Bu faydaların her ikisinin de bir işletmenin kârlılığı üzerinde çok büyük bir etkisi olabilir, ancak katkılarının kesin dolar değeri daha az nettir.
ERP uygulamalarının iki ana aşaması vardır: ilk kurulum ve ardından yeni teknolojiden en iyi şekilde yararlanmaya çalışan kullanıcılar tarafından devam eden kullanım. Bunlar arasında şirketler, uygulamaya yardımcı olması için genellikle ERP tedarikçilerine güvenir ve çoğu durumda verileri önceki sistemlerinden yeni ERP'ye taşır. Ancak çalışan eğitimi ve kullanım kolaylığı, yeni bir ERP sisteminin yatırım getirisini en üst düzeye çıkarmak için çok önemlidir. Bu nedenle birçok başarılı uygulama, yeni sistemlerinin ihtiyaçlarını nasıl karşıladığını ve aştığını öğrenmek için çalışanların ilk eğitimine ve diğer kriterlerin yanı sıra sistemi kolaylaştıran basit arayüzler ve mobil işlevsellik gibi kullanıcı deneyimine odaklanır.
ERP ROI Formülü
Şimdi temel somut ERP ROI formülünü tanıtalım ve açıklayıcı bir örnek üzerinde çalışalım:
ROI = (toplam yatırım değeri - toplam yatırım maliyeti) / toplam yatırım maliyeti x %100
Formülü sade Türkçeye çevirirsek, ERP ROI, bir ERP yatırımı tarafından sağlanan kazançların (bir dolar değeri olarak ifade edilir) toplam sahip olma maliyetine (TCO) veya yatırıma oranıdır. Bu oran yüzde olarak ifade edilir. Bir ERP için toplam sahip olma maliyeti, çözümün ön maliyetini ve yaşam döngüsü boyunca beklenen maliyetleri içerir. TCO, tanım gereği, satın alınan bir varlığın sermaye gideri artı ilgili devam eden işletme giderlerini ifade ettiğinden, geleneksel olarak bu formül yalnızca şirket içi ERP için geçerlidir. Bu nedenle, bulut tabanlı bir sistem söz konusu olduğunda teknik olarak "TCO" olmasa da eşdeğer maliyetler, ERP yazılımını kullanmak için aylık veya yıllık lisanslama ücretlerini içerir. Kazançların toplam sahip olma maliyetine (veya bulut eşdeğerine) oranı ne kadar yüksek olursa, yatırım getirisi o kadar yüksek olur.
Yıllık abonelik yoluyla ödenen, bulut tabanlı bir ERP sistemi uygulayan bir tüketim malları üreticisi örneğini düşünün. Şirketin, yeni çözümünün YG'sini, 50.000 ABD Doları tutarındaki ön uygulama maliyetine ve 100.000 ABD Doları tutarındaki yıllık ücrete dayalı olarak, hayata geçirdikten üç yıl sonra hesaplaması gerekiyor. Bu, üç yıllık bulut eşdeğeri 350.000 ABD Doları tutarında bir toplam sahip olma maliyeti sağlar. Elbette bu örnek, bu makaleye sığacak şekilde basitleştirilmiştir; üreticinin toplam maliyeti, belirli kullanım senaryosuna ve ERP dağıtım modeline bağlı olarak ön kurulum ve yıllık lisanslama ücretlerine ek olarak, yeni ERP çözümünü kullanmak için çalışanların eğitiminin maliyetini, uygulama ortağı ücretlerini ve diğerlerini içerebilir.
Geri dönüşlere gelince, üretici zor maliyetlere odaklanmayı seçti, bu nedenle bu tabloda gösterildiği gibi artan satış büyümesini, daha yüksek marjları ve ERP sistemine atfedebileceği daha düşük üretim maliyetlerini hesapladı:
Yazılımın bu üç yıllık süre boyunca sağladığı değer (enflasyon dikkate alınmadığında) 665.000 $'dır.
ERP'ye atfedilen kazançların toplam değerini ve üreticinin basitleştirilmiş toplam maliyetini ERP ROI formülüne yerleştirdiğimizde, (665.000$ - 350.000$) / 350.000$ x 100 elde ederiz, bu da %90 yatırım getirisine eşittir.
