Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) sistemleri, bir işletmenin farklı bölümlerini güvenli, merkezi bir yerde bir araya getirir. Doğru erişime sahip tedarik uzmanları ve yöneticileri, yalnızca birkaç tıklamayla tedarik süreci verimliliğini artırmaya, maliyetleri düşürmeye ve herhangi bir sözleşme veya sipariş durumunu bulmaya yardımcı olan çok sayıda veri ve kaynaktan yararlanabilir.
ERP Tedarik Süreci
Bir ERP sistemi, muhasebe, sipariş yönetimi ve envanter yönetimi dahil olmak üzere birçok işletme fonksiyonunu bir araya getiren bir yazılım sistemidir. İşlevsellik aynı zamanda tedariği de içerir.
Tedarik bölümünde çalışan herkesin bildiği gibi şirketin bu kısmı bir siloda çalışmıyor. Başarılı tedarik süreçleri, operasyonları, finansı, lojistiği, tedarik zincirini ve tedarikçi ilişkilerini içerir. ERP ile tedarik ve diğer bölümlerle ilgili bilgileri tek bir merkezi konumda kolayca görüntüleyebilirsiniz.
Tedarik örneği nedir? Tedarik, basit satın alımları veya daha karmaşık satın alma sözleşmelerini içerebilir. Örnekler arasında, büyük bir donanım tedarikçisinden tek seferlik satın alma, üretim için malzemeler sipariş etme veya işletmenizin ihtiyaç duyduğu bir yazılım aracı satın alma yer alır.
Eğitimli tedarik uzmanları, fiyat teklifi ve sipariş ayrıntılarını girmek ve bir satın alma siparişini (PO) takip etmek için ERP sistemini kullanabilir. Bu adımların çoğu ERP tarafından otomatikleştirilir. Satın almada iyi karar vermenize yardımcı olmak için onaylı satıcıların ve tedarikçilerin listelerini tutabilir, teklif taleplerini otomatikleştirebilir, teklifleri takip edebilir ve analiz edebilirsiniz.
Bir teklifi kabul ettiğinizde, ERP, ilgili PO'ları, satış siparişlerini, faturaları, gönderileri ve ödemeleri takip edecektir. Gelecekteki siparişleri planlamak, siparişleri otomatik ayarlamak ve süreç üzerinde fazladan zaman harcamadan ürün veya malzemelerin gelmesini sağlamak için mevcut envanteri bile görüntüleyebilirsiniz.
Tedarik ERP modülünüz çalışmaya başladıktan sonra, bir tedarikçinin sizi rahatsız ettiği geç ödeme hakkında muhasebe bölümünden biriyle konuşmak zorunda kalmayacaksınız. İhtiyacınız olan bilgiler kullanışlı gösterge panolarında kolayca bulunabildiğinden, raporlar ve elektronik tablolar oluşturmak için zaman harcamayacaksınız. Rafta durması gereken envanter miktarını azaltmanın yollarını bulduğunuzda, CFO en büyük hayranınız olacaktır.
Avantajların listesi uzayıp gidiyor. Hepsinin nasıl birbirine uyduğunu daha iyi anlamak için, tedariği iyileştirmek üzere bağlanabilen farklı ERP modüllerine bakacağız.
Tedariğin 7 Aşaması
Tedarik, kuruluşların standart bir süreci takip etmesine yardımcı olmak için tasarlanmış teknikleri ve yapılandırılmış yöntemleri içerir. Bu yedi adım, tedarik ekiplerinin maliyet ve zamandan tasarruf etmesine yardımcı olur:
1. İhtiyaç Tespiti
Tedarik süreci, bir işletme mal veya hizmetleri makul bir maliyet ve hızda tedarik etmek için bir plan çizdiğinde başlar.
2. Satın Alma Talebi
Satın alma talepleri, tedarik ekibinin mevcut bir ihtiyacı karşılamasına yardımcı olmak için proje gereksinimleri hakkında önemli bilgiler içeren belgelerdir. Müşteriler veya dahili kullanıcılar tarafından oluşturulurlar.
