Başarılı bir ERP projesi, iş süreçleri değişiminin yönetilmesini, ERP yazılımının ve birlikte çalışılacak tedarikçinin seçimini, bu sistemin implementasyonunu ve yeni sistemin pratikliğinin incelenmesini içerir. İşletmeler esnek bir ERP sistemi ve uzun soluklu birlikte çalışabilecekleri bir tedarikçi seçmelidirler. Bu yazıda işletmelere ERP sistemi değerlendirmesinde detaylı bir rehberlik sağlayacak, amaç hiyerarşisinin oluşturulduğu ve uygun kriterlerin belirlendiği bir ERP sistemi seçim modeli önerilmektedir.
ERP Seçim Sürecinde İzlenecek Adımlar
ERP seçim sürecinde izlenecek adımlar aşağıdaki şekilde sıralanmıştır:
Adım 1. Proje ekibi oluşturulur. ERP tedarikçi ve yazılımları ile ilgili tüm olası bilgiler toplanır.
Adım 2. ERP yazılım özellikleri tanımlanır.
Adım 3. Hedef yapısı oluşturulur.
Adım 4. ERP sistemi değerlendirme kriterleri belirlenir.
Adım 5. Sistem gereksinimlerine bağlı olarak yetersiz kalan tedarikçiler elenir.
Adım 6. AHS yöntemi ile ERP sistemi değerlendirilir.
Adım 7. Sonuçlar değerlendirilerek son karar verilir.
Adım 1. Proje Ekibinin Oluşturulması ve ERP Sistemleri Hakkında Bilgi Toplanması
ERP seçim sürecinin ilk adımı işletme bünyesinde bir proje ekibi kurulmasıdır. Bu ekip, ERP kullanıcısı olacak departmanların karar vericileri, fonksiyon uzmanları ve kıdemli çalışanlarından oluşmalıdır. Üst yönetimin katılım ve desteği, işletmenin ERP sistemini benimseyebilmesinde olumlu yönde etki yapacaktır. ERP tedarikçi ve yazılımları hakkındaki bilgiler konuyla ilgili dergilerden, fuarlardan, internetten ve diğer kaynaklardan araştırılmalı, hiçbir potansiyel ERP sistemi gözden kaçırılmamalıdır. Bir ERP sistemi aday listesi oluşturulmalıdır.
Adım 2. ERP Sistem Özelliklerinin Tanımlanması
ERP sistemine neden sahip olmak istediğimizi net olarak tanımlamalıyız. Proje ekibi işletmenin işleyişindeki eksiklikleri, sorunları ve buna göre ortaya çıkan ihtiyaçları belirlemelidir. Bu çıkarımlar ile birlikte proje ekibi işletmenin gereksinimlerini karşılayacak ERP sisteminin özelliklerini tanımlayabilir. ERP sistemine sahip olmanın başlangıçtaki mantığı, sorunun tanımını, hedeflere ulaşma yöntemlerini ve diğer takip eden süreçleri etkileyecektir. Bu nedenle proje ekibi ERP seçimi için karar elemanlarını tanımlamalı ve analiz etmelidir. Karar elemanları içinde alternatifler, proje hedefleri, proje riskleri vb. mutlaka yer almalıdır. Bu aşama organizasyonel sınırlamaları ve kaynak kısıtlarını da ortaya çıkarması açısından önemlidir.
Adım 3. Hedef Yapısının Oluşturulması
Proje ekibi işletmenin nelere ulaşmak istediğini detaylı bir şekilde tanımlayabilir ve bu hedefleri karar modeli içine dahil edebilir. Proje ekibi ERP sistem kapsamını firma politikası, firmanın yaptığı işin niteliği, sektörün yapısı ve projenin amaçları şeklinde tanımlamalıdır.
Detaylı hedef yapısını oluşturmaya başlamadan önce, stratejik hedef kapsamının proje özellikleri ile uyumlu olduğuna emin olmak gerekir. Stratejik hedefler, karar verme için sağlam bir temel ve referans noktası oluşturur. Bu hedefler proje ekibinin ulaşmaya çalıştığı en büyük hedefleri gösterir.
Hedef geliştirme sürecinde, esas-hedefler ile ara-hedeflerin birbirinden ayrılması kritik bir işlemdir. Esas-hedefler karar vericilerin gerçekten neyi başarmak istediğini gösterir. Ara-hedefler ise esas-hedeflere ulaşılmasında yardımcı olur.
Ara-hedefleri belirlerken “Buna nasıl ulaşabiliriz?” ve “Bu hedef neden önemli?” sorularını sorabiliriz.
Adım 4. Değerlendirmede Kullanılacak Kriterlerin Belirlenmesi
Hedef yapısının oluşturulmasından sonra, proje ekibi her bir ERP sistemini değerlendirebilecekleri kriterleri belirlemelidir. İdeal olanı, ekibin işletme çevre ve ihtiyaçlarını dikkate alarak kendi kritik hedef yapısını geliştirmesi ve bu hedeflere ne derece ulaşıldığını ölçebilecekleri uygun kriterleri seçmeleridir. Proje ekibi kriterleri detaylı incelemeli ve lüzumsuz görülen kriterler elenmelidir.
Adım 5. Yetersiz Olan ERP Sistemlerinin Elenmesi
Bu aşamada en başta oluşturulan ERP sistemi aday listesi süzme mekanizmasıyla kısaltılır. İhtiyaçlarımızı karşılayamayacak olan ERP sistemlerini listeden çıkartmamız gerekir.
Adım 6. Analitik Hiyerarşi Süreci (AHP) Yöntemi ile ERP Sistemlerinin Değerlendirilmesi
AHP çoğunlukla yönetim ve ekonomi alanlarında alternatiflerin derecelendirilmesi ve tercih edilenin belirlenebilmesi için kullanılan çok kriterli kara verme tekniklerinden biridir. AHP, ikili karşılaştırmaları esas almakta ve bu ikili karşılaştırmaların kullanılması ile, ilgilenilen kriterin hangisinin kaç kat daha önemli, tercih edilir ve baskın olduğu belirlenir.
AHP Hiyerarşisi tablosu dikkatle incelenmeli ve bu tabloya göre ERP sistemlerinin karşılaştırılması sağlanmalıdır.
AHP Hiyerarşisi
Adım 7. Sonuçların Değerlendirilmesi
Çıkan sonuçlar değerlendirilerek, işletmenizin ve onu kullanacak kullanıcıların ihtiyaç ve hedeflerine göre doğru bir ERP sistemi seçimi yapılmalıdır.