Bu örnekteki kazanımların da basitleştirildiğini vurgulamak önemlidir. Bir işletmenin ERP'ye atfedebileceği toplam değer, işin doğasına bağlı olacaktır ve ürün, nakliye veya envanter taşıma maliyetlerinde iyileştirmeler, artan sipariş hacimleri, azalan personel sayısı ve daha düşük idari maliyetleri içerebilir. Bu önemli getirilere ek olarak, bir şirket, ERP uygulamasından, ROI hesaplamalarına da dahil edilmesi gereken çalışanların moralinin artması gibi soyut faydalar da elde edebilir.
Unutulmaması gereken son bir nüans, bazı kuruluşların ERP'lerinin YG'sini sistemin ömrü yerine yıldan yıla ölçmeyi tercih etmeleridir. Bunu yapmak için bir yaklaşım, yukarıda özetlenen formülü kullanmak ve yalnızca o yıl için gelir ve/veya tasarrufları uygulamaktır. Ancak bu her zaman ideal değildir, çünkü ön maliyetlerin çoğu sonraki yıllarda tekrarlanmayacaktır. Örneğin, çalışan eğitimi kurulumdan sonraki ilk birkaç ayda en yoğun ve sonraki yıllarda daha az yoğundur. Benzer şekilde, ERP getirileri, uygulamadan sonraki ilk birkaç yıl içinde, sabit bir duruma geçmeden önce daha iyi getiriler sağlayan yeni verimlilikler ve fırsatlar ortaya çıktıkça artma eğilimindedir.
Bir ERP Sisteminin Yatırım Getirisini Artırmak İçin 5 İpucu
Her işletmenin birlikte çalışacağı belirli hedefleri ve kaynakları olduğundan, bir ERP uygulamasının yatırım getirisini en üst düzeye çıkarmanın herkese uyan tek bir yolu yoktur. Sektöre özgü hususlar da vardır - örneğin, bir pazarlama ajansı gibi hizmet tabanlı bir işletme, bir üretici ile aynı tedarik zinciri sorunlarına tabi değildir.
Bununla birlikte ister şirket içi, ister bulut tabanlı veya hibrit bir ERP çözümü seçin, aşağıdaki beş ipucu yatırım getirisi sisteminizden ekstra değer elde etmenize yardımcı olabilir.
Eğitime öncelik verin. Yeni bir ERP sisteminin geri dönüş sağlamasını neredeyse garanti etmenin tek yolu, çalışanların yeni çalışma yöntemlerini benimsemesi ve yazılımı tam potansiyeliyle kullanmasıdır. Çalışan eğitimi, ilk günlerde yeni bir ERP uygulamasının maliyetini artıracak ve görünüşe göre yatırım getirisini azaltacaktır, ancak bu ön yatırımlar hızlı bir şekilde karşılığını verir ve daha sonra, oranı olumlu yönde geri çeken uzun vadeli getiriler sağlamaya başlar. Buna karşılık, yeni bir ERP kullanmak için eğitilmeyen ve teşvik edilmeyen çalışanların, elektronik tabloları ve manuel süreçleri kullanmaya devam ettiği ve bu büyük yazılım yatırımının etkisini önemli ölçüde azalttığı bilinmektedir.
Üst yönetimden destek alın. ERP uygulamaları, bir şirketin vizyonunun genişliğine ve yeni çözümü kullanma taahhüdüne göre yaşar ve ölür. Her yönetici, departman başkanı ve yönetici yeni ERP'ye katılmalı ve büyüme ve başarıyı artırmaya yardımcı olmadaki kritik rolünü anlamalıdır. Bu, dönüşümün ve çalışanları yolculuk için bir araya getirmenin anahtarıdır. Önde gelen erkek bakım ürünleri perakendecisi Fulton & Roark'u ele alalım. Yeni ERP sistemini sadece 20 gün içinde çalışır hale getirdi ve yıllık satışları çalışan sayısını artırmadan %50 arttı. Başarısının büyük bir kısmı, projenin coşkusu ve vizyonu her ekibe ve çalışana yansıyan kurucu ortakları tarafından başlatılmış olmasından kaynaklanmaktadır.
