KOBİ’ler 1990’lı yıllardan itibaren ERP’yi kullanmaya başlamıştır. KOBİ’ler hizmet verdikleri müşterileri ellerinde tutmak ve müşteri sayısını artırmak için ERP’den önemli ölçüde yardım alırlar.
KOBİ’lerde ERP kullanımının faydaları şöyle belirtilebilir:
Kurumsal strateji, vizyon ve hedeflerin hayata geçirilmesi,
Yeni entegrasyonla kurum içinde etkin bir kurumsal eğitim ve kültürün yaygınlaşması,
İnsan kaynakları uygulamalarının daha pratik ve kolay bir sistemde uygulanabilmesi,
Siparişlerin etkin planlaması ve takibi,
Yeni pazar ve ürünlerin tespiti ve geliştirilmesi,
Etkin iş yapış yöntemleri,
Detaylı analiz ve raporlamalar,
Operasyon maliyetlerinin düşürülmesi, verimliliğin artırılması ve kâr marjının yükseltilmesi,
Yatırımların daha etkin planlaması ve gerçekleştirilmesi.
Özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler bazı işlemleri birçok kez tekrarlamaktadır. Bu mükerrer işlemler sırasında bazı sorunlar ortaya çıkabilir. Örneğin; sürekli veri girişi yapmak, zamana kaybına neden olmaktadır ve hata payı yükselmektedir. Farklı uygulamalardan gelen veriler farklı özellikte olacağı için bu verileri bütünleştirip, analizler yapmak mantıksız olacaktır.
Entegre bir ERP paketinde gerekli veriler sisteme bir kere girildikten sonra, bu veriler ihtiyaç duyulan her noktada kullanılabilmektedir. ERP sayesinde, uygulamayı kullanan tüm kullanıcılar ve karar vericiler bilgileri aynı biçimde ve gerçek zamanlı olarak görebilirler.
Ravarini’ye göre ERP sistemleri büyük işletmelere yönelik sistemlerdir. Buna karşın, bu pazarın doyması ERP tedarikçi firmalarını KOBİ’lere yönelik ürün ve metodolojiler üretmeye itmiştir.
Gable & Stewart’a göre, KOBİ’lerin ERP yazılım firmalarının hedefi olmasının sebepleri aşağıdaki gibidir:
Büyük işletmeler pazarının doyuma ulaşması,
İstemci-sunucu maliyetlerindeki azalma,
Veri tabanı yönetiminin kolaylaşması,
ERP’nin e-ticaret için ideal bir temel oluşturması,
KOBİ’ler için geliştirilmiş yerli yazılımların ERP’ye dönüşmesi,
ERP tedarikçi ve danışman firmalar tarafından geliştirilen basit metodolojiler.
Bugün birçok KOBİ ellerindeki sistemler için güncellemelere, farklı uygulamalara ve yeni teknolojilere gereksinim duymaktadır.
Günümüzde KOBİ’ler için maliyetlerin etkin biçimde yönetimi son derece önemlidir. Ayrıca KOBİ’lerin finansman eksikliği de önemli bir sorundur. Buna karşın günümüzün modern KOBİ’leri, müşteri tabanını büyütmek ve eldeki müşteriyi koruma çabası içerisindedir. Her geçen gün azalan ürün farklılığı ve hizmetlerin getirdiği rekabet, KOBİ’lerin bir diğer önemli sıkıntısıdır.
Bu sıkıntıların ERP ile kesiştiği noktalar şöyledir:
Kurumsal stratejilerin ve inisiyatiflerin hayata geçirilmesi için finansman yetersizliği,
Kurumsal vizyonu ve hedefleri belirlemedeki sıkıntı,
Kurumsal stratejilerin ve inisiyatiflerin iletişiminde yetersizlik,
Kurumsal amaçları gerçekleştirecek kalifiye insan kaynağı eksikliği,
Müşteri taleplerini planlamada yetersizlik.
Kurumsal stratejilerin belirlenmesi ve etkin biçimde duyurulmasının en iyi yolu, kurum içinde portal kullanılmasıdır. Amaçlara yönelik girişimlerin hayata geçirilmesi için yine insan kaynağı ile etkin iletişim, online işe alma sistemleri önemli avantajlar sağlayacaktır. Diğer yandan müşteri taleplerini öngörmeye yönelik analiz ve raporlama sistemleri, süreci oldukça kolaylaştıracaktır. Her ne kadar orta ölçekli kurumlar bu tür çözümleri hayata geçirmekte büyük ölçekli kurumlardan biraz daha yavaş olsa da, ERP tüm bu sorunlara çözüm getirmektedir.
Günümüzde KOBİ’ler, teknolojiyi stratejilerini hayata geçiren bir araç olarak konumlandırmaktadır. Gelişmiş analiz araçları, karar destek sistemleri, raporlama araçları ve süreçlere özel uygulamaların özellikleri geliştikçe, bu hedef daha kolay gerçekleşmektedir. ERP çözümleri, bu çabanın en önemli destekçisidir.
KOBİ’lerin farklı iş yapma şekilleri ve kendilerine özgü dinamiklerinin çeşitliliği hala son derece fazladır. Buna karşın operasyonel maliyetlerin düşürülmesi ve yatırımların daha etkin gerçekleştirilmesi sayesinde KOBİ’ler iş amaçlarına daha etkin biçimde ulaşacaktır.
Bunun yolu ERP’den geçmektedir. Bu bağlamda KOBİ’ler şu 3 noktaya dikkat etmelidir:
İş amaçlarının ve gerekliliklerinin bugünün şartlarına göre belirlenmesi,
Potansiyel çözümlerin, üreticilerin ve katma değerli satıcıların değerlendirilmesi,
Planların bugün için değil gelecek için yapılması.