3. Talep Gözden Geçirme
Satın alma talebi onaylandıktan ve bütçe uygunluğu kontrol edildikten sonra, gözden geçirme aşaması, yöneticilerin ve liderlerin mal veya hizmetlere ihtiyaç olduğunu teyit etmelerini sağlar.
4. Talep Süreci
Talep onaylandıktan sonra bir satın alma siparişi (PO) oluşturabilirsiniz. PO oluşturulduktan sonra, satın alma ekibi bir satın alma planı geliştirir ve tedarikçilere fiyat teklifi talepleri (RFQ'ler) göndermeden önce bütçeyi onaylar.
5. Değerlendirme ve Sözleşme Süreci
Talep süreci kapandıktan sonra, satın alma ekibi, hangisinin mevcut ihtiyaca en uygun olduğuna karar vermek için tedarikçi tekliflerini inceler. Tedarikçi seçildikten ve sözleşme tamamlandıktan sonra, alıcı tedarikçiye bir PO iletir, tedarikçi bunu kabul eder ve sözleşme etkinleştirilir.
6. Sipariş Yönetimi
Tedarikçi, malları veya hizmetleri teslim eder. Alıcı, siparişi inceler ve bulabilecekleri herhangi bir sorun hakkında tedarikçiyi uyarır.
7. Kayıt Tutma
Alıcılar faturalarını inceler ve ödeme işlemine göndermeden önce onaylar veya itiraz eder, muhasebe ve denetim için kayıt tutar.
Hangi ERP Modül ve Özellikleri Tedariği Geliştiriyor?
Tedarik yöneticileri ve ekip üyelerinin zaman zaman insan kaynakları gibi diğer ERP modüllerinden yararlanmaları gerekebilirken, tedarikteki ana iş, özel bir satın alma modülünden ve satın alma süreçleriyle yakından ilgili birkaç başka modülden gelir.
Bir ERP seçerken veya halihazırda sahip olduğunuz bir ERP'yi kullanma şeklinizi iyileştirmenin yollarını ararken, tedarik operasyonlarınızı geliştirmek için şu ek modüllere bakın:
Finans: Finans ve muhasebe modülleri, tedarik ile ilgili maliyetleri ve faturaların ödenmesi için borç hesapları (AP) sürecini izlemenize yardımcı olur. Bir ERP, şirketinizin kurallarına ve politikalarına dayalı olarak ödemeleri otomatikleştirmek için satın alma siparişlerini faturalarla ve sipariş karşılama takibiyle otomatik olarak eşleştirebilir.
Envanter Yönetimi: Envanter yönetimi, hem gelen hem de giden raflarda neyin durduğunu ve bu envanterde ne kadar nakit bağlı olduğunu izlemenize yardımcı olur. Küçük şirketler, bu modülde PO'ları ve nakliye işlemlerini gerçekleştirirken, daha büyük kuruluşlar bu amaç için daha güçlü tedarik modülünü kullanmak isteyebilir.
Sipariş Yönetimi: Bu modül, siparişlerin oluşturulmasından teslim alınmasına kadar siparişleri takip eder. Erişimi olan herkes yalnızca birkaç tıklamayla sipariş durumunu bağımsız olarak kontrol edebildiğinden, bu, satın alma ekipleri için önemli ölçüde zaman tasarrufu sağlayabilir.
Tedarik Zinciri Yönetimi: Tedarik zinciri ilişkileri, tedarikte esastır. Bu modül ile tüm tedarik zinciri boyunca mal ve malzemeleri takip edebilirsiniz. Ayrıca, bu kritik süreci etkili bir şekilde izlemek için sipariş ayrıntıları ve tipik nakliye maliyetleri ve süreleri gibi ihtiyacınız olan diğer bilgileri içerebilir.
Hizmet Kaynak Yönetimi: Bu proje yönetimi modülü, tekrarlayan satın alma süreçlerinizin dışında kalan tek seferlik projeler hakkında size önemli bilgiler verebilir.