Değerlendirmeyi asla bırakmayın. ERP yatırım getirisini en üst düzeye çıkarmanın bir başka anahtarı da yaklaşımınızı sürekli olarak değerlendirmek ve iyileştirmektir. Yılda en az bir kez, iş liderlerine ERP çözümünden elde ettikleri maliyetlerin ve getirilerin envanterini çıkarmaları, bunları temelleriyle karşılaştırmaları ve maliyetleri düşürmenin ve sistemden ve sağladığı verilerden değer elde etmenin yeni yollarını düşünmeleri tavsiye edilir. NetSuite'in bulut tabanlı ERP'si, işletmelerin departman ve şirket çapında temel performans göstergeleri (KPI'lar) belirlemelerine ve performanslarını sürekli olarak iyileştirdiklerinden emin olmak için bunları sürekli takip etmelerine olanak tanır. En önemlisi, bu, daha geniş maliyet ve zaman tasarrufuna ek olarak bir şirketin belirli hedeflerine ulaşma yolunda ilerlemesine yardımcı olur.
Maliyetler ve faydalar konusunda gerçekçi olun. Özellikle daha sofistike bir çalışma biçimine geçiş yapan küçük veya orta ölçekli şirketler için yeni bir teknoloji uygulamasının maliyetini tahmin etmek zordur. Birçok işletme, zaman çizelgeleri, maliyetler ve çalışanların etkili ve verimli bir şekilde nasıl eğitileceği konusunda rehberlik için ERP tedarikçisine veya uygulama ortağına başvurur. Hem somut hem de soyut faydalar dahil olmak üzere yatırım getirisinin tam bir resmini elde etmek için yeni bir ERP'nin faydalarını doğru bir şekilde ölçmek de aynı derecede önemlidir. Örneğin, N&N Moving Supplies, bordro işlem süresini %84 oranında azaltarak personeli daha fazla katma değerli faaliyetler için serbest bıraktı ve çalışanların moralinde bir artışa yol açarak performans artışlarını artırdı.
Yaygın ERP tuzaklarından kaçının. Bir dizi yaygın tuzak, işletmeleri ERP sistemlerinin tam potansiyelini gerçekleştirmekten alıkoyar. En yaygın tuzak, ERP uygulamalarını tek bir ön maliyet ve kısa vadeli geri ödeme süresi ile geleneksel bir teknoloji dağıtımı gibi ele almaktır. Gerçekte, en başarılı ERP uygulamaları, her bir dönüm noktasında hesaplanan ROI ile zaman içinde aşamalar halinde hayata geçirilir.
Özellikle bulut tabanlı ERP sistemleri için yatırım getirisini ölçmeyi ne zaman durduracağınızı bilmek de önemlidir. Tahmini ömrü 10 yıl olan bir makine parçası gibi bir sermaye gideri söz konusu olduğunda, her yıl maliyetini ve getirisini ölçmek ve makine hizmet dışı bırakıldığında bunları hesaplamayı bırakmak kolaydır. Bununla birlikte, bulut tabanlı yazılım söz konusu olduğunda, özellikle yükseltmeler ve güncellemeler otomatik olarak gerçekleştiğinden, nadiren belirli bir zaman çerçevesi vardır. Bir noktada, yeni ERP basitçe işletmenin standart işletim prosedürünün bir parçası haline gelir ve bu nedenle yatırım getirisi artık ölçülmez.
Son olarak, metrikleri ayarlarken ve yatırım getirisini hesaplarken bilinçli ve titiz olmak çok önemlidir. Tüm işletmelerin iç kârlılık oranı (IRR) veya en düşük getiri oranı gibi ölçümleri hesaplamak için uzmanlığı yoktur; bu, temel stratejiye ve büyümeye odaklandıkları düşünülürse anlaşılabilir bir durumdur. İhtiyatlı bir yaklaşım, siloların ortadan kaldırılması veya süreçler arasında entegrasyon gibi iş gereksinimlerini belirleyerek ve departman hedefleriyle uyumlu hale getirerek başlamaktır. Bu amaçla NetSuite, bu alıştırmaya yardımcı olmak ve yatırım getirisi hesaplamalarına titizlik getirmek için müşterilerine İş İhtiyaçları Değerlendirmesi puan kartları ve TCO puan kartları sunar.
Çözüm
ERP sistemleri büyük ve karmaşıktır ve finanstan müşteri hizmetlerine kadar bir ticari organizasyonun her parçasına dokunur. Bir ERP'nin yaşam döngüsünde farklı şekillerde ve farklı zamanlarda ortaya çıkan farklı iş kollarındaki getirileri hesaplamak şöyle dursun, bir ERP'nin tüm bu operasyonlardaki etkisini analiz etmek yeterince zordur. Ancak başarılı bir şekilde uygulanan bir ERP, işletmenizin performansına ilişkin benzersiz bir içgörü sağlayabilir, maliyetleri düşürürken ve değerli zamandan tasarruf ederken gelir elde etmek için yeni fırsatlar açabilir. Bu, ERP'nin gerçek ROI'sinin gün ışığına çıktığı ve yukarıda özetlenen ipuçlarının maksimum getiri sağlayabileceği yerdir.
Bu aynı zamanda birçok işletmenin bulut tabanlı bir ERP'yi seçmesinin nedenidir. Yönetilecek hiçbir BT altyapısı veya kaynak değişikliği olmadığında, işletmeler operasyonlarında görünürlük elde edebilir, temel yönetim platformlarını genişletebilir ve uygulamalarından elde etmeyi umdukları yatırım getirisi için net bir vizyon elde edebilir.
ERP Yatırım Getirisi Sık Sorulan Sorular
ERP implementasyon ROI'sini nasıl hesaplarsınız?
Bir ERP implementasyon yatırım getirisini hesaplamak, canlıya geçmenin ardından faydaların ve maliyetlerin ayrıntılı bir analizini içeren karmaşık bir süreçtir. ROI hesaplama formülü aşağıdaki gibidir: (toplam yatırım değeri - toplam sahip olma maliyeti) / toplam sahip olma maliyeti) x 100. Oran ne kadar yüksekse, ROI o kadar yüksek olur.
ERP'nin iş değeri nedir?
ERP sistemleri bir işletmeye birçok yönden değer katar. Hepsinden önemlisi, liderlere ve kilit karar vericilere şirket operasyonlarında uçtan uca görünürlük sağlarlar, böylece iş stratejisi, büyüme fırsatları ve gelecekteki yatırımlar hakkında bilinçli seçimler yapabilirler.
Bulut ERP yatırımının geri dönüşünü görmek ne kadar sürer?
Bir ERP yatırımının getirisi için belirlenmiş bir zaman çerçevesi yoktur, ancak ekiplerin çözümü iyi bir şekilde kullanmasını sağlamak için başarılı bir uygulama ve çalışan eğitiminin birleşimi hemen bir etki yaratabilir. Bu getiriler, satışlardaki artışı, daha düşük işletme maliyetlerini ve çalışanların verimlilik artışlarını içerebilir. Bununla birlikte, şirket içi sistemlerin uygulanması herkesin bildiği gibi zordur ve değer sağlaması bir veya daha fazla yıl alabilir.
ERP uygulamasının yatırım getirisi nedir?
Bir ERP sisteminin yatırım getirisi, uygulama nedeniyle görülen somut ve soyut faydaların bir kombinasyonudur. Somut faydalar kolayca ölçülebilir ve gelir artışı ve azalan genel gider gibi ölçümleri içerir. Maddi olmayan faydaları ölçmek daha az kolaydır, ancak daha az etkili değildir. İyileştirilmiş çalışan morali ve müşteri güveni gibi ölçümleri içerir.
Bir ERP'yi entegre etmenin ortalama başarısızlık oranı nedir?
Bazı tahminlere göre, ERP uygulamalarının %50'si ilk denemede başarısız oluyor. Ancak bu başarısızlıklardan alınan derslerin sonraki uygulamalarda başarı şansını artırdığını belirtmekte fayda var.
Standart bir ERP'nin özellikleri nelerdir?
Bir ERP sisteminin ayırt edici özellikleri şunlardır:
- işletmelerin birden çok departmandan gelen bilgileri merkezileştirmesine olanak tanıyan ortak bir veri tabanı,
- departmanlar ve roller arasında tutarlı bir kullanıcı deneyimi,
- mevcut iş süreçleri ve iş akışları ile entegrasyon,
- verimliliği artırmak için tekrarlayan görevleri otomatikleştirme yeteneği ve departman silolarını yıkma gücü,
- kuruluş genelinde iletişimi geliştirmek.