Bu modüller ve özellikleri tam olarak kullanıldığında, işin birçok bölümünü entegre etmenize ve otomatikleştirmenize yardımcı olurken, liderlere verimliliği ve kârlılığı artırmak için önemli veriler ve raporlar sunar. Bu her işletme için büyük bir kazançtır.
ERP’nin Tedariğe Faydaları Nelerdir?
Tedarik için bir ERP’nin en büyük faydaları, gelişmiş veri, raporlama ve analiz araçlarıyla eşleştirilmiş daha iyi süreç otomasyonundan gelir. Örneğin, bir ERP, daha iyi teklif talepleri (RFQ'ler) göndermenize ve yanıtlar arasından en iyi seçimi daha kısa sürede yapmanıza yardımcı olabilir.
Tedarik Otomasyonu
Çalışmaya başladığınızda, tedarik sürecinin çoğu tamamen otomatik hale getirilebilir. Envanteri takip etmek ve gerektiğinde sipariş göndermek için sistemler kurabilirsiniz. İster perakende raflarını dolu tutun, ister tam zamanında üretim için parçalara ihtiyaç duyun, bu, işletme sermayesi gereksinimlerini azaltırken size yardımcı olabilir.
Maliyet Takibi
Sipariş, nakliye, vergiler ve diğer gerekli masrafları dikkate alan hassas maliyet takibi, zaman içinde birim başına maliyetinizi azaltmanız için size öngörüler sunarken finansal tahminlerinizi hedefte tutabilir. Birim başına maliyetteki küçük bir iyileşme, zaman içinde binlerce veya milyonlarca liralık tasarruf sağlayabilir.
İlişki Yönetimi
İşletmeniz karmaşık bir şekilde büyüdükçe, satıcılarınızla ve tedarikçilerinizle ilişkilerinizi yönetmekte zorlanabilirsiniz. Bir ERP, sözleşmeler, fiyatlandırma, PO'lar, siparişler ve ödemeler dahil olmak üzere her tedarikçi ilişkisine ilişkin verileri tek bir yerde tutar, böylece tüm ekip üyeleri ilişki durumu konusunda senkronize edilir. Pek çok işletmenin müşterilerini izlemek için bir CRM (müşteri ilişkileri yönetimi) platformu kullanması gibi, tedarikçilerinizi izlemek için bir sistem kullanmak önemlidir. Bu zaten çoğu kaliteli ERP'de yerleşiktir.
Merkezi Veri Kaynağı
Her departman iş bilgilerini izlemek için kendi sistemini kullandığında, birbiriyle uyuşmayan iki sayı dizisi oluşabilir. İletişimsizlik, nihayetinde hatalar ve kötü iş kararlarına neden olabilir. ERP ile, siparişe dahil olan herkes, işletmenin tek bir merkezi veri kaynağını görebilir.
Raporlama ve Analiz
İş verileri yalnızca iş planlamasını ve kararları etkilediğinde yararlıdır. Bir ERP, etkin bir şekilde kullanıldığında maliyet, teslimat ve diğer analizleri içeren raporları ve panoları otomatik olarak oluşturabilir. Örneğin, bir rapor, bilinçli ilişki ve sipariş kararları vermenize yardımcı olmak için tedarikçiler arasındaki maliyetleri, kusurlu oranları ve teslimat sürelerini karşılaştırabilir.
ERP ile Tedarik İşlemlerini Optimize Etmenin 7 Yolu
Şimdiye kadar, verimlilik ve maliyet yönetimi için ERP kullanmanın bazı üst düzey faydalarını tartıştık. ERP sistemleriyle tedariği optimize etmenin yedi yoluna daha ayrıntılı bir bakış işte burada:
1. Tedarikçi İlişkileri Yönetimi
İletişim, sözleşmeler ve fiyatlandırma detayları dahil olmak üzere tüm tedarikçi ilişkilerinin izlenmesi, gelecekteki müzakerelerde ve sipariş kararlarında yardımcı olabilir. Yeni bir ekip üyesi bir ilişkiyi devraldığında veya departmanınıza katıldığında, ERP onlara hızlı bir şekilde çalışmaya başlamaları için bilgi verir.
2. Kaynak Yönetimi
Malzemelere ihtiyaç duyulduğunda, bir tedarik ekibi üyesi geçmiş satın almalara bakmak ve kaynak bulma seçeneklerini karşılaştırmak için ERP'ye giriş yapabilir. ERP, matematiği yapabilir ve teklifleri de karşılaştırabilir.
3. Sözleşme Yönetimi
ERP, sözleşmelerin süresi dolduğunda bildirim gönderebilir. Mevcut seçenekleri daha iyi karşılaştırmak veya müzakerelere daha hazırlıklı girmek için sözleşme ayrıntılarını da girebilirsiniz.
4. Sipariş Yönetimi
Uçtan uca izleme ve sipariş yönetimi için siparişleri PO'lar, nakliye verileri ve ödemelerle eşleştirin. Çok sayıda gelen siparişi olan büyük şirketler, otomatik eşleştirmeyi kullanarak manuel süreçlerden çok daha kolay zaman geçirir.
5. Talep
Dahili bir talep için RFP sürecinden geçerken, ERP, kazananı en iyi şekilde seçmenize yardımcı olmak için teklifleri otomatik olarak işleyebilir ve iletişimleri saklayabilir.
6. Ödeme İşleme
Sipariş ve ödeme sistemleri arasındaki bağlantı, dijital ödeme araçlarını kullanarak ödemeleri tamamen otomatik hale getirebilir. Bu, ödeme onayları için imza ve posta kağıdı çekleri ihtiyacını ortadan kaldırır. Bir şey eşleşmezse sistem, daha ayrıntılı inceleme için muhasebe veya AP ekiplerine bir bildirim gönderecek şekilde ayarlanabilir.
7. Satın Alma Planlaması
Maliyet ve envanterle ilgili içgörüler, dönemsel ihtiyaçlar, tek seferlik projeler ve yinelenen satın almalar için gelecekteki satın alma planlamasına yardımcı olur.
İşletmeniz İçin Doğru ERP'yi Seçmek
Seçebileceğiniz birden fazla ERP yazılımı tedarikçisi vardır. Kararınızı yalnızca uygunluğa veya fiyata dayandırmak yerine, özellikleri ve ERP'nin mevcut işinize nasıl uyabileceğini araştırmak akıllıca olacaktır.
İşletmenizdeki mevcut araç ve sistemlerin yeterli olmadığına karar verdiyseniz, hem doğrudan hem de dolaylı maliyet tasarruflarını, geliri artırma fırsatlarını ve merkezi bir ERP kullanarak sizin ve ekibinizin nasıl daha verimli ve etkili hale gelebileceğini düşünün.
Ayrıca bulut ERP'ler ile kendi barındırdığınız ERP'ler arasında seçim yapmanız gerekecek. Bulut tabanlı ERP'ler, ekibinizdeki herkesin şirket bilgilerine pahalı sunuculara ihtiyaç duymadan ofisten, evden veya başka herhangi bir yerden güvenli bir şekilde erişmesini sağlar.
NetSuite ERP, Tedarik Süreçlerinizi Nasıl İyileştirebilir?
Gerçekten kapsamlı bir ERP platformu, işletmenizin dünyanın herhangi bir yerindeki hedeflerine ulaşmasına yardımcı olmak için en sık ihtiyaç duyulan modülleri gelişmiş özellikler ve özelleştirmelerle bir araya getirir. İster siparişleri yönetmede zaman kazanmak, ister büyüyen ekibinize bilgi bulmak, ister verimlilik ve daha iyi kârlılık için olsun, iyi bir ERP sistemine geçmek için sayısız neden vardır.
Daha fazla bilgi için ekibimizle iletişime geçin.
